Μάθετε τα βασικά για την τήρηση βιβλίων για να διαχειρίζεστε τα οικονομικά του καταστήματός σας

Η τήρηση βιβλίων συχνά λέγεται ότι είναι μια κουραστική και πολύ περίπλοκη δουλειά, αλλά η αλήθεια απέχει μακράν. Ουσιαστικά πρόκειται για μία απλή ενέργεια – την καταγραφή όλων των χρημάτων που εισέρχονται και εξέρχονται από την επιχείρησή σας.

Αποτελεί σημαντικό κομμάτι διαχείρισης μιας επιχείρησης, όχι μόνο ως βοήθημα για την αναφορά των κερδών και δαπανών για φορολογικούς σκοπούς, αλλά και για την παρακολούθηση της οικονομικής ευημερίας της εταιρείας σας. Η τήρηση των βιβλίων αποτελεί, λοιπόν, σημαντικό στοιχείο για να διατηρείτε το ηλεκτρονικό σας κατάστημα σε σωστή λειτουργία, ενώ έτσι έχετε και τη δυνατότητα να μειώσετε δαπάνες και να αυξήσετε περιθώρια.

Οικονομικές καταστάσεις που πρέπει να γνωρίζετε

Αυτά είναι τα τρία οικονομικά έγγραφα που ουσιαστικά όλες οι επιχειρήσεις χρειάζονται:

Ισολογισμός

Εγώ καταγράφονται το ενεργητικό, το παθητικό και τα ίδια κεφάλαια. Το ενεργητικό περιλαμβάνει το απόθεμά σας, τα μετρητά και τους εισπρακτέους λογαριασμούς (εντός ενός έτους). Το παθητικό αφορά στα χρέη που σχετίζονται με την επιχείρηση, ενώ τα ίδια κεφάλαια είναι η διαφορά από την αφαίρεση του παθητικού από το ενεργητικό σας. Τα θετικά ίδια κεφάλαια είναι η επιθυμητή σας θέση.

Λογαριασμός αποτελεσμάτων

Περιλαμβάνει όλα τα χρήματα που μπήκαν στην επιχείρηση κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης περιόδους, π.χ. σε έναν μήνα, τρίμηνο ή έτος. Χωρίζεται σε έσοδα εκμετάλλευσης – αυτά που κερδίζετε από τις κανονικές επιχειρηματικές δραστηριότητες, όπως από την πώληση προϊόντων από το απόθεμά σας – και τα έκτακτα έσοδα, τα οποία μπορεί να αφορούν χρήματα που προήλθαν από αποδόσεις μιας επένδυσης ή των πώληση κάποιου περιουσιακού στοιχείου.

Κατάσταση ταμειακών ροών

Εδώ απεικονίζονται όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα κεφάλαια. Περιλαμβάνει όλες τις δαπάνες, όπως ενοίκια, απόθεμα και έξοδα συντήρησης, μαζί με οποιαδήποτε πηγή εσόδων για τη συγκεκριμένη περίοδο. Αποτελεί μια σύντομη εικόνα των μικτών εσόδων, του καθαρού κέδρους και της ακριβούς διοχέτευσης των μετρητών, ή την περίπτωση που δαπανιούνται άσκοπα.

Παρακολούθηση του αποθέματός σας

Αν το ηλεκτρονικό σας κατάστημα βασίζεται στην πώληση φυσικών προϊόντων, τότε είναι σημαντικό να παρακολουθείτε πόσες μονάδες έχετε απόθεμα αλλά και την ταμειακή ροή που παράγει το απόθεμά σας για την επιχείρηση, αλλά και οποιαδήποτε συρρίκνωση ή απώλεια που συμβαίνει.

Τακτική ενημέρωση των οικονομικών καταστάσεων

Ακούγεται προφανές, αλά πρέπει να βεβαιώνεστε πάντα ότι οι οικονομικές σας καταστάσεις είναι ενημερωμένες. Αυτό σημαίνει την καταγραφή όλων των συναλλαγών σας, σημειώνοντας κάθε λογαριασμό, τιμολόγιο και μισθοδοσία.

Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε τι κάνουν οι εργαζόμενοί σας, που σημαίνει να συλλέγετε αποδείξεις και να επιστρέφετε τα ποσά για όποιες δαπάνες με τις οποίες επιβαρύνθηκαν, όπως τα έξοδα μετακίνησης.

Η προσεκτική τήρηση των οικονομικών σας στοιχείων θα σας βοηθήσει και με τον σχεδιασμό του προϋπολογισμού και τις εκπτώσεις φόρων. Ορίστε πώς μπορείτε να προγραμματίσετε τις δραστηριότητες τήρησης των βιβλίων σας:

• Σε καθημερινή βάση: Τηρείτε αρχείο όλων των αποδείξεων, τιμολογίων και άλλων εγγράφων σε φακέλους

• Σε εβδομαδιαία βάση: Καταγράψτε τις ταμειακές ροές και τις μεταβλητές δαπάνες – όλα σας τα έσοδα καθώς και και τα νέα και συνεχιζόμενα έξοδα

• Σε μηνιαία βάση: Προγραμματίστε χρόνο για την ενημέρωση των βιβλίων σας. Καταγράψτε τα έσοδά σας, προσθέστε τις δαπάνες σας και κατόπιν υπολογίστε το μηνιαίο σας καθαρό κέρδος βάσει της διαφοράς που προκύπτει.