Factura electrónica: lo que necesitas saber

La factura electrónica es un documento tributario de suma importancia para una empresa, ya que gracias a su emisión es posible optimizar tareas contables y reduce tiempos valiosos comparado a usar su versión en papel. Además, la misma ley exige que los contribuyentes lo entreguen como respaldo de sus operaciones económicas para el cálculo del crédito y débito fiscal.

La buena noticia es que, gracias al sistema tributario actual, la emisión de facturas electrónicas se realiza con un certificado digital. Esto permite que cualquier empresa, independiente de su tamaño, pueda entregarlas usando el portal del Servicio de Impuestos Internos (SII) o a través de un programa externo.

¿Pero qué es la factura electrónica? ¿Por qué mi negocio debe pedirla cuando compra o vende bienes y servicios? ¿Cómo puedo emitirlas? Sigue leyendo para responder estas dudas.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento tributario que sirve como respaldo a las operaciones comerciales que ocurren entre empresas que están relacionadas con su giro y permiten producir renta. Dependiendo del tipo de transacción, puedes emitir facturas no afecta o exenta electrónica como también afectas. El documento incluye una firma digital del emisor y es posible consultar su validez a través del sitio web del SII.

¿Cuándo se emite una factura electrónica? Esto se realiza cuando hay una venta de servicio o bien hacia otra empresa, no hacia un consumidor final.

¿Quién está obligado a emitir factura electrónica?

Las empresas que realicen cualquier tipo de transacción con otras empresas están en la obligación de emitir o recibir una factura electrónica para tener derecho al crédito fiscal. De lo contrario, se arriesgan a recibir multas graves que parten desde las 2 UTM por no otorgar el documento cuando corresponde.

¿Cuáles son los requisitos para emitir factura electrónica?

Como requisitos principales para emitir facturas electrónicas está:

• Haber iniciado actividades con el SII en primera categoría.

• No tener multas o querellas en proceso por delitos tributarios (y si fuese el caso, tiene que haber cumplido en su totalidad la pena impuesta)

• Contar con el certificado digital o firma electrónica otorgado por el SII

Una vez cumplido con esto podrás inscribirte como facturador electrónico en el sistema gratuito del SII y deberás configurar un computador para comenzar a emitir facturas. La postulación debe ser realizada por el representante legal o el mismo contribuyente, si es persona natural.

¿Cuál es la diferencia entre boleta y factura electrónica?

1. Las facturas se entregan a contribuyentes de primera categoría.

   En cambio, la boleta puede ser entregada a un cliente final, que normalmente son contribuyentes de segunda categoría.

2. Las facturas electrónicas dan derecho al emisor a reembolsar el IVA pagado, también conocido como crédito fiscal. En cambio, la boleta sólo funciona como comprobante de una venta y no están sujetos a este reembolso, ya que están dirigidos a consumidores finales (que por ley deben pagar el IVA)

3. La información contenida en las facturas electrónicas es más completa. Si las boletas sólo especifican datos como el monto total de la compra, el desglose del IVA y la información legal del emisor, la factura también incluye una firma electrónica por parte del emisor.

¿Cómo anular una factura electrónica?

La nota de crédito es el documento tributario necesario para la anulación de una factura electrónica. Si quieres emitir una, dependerá de si estás usando un proveedor externo o el portal del SII para hacerlo.

En el caso de que estés usando un proveedor externo, deberás comprobar que ofrece esta funcionalidad. Con SumUp Boleta tienes el plan Profesional, que te permite emitir boletas, facturas y notas de crédito electrónicas desde un mismo portal sin necesidad de trámites adicionales.

En el caso contrario, debes seguir las siguientes instrucciones:

1. Ingresa a www.sii.cl

2. Inicia sesión con tu RUT y clave

3. Selecciona Servicios Online → Factura electrónica → Sistema de facturación gratuito del SII → Emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE)

4. Ingresa a Emisión nota de crédito y selecciona Nota de crédito para documentos emitidos a través del portal SII

5. Selecciona el documento a anular

6. Haz clic en Generar nota de crédito de anulación

7. Se generará la nota de crédito automáticamente y tendrás que usar tu firma electrónica para el envío al receptor.

Principales ventajas de la factura electrónica

Además, si la factura está afectada por el IVA tu empresa podrá optar al uso del crédito fiscal. Con cada documento emitido puedes ir acumulando crédito fiscal para descontar del débito fiscal al final del periodo tributario. Dependiendo del movimiento de tu negocio, puede que incluso no debas pagar IVA por la diferencia entre crédito y débito fiscal.

A lo anterior hay que sumar que la emisión del documento tributario sólo requiere de la firma digital del emisor, lo que lo convierte en un proceso rápido y eficiente. Esto también permite que los contribuyentes puedan consultar la validez de una factura electrónica en el verificador de documentos tributarios electrónicos del SII.

¿Qué elementos debe contener una factura electrónica?

• Fecha de emisión

• Razón social, RUT, domicilio, comuna, giro de la empresa y teléfono

• Detalle de los bienes o servicios vendidos, precio unitario y monto de la operación

• Condiciones de venta

• Si corresponde, incluir número y fecha de la guía de despacho

• Si corresponde, recargo por concepto de impuesto

• Firma digital