Was ist Vorkasse: Definition, Funktionsweise und Handlungsempfehlungen für Unternehmer

Einer der vielfältigen Zahlungsarten, die Unternehmen ihren Kunden heute anbieten können, ist die Vorkasse. Eine Zahlungsmethode, die insbesondere im E-Commerce und bei Dienstleistungen – beispielsweise im Handwerk häufig Anwendung findet. Doch was bedeutet eigentlich Vorkasse? Wie funktioniert diese Zahlungsmethode, welche Vor- und Nachteile bringt sie mit sich und was müssen Unternehmen sowie Kunden bei der Nutzung beachten? In diesem Blogbeitrag wollen wir Ihnen einen umfassenden Überblick über das Thema Vorkasse geben und hilfreiche Handlungsempfehlungen aus unternehmerischer Sicht bereitstellen.

Was bedeutet Vorkasse?

Vorkasse, auch als Vorauszahlung bezeichnet, heißt, dass die Kundschaft den Rechnungsbetrag begleicht, bevor sie eine Ware bzw. eine Dienstleistung erhält. Im Gegensatz zu anderen Zahlungsarten wie dem Kauf auf Rechnung, bei denen die Zahlung erst nach Erhalt der Ware oder Ausführung einer Dienstleistung erfolgt, verlangt die Zahlung per Vorkasse die Überweisung des vollständigen Betrags im Voraus. Erst wenn die Kundschaft die Rechnung bezahlt hat und die Zahlung auf dem Geschäftskonto des Händlers oder Dienstleisters eingegangen ist, wird die Ware geliefert beziehungsweise die Dienstleistung erbracht.

Für den Händler oder Dienstleister stellt dieses Vorgehen eine Absicherung dar, da sich für sie das Risiko eines Zahlungsausfalls minimiert. Für die Kundschaft bedeutet Vorkasse, dass sie zunächst eine Vorauszahlung leisten müssen, ohne sichergehen zu können, ob sie die bestellte Ware oder eine Leistung auch tatsächlich erhalten werden. Im Zweifel müssen sie den bereits überwiesenen Betrag vom Unternehmen zurückfordern.

Welche Arten von Vorkasse gibt es?

Obwohl die Grundidee der Vorkasse immer gleich bleibt, gibt es verschiedene Varianten, die je nach Situation oder Branche Anwendung finden können.

• Einmalige Vorkasse: Hierbei handelt es sich um die klassische Form der Vorkasse, bei der die Kundschaft den gesamten Betrag vorab überweist. Sie wird häufig im Einzelhandel bei Neukunden oder bei Dienstleistungen verwendet, die nur einmalig in Anspruch genommen werden.

• Teilvorkasse (Anzahlung): In manchen Fällen – beispielsweise im Handwerk, bei Catering-Aufträgen oder Bestellungen im B2B-Bereich – wird nur ein Teil des Gesamtbetrags im Voraus fällig, während der Restbetrag nach der Erbringung der Leistung oder der Lieferung der Ware bezahlt wird. Diese Methode ist besonders bei großen Projekten oder teuren Anschaffungen üblich.

• Abobasierte Vorkasse: Für wiederkehrende Lieferungen – beispielsweise ein Abo für regionale und saisonale Produkte oder für digitale Dienste wie Streamingdienste wird der fällige Betrag regelmäßig im Voraus berechnet und eingezogen. Hierbei handelt es sich um die fortlaufende Zahlung per Vorkasse, bei der die Kundschaft für den kommenden Zeitraum vorab bezahlt.

Welche Bedeutung hat die Vorkasse in verschiedenen Branchen?

Im Onlinehandel gehört die Vorkasse zu den gängigsten Zahlungsmethoden. Viele Onlineshops bieten diese Option an, da sie für Verkäufer:innen sicher und einfach zu handhaben ist. Insbesondere bei Neukunden wird die Vorkasse im E-Commerce als Zahlungsmethode bevorzugt genutzt. Sofern Onlineshops keine Bonitätsabfrage bei ihrer Kundschaft durchführen, wissen sie noch nicht, wie es um deren Zahlungsfähigkeit und -bereitschaft steht. Ermöglicht man hier einen Kauf auf Rechnung, kann es im schlimmsten Fall passieren, dass man als Händler auf den Kosten sitzen bleibt.

Hier bietet die Vorkasse für Händler:innen einen klaren Vorteil, da sie das Risiko eines Zahlungsausfalls nahezu unmöglich macht. Gleichzeitig sollte es aber in jedem Fall weitere Zahlungsmöglichkeiten im Onlinehandel und in stationären Shops zur Auswahl geben, um die Barriere für den Kaufabschluss zu senken und Kaufabbrüche zu verhindern. Verbreitet ist die Vorkasse aber auch in Dienstleistungsbereichen, insbesondere bei umfangreichen Projekten, hochpreisigen Dienstleistungen oder maßgefertigten Arbeiten – beispielsweise bei Aufträgen im Handwerk. Hier ist es nur logisch, dass Unternehmen eine Zahlung per Vorkasse oder mindestens eine Anzahlung verlangen. Schließlich hat die eigentliche Leistung bereits im Vorfeld schon Aufwand und Kosten verursacht, und sie laufen sonst Gefahr, im Zweifel auf den Kosten sitzenzubleiben.

Nicht nur bei Geschäften zwischen Unternehmen und Endverbraucher:innen (B2C), sondern auch bei B2B-Geschäften wird häufig Vorkasse verlangt. Gerade bei großen Bestellungen oder individuell angefertigten Produkten reduziert das leistende Unternehmen so sein finanzielles Risiko. 

Wie funktioniert Vorkasse?

Die Funktionsweise der Vorkasse ist relativ simpel, jedoch erfordert sie klare Absprachen und einen sauberen Ablauf. Hier erklären wir Schritt für Schritt, wie Vorkasse funktioniert.

Bestellprozess und Angebot

Die Kundschaft wählt eine Ware oder Dienstleistung aus und erhält eine Rechnung mit dem Zahlungsbetrag, den sie im Voraus leisten muss. Grundsätzlich gilt, dass die Rechnung bei Vorkasse genauso aussehen muss wie eine normale Rechnung. Das bedeutet, sie muss alle erforderlichen Pflichtangaben für Rechnungen enthalten. Darüber hinaus ist es sinnvoll, weitere wichtige Informationen wie die Zahlungsfrist, die eigenen Kontaktdaten sowie die eigene Bankverbindung anzugeben, um es der Kundschaft so leicht wie möglich zu machen, die Rechnung zu begleichen.

Zahlung per Überweisung

In der Regel werden Zahlungen per Vorkasse per Überweisung getätigt. Die Kundin oder der Kunde überweist den in der Rechnung ausgewiesenen Betrag auf das Geschäftskonto des Unternehmens. Grundsätzlich ist es aber unerheblich, ob sie eine Online-Überweisung, eine analoge Überweisung bei ihrer Bank tätigen oder eine ganz andere Methode, wie etwa die Zahlung per Gutschein wählen: Die Hauptsache ist, dass die gesamte Zahlungssumme zeitnah auf dem Geschäftskonto des Unternehmens ankommt. Im Idealfall erfolgt die Vorkasse per Überweisung zügig, um Verzögerungen bei der Lieferung einer Ware oder Dienstleistung zu vermeiden. Wie lange eine Überweisung dauert, hängt dabei von der Art der Überweisung ab.

• Normale SEPA-Überweisungen, die online getätigt werden, werden Ihrem Geschäftskonto innerhalb eines Werktages gutgeschrieben.

• Bei SEPA-Überweisungen, die mit einem Überweisungsträger aus Papier eingereicht werden, kann es bis zu zwei Tage dauern.

• Schneller geht es mit der Sofortüberweisung. Grundsätzlich handelt es sich hier ebenfalls um eine SEPA-Überweisung, mit dem Unterschied, dass hier ein Zahlungsdienstleister – beispielsweise PayPal oder Klarna zwischengeschaltet ist, der die Verantwortung für die Zahlung übernimmt, bis diese tatsächlich auf Ihrem Geschäftskonto ankommt.

• Kundschaft, die es besonders eilig hat, kann die Echtzeitüberweisung nutzen. In diesem Fall wird das Guthaben Ihrem Geschäftskonto innerhalb von 20 Sekunden gutgeschrieben.

Überprüfung des Zahlungseingangs

Für den schnellen und reibungslosen Prozess bei der Zahlungsart Vorkasse ist neben der Art der Überweisung entscheidend, dass eine Zahlung klar zugeordnet werden kann. Das Unternehmen prüft im nächsten Schritt den Eingang der Zahlung. Sofern die Daten korrekt und vollständig eingegeben werden und die Zahlung damit eindeutig zugeordnet werden kann, wird die Ware verschickt oder die Dienstleistung erbracht. Passieren dabei zum Beispiel Tippfehler, wird die Zuordnung erschwert und der Prozess verlangsamt, was für beide Seiten ärgerlich ist. 

Darum ist es besonders wichtig, dass die Kundschaft wichtige Informationen wie den Rechnungsbetrag, den Verwendungszweck oder die Rechnungsnummer auf einen Blick auf der Rechnung erfassen kann, um diese bei der Überweisung vollständig und korrekt anzugeben. 

Lieferung oder Leistungserbringung

Nach dem vollständigen Zahlungseingang können Sie die bestellten Waren an Ihre Kundschaft versenden oder mit der Erfüllung eines Auftrags beginnen, ohne finanzielle Ausfälle befürchten zu müssen 

Was müssen Unternehmen bei der Vorkasse beachten?

Unternehmen, die die Zahlung per Vorkasse anbieten, sollten einige Aspekte beachten, um reibungslose Abläufe sicherzustellen und ihre Kundschaft nicht zu verunsichern.

• Klare Kommunikation: Informieren Sie Ihre Kundschaft bereits vor dem Kaufabschluss über die Zahlungsmodalitäten. Das schließt die klare Angabe von Bankverbindungen, Zahlungsfristen und eventuellen Verzugsregelungen ein. Stellen Sie zudem alle Bedingungen zu Rückerstattungen bei einer Stornierung transparent und leicht zugänglich zur Verfügung. Bedenken Sie dabei, dass Ihre Kundschaft in Vorleistung gehen muss, ohne zu wissen, ob sie eine Ware oder eine Leistung auch tatsächlich erhalten. Je klarer und transparenter Sie kommunizieren, desto mehr Vertrauen schaffen Sie.

• Schnelle Bearbeitung nach Zahlungseingang: Ihre Kundschaft erwartet eine schnelle Abwicklung nach Geldeingang, wenn Sie als Zahlungsweise Vorkasse verlangen. Vermeiden Sie daher Verzögerungen bei der Bearbeitung der Bestellung oder Lieferung nach Erhalt der Zahlung, um das Vertrauen der Kundschaft in Ihr Unternehmen nicht zu untergraben. Effiziente Prozesse zur Zahlungsprüfung und anschließenden Abwicklung sind daher essenziell.

• Bonitätsprüfung bei hohen Beträgen: Bei besonders hohen Bestellwerten kann es trotz Vorkasse sinnvoll sein, zusätzlich eine Bonitätsprüfung bei Neukunden durchzuführen, bevor sie größere Lieferungen zusagen oder Aufträge annehmen. Mal angenommen, Sie haben Ihr eigenes Restaurant eröffnet und sollen eine Feier für 100 Personen ausrichten. Dafür müssen Sie rechtzeitig Ware bei Ihrem Lieferanten ordern, um am Tag der Feier alle Zutaten in der Küche zu haben. Kommt die Zahlung per Vorkasse nicht an und Sie können die Ware nicht mehr abbestellen, kann dies Ihren Betrieb finanziell belasten.

• Rechtskonformität: Achten Sie darauf, dass alle gesetzlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Vorkasse erfüllt sind. Dazu gehören insbesondere die Erstellung ordnungsgemäßer Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben sowie die ordnungsgemäße Abwicklung der Zahlungen.

Was muss die Kundschaft bei der Vorkasse beachten?

Für Kundinnen und Kunden ist der entscheidende Vorteil der Vorkasse, dass sie keine sensiblen Bankdaten an Dritte weitergeben müssen. Im Zweifel müssen sie dafür nicht einmal Onlinebanking nutzen, sondern könnten die Überweisung auch auf Papier bei ihrer Bank tätigen. Trotzdem ist die Vorkasse auch für Ihre Kundschaft nicht ganz ohne Risiko: Sie geht mit dieser Zahlungsart in Vorleistung, ohne sicher sein zu können, eine bestellte Ware oder Leistung tatsächlich und unversehrt bzw. ordnungsgemäß zu erhalten. Zudem können sie einen überwiesenen Betrag nicht einfach über die Bank zurückholen lassen: Das Geld kann nur mit Zustimmung des Zahlungsempfangenden zurückgebucht werden. 

Daher sollten Kundinnen und Kunden bei der Nutzung von Vorkasse vorsichtig sein und einige wichtige Aspekte berücksichtigen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Vertrauenswürdigkeit des Verkäufers prüfen

Bevor Kundinnen und Kunden eine Überweisung per Vorkasse tätigen, sollten sie sicherstellen, dass die Verkäuferin oder der Verkäufer vertrauenswürdig ist. Dies gilt besonders bei Onlinekäufen. Besondere Vorsicht ist geboten, wenn man bei einem neuen Onlineshop bestellt. Hier sollte vor der Zahlung in jedem Fall geprüft werden, ob der Anbieter seriös ist. Sonst könnte es passieren, dass die Ware zum Beispiel beschädigt oder sogar gar nicht eintrifft und man im schlimmsten Fall nicht einmal sein Geld zurückbekommt.

Kundinnen und Kunden sollten in jedem Fall misstrauisch werden, wenn Unternehmen ausschließlich Zahlung per Vorkasse anbieten. Das kann ein Zeichen dafür sein, dass es sich dabei um einen betrügerischen Shop handelt. Sofern es ein bekanntes und vertrauenswürdiges Geschäft darstellt, spricht aus Sicherheitsgründen in der Regel nichts gegen die Zahlung per Vorkasse.

Sorgfältige Kontrolle der Zahlungsinformationen

Fehler bei der Überweisung, etwa durch eine falsche IBAN oder falsche Referenznummer, können zu Verzögerungen beim Versand der Ware oder der Ausführung einer Dienstleistung führen. Daher ist es wichtig, die Rechnung bei Vorkasse sorgfältig zu prüfen und alle Angaben korrekt zu übernehmen. Stellen Sie als Unternehmen sicher, dass Ihre Kundschaft alle erforderlichen Informationen auf einen Blick erfassen kann.

Zahlungsfristen einhalten

Ein weiteres wichtiges Kriterium für Käuferinnen und Käufer ist die Einhaltung der in der Rechnung festgelegten Zahlungsfrist. Wird die Zahlung nicht rechtzeitig geleistet, kann es sein, dass der Verkäufer den Auftrag storniert oder die Lieferung verzögert. Entsprechend sollten Kundinnen und Kunden die Rechnung zeitnah begleichen und bei der Wahl der Überweisungsmethode die unterschiedliche Dauer bedenken. Auch hier können Sie Ihre Kundschaft unterstützen, indem Sie auf Ihrer Rechnung das Zahlungsziel gut sichtbar aufführen oder einen Zahlungslink in der Rechnung integrieren.

Vor- und Nachteile der Vorkasse

Wie jede Zahlungsmethode bringt auch die Vorkasse sowohl Vorteile als auch Nachteile mit sich, die Unternehmen und Kundschaft sorgfältig abwägen sollten. Die wichtigsten Punkte haben wir in der Übersicht noch einmal zusammengefasst.

Vorteile der Vorkasse

Nachteile der Vorkasse

Als Unternehmen Vorkasse anbieten: Ja oder nein?

Die Zahlungsmethode Vorkasse wirkt für Unternehmen auf den ersten Blick sicher, bequem und unkompliziert. Viele unterschätzen allerdings den Aufwand, der entsteht, um vor Lieferung oder Leistung regelmäßig Zahlungseingänge zu kontrollieren und zuzuordnen. 

Dennoch ist es sinnvoll, Vorkasse als Zahlungsart zu integrieren, um sich vor Zahlungsausfällen zu schützen und die Liquidität des Unternehmens zu sichern. Wichtig dabei ist, darüber hinaus weitere Zahlungsarten anzubieten. Sofern Sie Ihre Ware oder Dienstleistung ganz klassisch in einem stationären Geschäft verkaufen, lohnt es sich, heute wie in Zukunft, auf bargeldlose Zahlungsmöglichkeiten zu setzen. Um Kartenzahlungen einfach, unkompliziert und überall entgegennehmen zu können, eignen sich beispielsweise die SumUp Kartenterminals Solo und Solo Lite.

Alternativ stellt der Kauf auf Rechnung ein Gegenkonzept zur Zahlungsart „Vorkasse“ dar. Hier gehen Sie als Unternehmen in Vorleistung, indem Sie die Ware direkt nach Bestelleingang versenden, ohne eine Zahlung erhalten haben. Oder Sie bieten die Zahlungsmethode Sofortüberweisung an. Hier wird der Kunde bei der Bestellung automatisch zur Zahlung aufgefordert. Der entscheidende Vorteil im Vergleich zum Kauf auf Rechnung besteht darin, dass ein Zahlungsanbieter die Verantwortung für die Zahlung der Rechnung übernimmt. Sobald Sie eine Zahlungsbestätigung vom Anbieter erhalten, können Sie die Ware schneller an Ihre Kundschaft versenden, ohne Zahlungsausfälle befürchten zu müssen. Allerdings ist die Sofortüberweisung für Unternehmen mit zusätzlichen Kosten verbunden. Hier müssen Sie abwägen, was für Ihr Geschäft am sinnvollsten ist.

Fazit: Vorkasse als Zahlungsart für Ihr Unternehmen? 

Insgesamt bietet Vorkasse sowohl für Unternehmen als auch für Kunden eine sichere und unkomplizierte Möglichkeit, Geschäfte abzuwickeln – solange alle Beteiligten klare Absprachen treffen und die jeweiligen Risiken und Vorteile abwägen. Ziehen Sie als Unternehmer:in Vorkasse als Zahlungsmethode in Betracht, sollten Sie sich über die Vorteile bewusst sein, aber auch die möglichen Risiken und Stolpersteine berücksichtigen. Die Rechnung bei Vorkasse sollte klar und transparent sein, und die Abwicklung des Auftrags nach Zahlungseingang möglichst effizient erfolgen.