Guía completa para ordenar las finanzas de tu negocio
Un emprendimiento no solo se sustenta en una idea innovadora: uno de los pilares fundamentales en su ejecución y éxito está en sus finanzas. Ya sea que estés en la etapa de planificación o ya estés dando los primeros pasos, tendrás que prestar mucha atención a cómo administrar los activos asociados a tu idea. Administrar e invertir correctamente desde tu capital propio hasta los créditos o préstamos que obtuviste de terceros debe tener una alta prioridad.
Ya que en SumUp entendemos lo importante que es tu emprendimiento a nivel económico y personal, a continuación entregaremos todo lo que necesitas saber para ordenar las finanzas de tu negocio y no morir en el intento.
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Conceptos básicos de finanzas para tu pyme
Antes de comenzar, es importante reconocer los conceptos básicos que son frecuentemente usados cuando se habla de finanzas en un emprendimiento:
Activos:
Están los activos corrientes, que sería cualquier recurso que puedes convertir a efectivo casi de inmediato si así se necesita, como pasa con el inventario de productos o el mismo dinero que tengas en tus cuentas bancarias.
Los activos no corrientes, también conocidos como activos fijos, pertenecen a tu emprendimiento pero están pensados para la operación de tu negocio, no para convertirlos en dinero.
Análisis financiero: esto se refiere a la disciplina que evalúa el desempeño de una empresa, que normalmente está sustentado en cuatro elementos: rentabilidad, endeudamiento, liquidez y operación del negocio. Dentro de cada categoría existen indicadores que puedes calcular e interpretar para entender cómo está tu negocio en este ámbito. Ojo: ¡no es lo mismo que hablar de estado financiero!
Estado financiero: cuando se usa este concepto considéralo como un conjunto de varias fotografías de las finanzas en tu emprendimiento tomadas al mismo tiempo desde diversos ángulos, ya que el estado financiero consiste en varios reportes y documentos que te ayudarán a comprender mejor su situación económica con información cruzada de tus activos, pasivos y patrimonio.
Flujo de caja: es un indicador que compara los ingresos y egresos de tu comercio, entregando un valor positivo o negativo. Esto incluye ventas, préstamos y cobros pendientes, entre otros.
Pasivos: usamos este concepto con cualquier recurso en tu negocio que provenga de terceros. Es decir, toda fuente de financiamiento ajeno, como créditos, préstamos o cualquier otro tipo de endeudamiento, será catalogado como pasivo.
Patrimonio: este concepto abarca los bienes, derechos y obligaciones de tu emprendimiento. Cuando restas los activos de los pasivos, obtendrás el patrimonio neto de tu emprendimiento para analizar su tamaño.
Pasos a seguir en una administración financiera exitosa
En SumUp entendemos que enfrentar las finanzas de tu negocio puede ser una tarea demandante y compleja. Por lo tanto, es fundamental dividir tus esfuerzos en áreas más específicas, donde podrás enfocar tus esfuerzos con mayor atención. No importa si eres tú el encargado de revisarlas o le has relegado la tarea a otra persona, a continuación hemos compilado los pasos básicos que te ayudarán a crear una imagen financiera completa.
1. Reúne todos los gastos e ingresos con un flujo de caja
El primer paso implica reconocer todos los movimientos de dinero que ocurren dentro de tu emprendimiento. Tendrás que registrar desde las ventas de productos o servicios hasta los cobros de proveedores a través del flujo de caja. Este reporte financiero podrá incluir toda esta información de forma mensual, lo que eventualmente te permitirá realizar comparaciones históricas para identificar patrones y potenciales señales de alarma.
2. Arma presupuestos fijos y flexibles
Un presupuesto promedio tendrá considerado costos variables y fijos, los que se diferencian entre sí por cambiar o no de valor dependiendo de la productividad de la empresa. Su importancia radica en que te permite poner límites de gastos: si logras realizar predicciones acertadas sobre cuánto dinero tendrás que invertir en tu emprendimiento, podrás distribuirlo de mejor manera en las distintas áreas que lo componen.
Cuando hablamos de un presupuesto fijo, significa que sus ítems tendrán un precio determinado y no podrán cambiar independientemente de lo que suceda con el dinero disponible. En cambio, un presupuesto flexible se adaptará a las circunstancias con márgenes de gasto en cada ítem. Con el tiempo puedes implementar uno y, eventualmente, cambiarlo a otro según lo que demande tu emprendimiento.
Aquí te te contamos las claves para crear tus presupuestos sin morir en el intento.
3. Mantén tu información de inventario actualizado
Muchos comercios saben que este ítem es el corazón de su emprendimiento, por lo que registrar todos los productos que pasen por tu inventario será fundamental para mantener tus finanzas en orden. Siempre etiqueta y cataloga todo, puesto que esto te permitirá reconocer cuál es la demanda de tus clientes para ajustar tu producción, evitando pérdidas. Al mismo tiempo, si mantienes un control semanal o mensual, tienes un documento que te respalda en caso de pérdidas o desajustes en el inventario real.
4. Reserva un fondo de emergencias
Aunque en un principio sea un poco difícil reservar recursos para casos de contingencia, lo cierto es que un emprendimiento se enfrentará a situaciones inesperadas en cualquier momento. Mantener dinero apartado con el fin de paliar estos escenarios puede marcar una diferencia enorme entre el éxito y el fracaso de tus operaciones.
Siéntate a pensar en los escenarios más probables como atrasos de entrega, robos, o mantenciones de urgencia que podrían afectar la operación de tu emprendimiento. Luego, cuando sea viable, comienza a mantener un fondo de emergencias al que puedas acceder inmediatamente pero que no esté contemplado para las operaciones diarias. Lo ideal será que nunca necesites este dinero, pero tener un colchón.
Algunos consejos extras
Aunque todos los negocios son distintos, aquí te dejamos unos tips claves a la hora de organizar tus finanzas. Te darás cuenta de que no están completamente relacionado al área, pero que ayudarán indirectamente a estructurar y optimizar la economía de tu emprendimiento en el tiempo:
Diversifica tus ingresos lo antes posible
Al principio es probable que comiences con un catálogo limitado de productos y servicios. Pero, a medida que tu público vaya reconociendo tu marca y comprando, tendrás que pensar en nuevas estrategias de ventas si quieres seguir expandiéndote. Aquí puedes incluir investigaciones de mercado preguntándole directamente a tus clientes qué les interesaría ver de tu emprendimiento o ver a la competencia para formarte un plan de acción.
Integra tus soluciones digitales entre sí
El presente demanda que uses la tecnología a tu favor, ya sea promocionando tu negocio a través de redes sociales, usando métodos de pago que eliminen el uso de efectivo, o manteniendo la contabilidad financiera de tu emprendimiento con un software u hoja de cálculo.
Lo importante es encontrar la forma de crear flujos de información automáticos: es decir, busca formas de que los datos económicos siempre estén actualizados con la menor intervención humana posible. Por ejemplo, puedes usar el gestor de boletas electrónicas SumUp para tener el registro histórico independiente del método de pago que hayan usado tus clientes y evitas ese trabajo a mano.
Mantén una cuenta de empresa separada de tus finanzas personales
En un inicio es muy común que las personas usen sus cuentas personales bancarias cuando están recién empezando su negocio. Aunque esto puede funcionar a corto plazo, te darás cuenta de que mantener las finanzas personales separadas del negocio se hará cada vez más difícil a medida que vaya pasando el tiempo.
Tómate el tiempo de revisar las opciones disponibles en los bancos para empresas una vez la hayas formalizado. No solo tendrás una forma fácil de mantener sus finanzas en orden, sino que también será una herramienta valiosa a la hora de optar a créditos, préstamos o beneficios.
Actualiza y respalda toda tu información financiera
Las boletas, facturas, y comprobantes de pago serán importantes para respaldar otros reportes financieros en caso de dudas o desajustes. Aunque muchos negocios solían usar las fotocopias como respaldo, en la actualidad la infraestructura en la nube cumple un rol vital si quieres almacenar información sensible. Puedes escanear estos documentos para compartirlos con tu equipo de trabajo, o tenerlos de referencia si así lo necesitas. Si trabajas con información desactualizada, es muy probable que cometas errores garrafales que retrasan los procesos de tu emprendimiento.
Revisa las finanzas de tu emprendimiento frecuentemente
Sabiendo que estarás disperso por todos lados supervisando cada pieza en tu idea de negocio, mantén un calendario con fechas importantes como el pago a proveedores, cobros a clientes, revisión de finanzas, y todo lo relacionado a tu emprendimiento. Compártelo con el resto de tu equipo para que todos estén informados y puedan preparar su material a tiempo. De lo contrario, te arriesgas a olvidos que perjudicarán tu reputación o pondrán en riesgo todo el plan de negocio.
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