Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland?

Die Antwort auf die Frage, ob es in Deutschland ein Gesetz gibt, das Händler und Gastronomen dazu verpflichtet, eine Registrierkasse zu verwenden, lautet: Nein. Aber ganz so einfach ist es dann doch nicht, denn das Thema Kassenführung ist gerade in bargeldintensiven Branchen wie der Gastronomie ein sehr komplexes Thema.

Dieser Artikel soll Licht ins Dunkel bringen, was es mit der Registrierkassenpflicht, der Kassensicherungsverordnung, dem Kassengesetz, elektronischen Kassensystemen und offenen Ladenkassen, der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) sowie der Kassen-Nachschau auf sich hat und wie Gastronomiebetriebe sicherstellen, alle Anforderungen an die Kassenführung ordnungsgemäß zu erfüllen.

Ist die elektronische Kasse Pflicht: ja oder nein?

Um die Frage nach einer Registrierkassenpflicht in Deutschland zu beantworten,müssen zunächst die Hintergründe beleuchtet werden..

Durch die Manipulation von Registrierkassen gingen dem Fiskus insbesondere in bargeldintensiven Branchen jährlich hohe Steuereinnahmen verloren. Zwar stand den Finanzbehörden mit dem GDPdU Export, der später durch die GoBD, (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) abgelöst wurde, eine Möglichkeit zur Verfügung, Umsatzdaten strukturiert abzurufen. Allerdings handelt es sich bei GDPdU und GoBD nicht um eine Verordnung oder ein Gesetz, sondern lediglich um Verwaltungsvorschriften. Damit fehlte dem Finanzministerium eine gesetzliche Grundlage, um gegen die Manipulation vorzugehen.

Erst mit der Einführung des „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ von 2016, das vereinfacht auch als Kassengesetz (KassenG) bezeichnet wird, entstand die gesetzliche Grundlage, die 2017 den Erlass der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ermöglichte. Die Verordnung, die die verbindlichen Anforderungen an manipulationssichere Registrierkassen regelt, wird dabei schrittweise umgesetzt.

Was ist die Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung regelt die technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme, insbesondere an elektronische Registrierkassen. Ziel ist es, der Steuerhinterziehung entgegenzuwirken, indem die Manipulation von Kassendaten erschwert, die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften sowie die Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle gewährleistet und die Steuerprüfung erleichtert wird.

Die KassenSichV legt fest, welche Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme wie Registrierkassen gestellt werden, um Manipulationen an Kassendaten zu verhindern. Für Gastronomiebetriebe sind insbesondere drei Regelungen zu beachten, um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit ihrer Geschäftsvorgänge zu gewährleisten:

• Pflicht zur Einzelaufzeichnung: Gastronomiebetriebe müssen sämtliche aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle laufend und unmittelbar erfassen. Jeder Verkaufsvorgang muss einzeln und detailliert aufgezeichnet werden – inklusive Datum, Uhrzeit, Betrag und Steuersatz. Auf diese Weise ist garantiert, dass Herkunft und Abwicklung sämtlicher Einnahmen jederzeit nachverfolgt werden können. Bargeldeinnahmen müssen zudem getrennt von bargeldlosen Transaktionen aufgezeichnet werden.

• Pflicht zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE): Seit 2020 müssen elektronische Kassensysteme die Möglichkeit bieten, eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) in das System zu integrieren. 2021 wurde diese Anforderung noch einmal verschärft: Der Einbau einer TSE wurde bei den meisten Kassen Pflicht, bevor die Kassenpflicht u. a. in der Gastronomie 2023 schließlich auf sämtliche elektronische Kassen ausgeweitet wurde. Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, das sämtliche Kasseneingaben auf einen internen Speicher aufzeichnet und bei jeder Transaktion einen Code an die Kasse zurücksendet. Sämtliche Einzelaufzeichnungen bleiben für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht in einem unveränderbaren Protokoll auf dem Speichermedium erhalten. Vergleichbar mit dem Blockchain-Prinzip wird jede Eingabe mit einer elektronischen Signatur versehen und verschlüsselt gespeichert. Werden die Umsatzdaten nachträglich manipuliert, weist die Signatur Veränderungen auf, die mithilfe einer Prüfsoftware erkannt werden können. Und über eine digitale Schnittstelle können die Daten im Fall einer Überprüfung reibungslos an die Finanzbehörden übertragen werden.

• Belegausgabepflicht: Betriebe in der Gastronomie und im Einzelhandel sind dazu verpflichtet, ihren Kunden einen Beleg über einen Verkauf oder eine Bewirtung auszuhändigen. Dieser Beleg dokumentiert den Geschäftsvorfall und muss alle relevanten Informationen enthalten, wie Datum, Uhrzeit, Betrag, Steuersatz sowie den von der TSE erstellten Code enthalten. Der Kassenbon oder Beleg kann in Papierform, aber auch elektronisch ausgestellt werden.

• Meldepflicht: Betriebe, die ab dem 1. Januar 2020 eine oder mehrere elektronische Registrierkassen angeschafft haben, müssen Art und Anzahl der Kassensysteme sowie die eingesetzte TSE dem Finanzamt mitteilen.

• Kassen-Nachschau: Bereits 2018 wurde mit der Kassen-Nachschau ein weiteres Instrument zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und Schwarzarbeit eingeführt. Dabei handelt es sich um eine Überprüfung der ordnungsgemäßen Kassenführung in einem Betrieb durch das Finanzamt, die in der Regel ohne Vorankündigung erfolgt. Der Zweck der Kassen-Nachschau besteht darin, zu überprüfen, ob ein Betrieb die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme einhält und sicherzustellen, dass keine Manipulationen an den Kassendaten vorgenommen wurden. Bei einer Kassen-Nachschau haben die Prüferinnen und Prüfer das Recht, die Kassensysteme und die damit verbundenen Aufzeichnungen einzusehen und die entsprechenden Daten zu überprüfen. Die Richtigkeit der Aufzeichnungen kann stichprobenweise überprüft werden.

Wie kann SumUp Gastronomiebetriebe dabei unterstützen, die Anforderungen zu erfüllen?

SumUp unterstützt Gastronomiebetriebe mit verschiedenen Produkten bei der Nachrüstung ihrer Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung, um ihnen dabei zu helfen, die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung einzuhalten. So bietet SumUp beispielsweise mit dem Kassensystem Lite und dem Kassensystem Pro digitale Lösungen an, die den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung entsprechen und mit zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) ausgestattet sind, die Manipulationen an den Kassendaten verhindern und für eine manipulationssichere Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle gewährleisten.

Zudem bietet SumUp Lösungen für die digitale Buchführung an, mit denen sie ihre Geschäftsvorgänge digital erfassen und verwalten können. Egal, ob Kartenzahlung oder Barzahlung – alle Einnahmen werden übersichtlich im selben System erfasst. Umsätze können jederzeit eingesehen und überprüft werden und Zahlungsbelege einfach per Knopfdruck aufgedruckt oder per E-Mail an die Gäste versendet werden.

Darüber hinaus helfen Reportingfunktionen bei der Auswertung wichtiger Unternehmenskennzahlen und der Erstellung von Berichten, die zur Erfüllung der Aufzeichnungspflichten nach der Kassensicherungsverordnung erforderlich sind.

Verpflichtet die neue Verordnung Restaurants dazu, eine Registrierkasse anzuschaffen?

Die Kassensicherungsverordnung stellt Handel und Gastronomie vor eine neue Herausforderung. Neben den Vorschriften zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) und der Belegausgabepflicht verpflichtet sie Handel und Gastronomie ab Januar 2023 also, sämtliche Kassenvorgänge über elektronische Registrierkassen in einem manipulationssicheren und in einem für das Finanzamt exportierbaren Journal zu speichern.

Das bedeutet, wenn Sie PC-Kassensysteme, elektronische Registrierkassen oder andere computergestützte Systeme in Ihrem Unternehmen einsetzen, müssen diese gemäß der Verordnung mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Diese TSE-Kassen müssen über eine Seriennummer verfügen. Über diese Nummer kann das Finanzamt Aufzeichnungen eindeutig einem Betrieb zuweisen. Daher sind Handels- und Gastronomiebetriebe auch dazu verpflichtet, TSE-Kassen beim Finanzamt anzumelden.

Aufmerksame Leserinnen und Lesern werden jedoch feststellen, dass in der Kassensicherungsverordnung nur von elektronischen Registrierkassen die Rede ist. Das bedeutet: Grundsätzlich steht es Handels- und Gastronomiebetrieben frei, eine elektronische Registrierkasse oder ein PC-Kassensystem zu verwenden. So verzichten beispielsweise kleinere Betriebe wie Marktbeschicker, Imbissbudenbetreiber oder Food Trucks auf eine elektronische Registrierkasse und entscheiden sich stattdessen für eine offene Ladenkasse.

Offene Ladenkasse als Alternative zur Registrierkasse?

Womit wir wieder bei der Frage wären, ob es in Deutschland eine Registrierkassenpflicht gibt. Die Antwort lautet auch 2024: Nein. Es steht Ihnen frei, auf die technische Unterstützung bei der Aufzeichnung Ihrer Einnahmen und Ausgaben zu verzichten und stattdessen eine offene Ladenkasse zu führen.

Die offene Ladenkasse befreit Sie aber weder von der Belegausgabepflicht noch von der Einzelaufzeichnungspflicht, also sämtliche Umsätze lückenlos und detailliert mit allen steuerrelevanten Informationen und unveränderbar aufzuzeichnen. Dazu gehört die Erstellung eines täglichen kassensturzfähigen Kassenberichts. Das bedeutet, dass bei einer Prüfung wie der oben beschriebenen Kassen-Nachschau gewährleistet sein muss, dass sachverständige Prüfer:innen jederzeit in der Lage sind, den Sollbestand laut Kassenbericht mit dem Istbestand in der Ladenkasse zu vergleichen.

Ein wöchentlicher oder ein monatlicher Kassenbericht ist daher nicht zulässig. Ebenfalls nicht zulässig ist ein Kassenbericht, der mit einer Standardsoftware wie Word oder Excel erstellt wurde. Hier ist die Unveränderbarkeit der Einträge nicht gewährleistet. Nutzen Sie eine Software, achten Sie bei der Auswahl darauf, dass Sie GoBD-konform ist, damit Ihre Aufzeichnungen vor dem Finanzamt Bestand haben.

Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen gegen die Kassenpflicht in der Gastronomie?

Handels- und Gastronomiebetriebe, die sich nicht an die Vorgaben der KassenSichV halten und eine elektronische Kasse ohne TSE einsetzen, müssen mit rechtlichen und finanziellen Konsequenzen rechnen. Bei Verstößen gegen die Kassensicherungsverordnung können Bußgelder verhängt werden. Die Höhe der Bußgelder richtet sich nach der Art des Verstoßes. Wer beispielsweise ein digitales Kassensystem ohne TSE verwendet, muss mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 25.000 Euro rechnen. Unvollständige oder fehlerhafte Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen werden mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro geahndet.

Werden im Rahmen der Kassenschau fehlerhafte oder lückenhafte Aufzeichnungen vorgelegt, nimmt das Finanzamt zudem eine Schätzung der Umsätze vor, die nur selten zugunsten der Unternehmen ausfällt und in der Regel zu hohen Steuernachzahlungen führt. In schwerwiegenden Fällen können neben Bußgeldern und Steuernachzahlungen auch Strafverfahren eingeleitet werden, insbesondere bei vorsätzlicher Steuerhinterziehung oder Manipulation von Kassendaten vorliegt. Dies kann zu Geldstrafen oder sogar zu Freiheitsstrafen für die Verantwortlichen führen. Im Extremfall kann die Finanzverwaltung sogar die vorübergehende Schließung des Unternehmens anordnen, um weitere Verstöße zu verhindern.

Warum es sich lohnt, elektronische Registrierkassen einzusetzen

Obwohl es in Deutschland also keine Registrierkassenpflicht gibt, kann es für Gastronomiebetriebe auch bei geringen Umsätzen vorteilhaft sein, ein elektronisches Kassensystem einzusetzen.

Saubere Aufzeichnungen

Ein wesentlicher Vorteil liegt in der Genauigkeit der Aufzeichnungen: Elektronische Kassensysteme erfassen Transaktionen präzise und genau. Die Aufzeichnung aller Umsätze und die Erstellung des täglichen Kassenberichts erfolgen automatisch. Dieser muss am Ende des Tages nur noch mit dem Kassenbestand verglichen werden. Eingabefehler bei der manuellen Buchführung werden reduziert und das Risiko von Fehlern und Unstimmigkeiten in der Buchführung minimiert.

Keine Beweispflicht

Zudem verschaffen Sie sich mit einem elektronischen Kassensystem bei einer Kassen-Nachschau Rechtssicherheit: Nutzen Sie eine TSE-fähige Registrierkasse, sind Sie nicht in der Pflicht, die Vollständigkeit und die Korrektheit Ihrer Aufzeichnungen zu beweisen. Über das exportierbare Journal gewähren Sie dem Finanzamt Zugriff auf Ihre aufgezeichneten Daten. Aufgrund der technischen Sicherheitseinrichtung geht das Finanzamt zunächst von der Richtigkeit der Aufzeichnung aus. Aber Vorsicht: Bei Unstimmigkeiten lassen sich nachträgliche Manipulationen an den Umsatzdaten mithilfe einer Prüfsoftware erkennen.

Einfache Belegausgabe

Darüber hinaus erleichtern Sie sich mit einer elektronischen Registrierkasse auch die Pflicht, Ihren Kunden für jeden Verkauf oder jede Bewirtung einen Kassenbon oder einen Beleg auszustellen. Hier können Sie sogar auch gleichzeitig einen Beitrag zur Nachhaltigkeit in der Gastronomie leisten, indem Sie der Belegausgabepflicht elektronisch nachkommen: Schicken Sie Ihrer Kundschaft den Beleg einfach als PDF per E-Mail, statt ihn auf Papier auszudrucken.

Effiziente Geschäftsprozesse

Last but not least bietet der Einsatz elektronischer Registrierkassen weitere Vorteile, die die Geschäftsprozesse im gesamten Betrieb wesentlich effizienter gestalten:

• Bestellabwicklung: Bestellungen werden schnell und korrekt aufgenommen und direkt an die Küche oder Bar weitergeleitet. Fehler bei der Bestellung sowie die Wartezeiten für die Gäste werden dadurch erheblich verkürzt, was den Service verbessert und sich positiv auf die Zufriedenheit der Gäste auswirkt.

• Bestandsmanagement: Viele moderne Kassensysteme bieten Funktionen zur Bestandsverwaltung wie Warenwirtschaftssysteme an. Dies ermöglicht es Gastronomiebetrieben, ihren Warenbestand in Echtzeit zu verfolgen und Bestellungen für Zutaten rechtzeitig aufzugeben, um Engpässe zu vermeiden.

• Datenauswertung und Berichterstellung: Elektronische Kassensysteme bieten oft umfangreiche Möglichkeiten zur Datenauswertung und Berichterstellung. Damit können Gastronomiebetriebe wichtige Geschäftskennzahlen analysieren, Umsätze verfolgen, Trends erkennen und fundierte Geschäftsentscheidungen treffen.

• Kundenbindung: Moderne Kassensysteme bieten häufig auch Kundenbindungsfunktionen wie Treueprogramme oder Gutscheinsysteme. Diese können dazu beitragen, die Kundentreue zu stärken und Kunden zum Wiederkommen zu bewegen.

Was kostet es, auf eine TSE-fähige Kasse umzurüsten?

Einzelhandels- und Gastronomiebetriebe, die im Zuge der Kassensicherungsverordnung ihrer Kassensysteme umrüsten oder durch TSE-fähige Kassensysteme ersetzen müssen, erwarten natürlich zunächst Ausgaben. Für die Nachrüstung einer TSE als Hardware – in der Regel in USB- oder SD-Form – müssen Sie etwa mit 200 Euro rechnen. Darin enthalten ist eine Zertifizierung für drei oder fünf Jahre. Alternativ können Sie sich für eine Cloud-basierte TSE entscheiden. Hier fallen monatliche Gebühren zwischen 10 und 20 Euro an. Auf die Nutzungsdauer gerechnet sind die Kosten hier in der Regel höher.

Die gute Nachricht zur Registrierkassenpflicht: Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) unterstützt die Investition in digitale Technologien. Der Förderzuschuss wird anteilig an den Investitionskosten berechnet. Die maximale Fördersumme liegt bei 50.000 Euro pro Unternehmen. Zudem können Sie die Anschaffungskosten für die TSE über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren in Ihrer Steuererklärung abschreiben.

Ja zu elektronischen Kassensystemen!

Die Frage nach einer Registrierkassenpflicht in Deutschland wird oft gestellt und muss verneint werden. Dennoch ist das Thema Kassenführung insbesondere in Branchen wie der Gastronomie komplex. Mit dem Kassengesetz wurde die Rechtsgrundlage für die Kassensicherungsverordnung geschaffen, die verbindliche Anforderungen an manipulationssichere Registrierkassen festlegt. Gastronomiebetriebe müssen insbesondere auf die Einzelaufzeichnungspflicht, die Verwendung einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und die Belegausgabepflicht achten, um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit ihrer Geschäftsvorgänge sicherzustellen. Wer sich nicht an die Vorgaben hält, muss mit Bußgeldern, Steuernachzahlungen, Strafverfahren und sogar der Schließung des Geschäftsbetriebs rechnen.

Obwohl keine Registrierkassenpflicht besteht, ist es für Gastronomiebetriebe vorteilhaft, elektronische Registrierkassen einzusetzen. Saubere Aufzeichnungen, keine Nachweispflicht bei einer Kassennachschau, einfache Belegausgabe und effiziente Geschäftsprozesse sind einige der Vorteile.

SumUp bietet Lösungen an, die Gastronomiebetrieben dabei helfen, die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung zu erfüllen. Mit Produkten wie dem Kassensystem Lite und dem Kassensystem Pro sowie Lösungen für die digitale Buchführung und Berichtsfunktionen unterstützt SumUp Gastronomiebetriebe dabei, die Kassenführung ordnungsgemäß zu gestalten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.