Cómo elegir una máquina para boletas: ventas con tarjeta y efectivo

A la hora de registrar la venta de productos y servicios, la emisión de boletas electrónicas en el marco de la Ley 21.210 reemplaza la necesidad de entregar boletas en papel. Por lo tanto, necesitarás emitir este documento tributario cuando recibas pagos en tarjeta o efectivo.

Por una parte podrás emitir un comprobante de pago que sirve este propósito, convirtiendo tu lector de tarjeta en una máquina para boletas. El tema se complica cuando toca registrar las ventas en efectivo, ya que tienes que informar de esta transacción al Servicio de Impuestos Internos pero no puede hacerse de manera automática.

Aquí entran en juego varias alternativas disponibles para declarar todas las transacciones y evitar las ventas duplicadas, un dolor de cabeza común para los emprendedores que se encuentran frente a este escenario contable confuso. ¿Existen las máquinas para boletas electrónicas? ¿Cómo elegir un método para la emisión e impresión de boletas para todo tipo de pago? Sigue leyendo para resolver tus dudas.

Requisitos para la impresión de boletas

Antes de continuar, revisemos qué se necesita para comenzar a emitir boletas electrónicas según los requerimientos del SII:

1. Ser mayor de edad e iniciar actividades en Primera Categoría, ya sea como persona natural o jurídica. Es importante que sea en Primera Categoría ya que el pago de impuesto que realizarás provienen del capital de una empresa.

2. Tienes que tener tu empresa al día, ya sea con el mismo inicio de actividades o con su declaración de impuestos.

3. Inscribirte en algún sistema de emisión de boletas electrónicas.

¿Qué alternativas tengo para emitir boletas?

Considerando que necesitarás inscribirte en un sistema de emisión de boletas electrónicas como parte de los requerimientos, existen 2 alternativas para que tu negocio pueda realizar este proceso.

Además, dependiendo de qué opciones escojas para emitir boletas, tendrás que elegir un modelo de emisión para que el SII registre las transacciones de manera correcta y evites ventas duplicadas en tu registro:

1. Emitir las boletas a través del portal gratuito del SII, lo que te permite ingresar el detalle de la venta y los datos requeridos para crear este documento tributario.

2. Usar un tercero para que funcione como intermediario entre tu negocio y el SII.

Exploremos cada opción:

Opción 1: Portal gratuito SII

El Servicio de Impuestos Internos ofrece su portal gratuito que te permite generar boletas desde su portal, ingresando desde el menú Servicios Online, opción Boleta de Ventas y Servicios Electrónica, opción Sistema de Emisión de Boletas Electrónicas SII. También está su aplicación móvil e-Boleta, que sólo contempla la emisión de boletas electrónicas y no te permite crear facturas, notas de crédito u otros.

Su principal ventaja es que es gratis, ayudando a la reducción de costos y mayor eficiencia de tu negocio. Sin embargo, también deberás considerar los tiempos necesarios para realizar cada boleta. También cabe destacar que puedes agregar o eliminar usuarios autorizados para que emitan boletas a nombre de tu empresa desde el portal.

Opción 2: Programa externo

La otra alternativa disponible para emitir boletas de venta es contratando un proveedor externo, que funciona como un intermediario. Este proveedor debe estar autorizado por el SII y, además de informar las boletas emitidas a este organismo gubernamental, también pueden ofrecer más integraciones y funcionalidades para que otras áreas de tu empresa se mantengan en orden.

Su principal ventaja está en la alta variedad de opciones disponibles para tu negocio dependiendo de su tamaño y presupuesto. Pero una de las cosas más importantes que debes revisar a la hora de contratar un proveedor externo es ver si puedes incluir las transacciones en efectivo. Con nuestros planes de SumUp Boleta no tendrás problemas en contabilizar tus ventas, independiente del método utilizado.

¿Qué pasa con los voucher de lector de tarjeta?

Gracias a la Resolución n°176 del SII, el comprobante de pago realizado por una máquina para imprimir boletas cuenta como boleta electrónica. Por lo tanto, cuando usas un lector de tarjeta para aceptar un pago, la transacción es informada automáticamente al SII y en paralelo se emite el voucher como respaldo.

Esto no impide que también puedas usar un proveedor externo o el portal gratuito del SII para emitir boletas, pero sí tienes que informarle al SII tu modelo de emisión para que el voucher deje de funcionar como boleta electrónica, de ser necesario.

¿Qué es el modelo de emisión de boletas?

Ahora que ya revisaste las formas de emitir una boleta electrónica, a continuación debes informar sobre tu modelo de emisión al SII. Esto se debe a que los lectores de tarjeta generan vouchers que, en la práctica, también funcionan como boletas electrónicas. Por lo tanto existe el riesgo de que dupliques tus ventas si no declaras tu modelo de emisión de manera correcta.

El SII ofrece dos modelos a elegir:

1. Siempre emito Boleta de Ventas y Servicios Electrónica aún cuando reciba un pago electrónico: significa que siempre usarás el portal del SII o un proveedor externo para emitir este documento tributario. Te encargas de crear el folio correspondiente a la transacción sin importar si estás aceptando un pago en efectivo o completaste una venta usando el lector de tarjetas.

2. No emito Boleta de Ventas y Servicios cuando recibo un pago electrónico. Esta opción significa que sólo emitirás una boleta de ventas y servicios cuando te pagan por un medio no electrónico (es decir, transferencia o efectivo) y que tu lector de tarjeta emitirá automáticamente una boleta por cada transacción exitosa que procese. Esta opción también sirve si necesitas emitir boletas electrónicas de manera ocasional.

¿Qué modelo de emisión me conviene para emitir boletas?

A continuación revisaremos los distintos escenarios donde estarás emitiendo una boleta de ventas y servicios electrónica y cómo tendrás que declarar tu modelo de emisión con el SII. Estos escenarios incluyen

Escenario 1: Sólo lector de tarjeta

Si tu negocio recibe esporádicamente ventas con medios no electrónicos y sólo estás usando tu lector de tarjeta SumUp para emitir vouchers válidos como boleta.

• Debes elegir el Modelo 2 de emisión en el SII (No emito boleta de venta y servicios electrónica cuando recibo un pago electrónico).

• Tendrás que emitir boleta por tus ventas con efectivo o transferencia utilizando el portal gratuito del SII.

• En el Registro de Compras y Ventas aparecerán las ventas que reporta SumUp y los documentos tributarios que emitas por cuenta propia.

• En el caso de que necesites emitir facturas deberás hacerlo manualmente y marcar la opción No Venta en el lector SumUp para no duplicar la venta ante el SII.

Importante: En el caso de que realices una venta con tarjeta con tu lector SumUp y además emites una boleta o factura, deberás anular el voucher en el Registro de Compras y Ventas con una nota de crédito exenta.

Escenario 2: Lector de tarjeta + Proveedor externo

Si estás usando un lector de tarjeta SumUp y además has contratado un proveedor externo para emitir boletas electrónicas.

• Debes elegir el Modelo 1 de emisión en el SII. (Siempre emito boleta de venta y servicios electrónica aún cuando reciba un pago electrónico).

• Tienes que usar el proveedor externo para emitir un documento tributario por todas tus ventas, ya sean pagos con tarjeta, efectivo o transferencias.

• En tu Registro de Compra y Venta sólo estarán los documentos tributarios electrónicos que emites con el proveedor externo por tus ventas.

• En el caso de las facturas electrónicas deberás emitirlas a través del servicio contratado y marcar la opción No Venta en tu lector SumUp para evitar la duplicidad de venta.

Escenario 3: Lector de tarjeta + SumUp Boleta

Si estás usando un lector de tarjeta SumUp y te suscribes el servicio de SumUp Boleta.

• Debes elegir el Modelo 1 de emisión en el SII (Siempre emito boleta de venta y servicios electrónica, aún cuando reciba un pago electrónico).

• Usarás tu suscripción de SumUp Boleta para ingresar tus ventas en efectivo.

• El Registro de Compra y Venta mostrará los documentos tributarios electrónicos provenientes de SumUp.

• Si necesitas emitir facturas, el plan Profesional te permite entregarlas de manera ilimitada, y necesitarás marcar la opción No Venta en tu lector SumUp para evitar la duplicidad de venta.

¿Cómo informo sobre el modelo de emisión?

Ahora que reconociste cuál es el escenario de tu negocio, te tocará informar sobre tu modelo de emisión de boletas al SII siguiendo estas instrucciones:

1. Ingresa al SII en el siguiente enlace, indicando los datos de tu clave tributaria, RUT y contraseña de tu empresa.

2. Dirígete a la sección de Servicios Online y selecciona la opción Boleta de Ventas y Servicios Electrónica.

3. Declaración de modelo de emisión: escoge entre las dos opciones:

   1. Siempre emito boleta de venta y servicios electrónica, aún cuando reciba un pago electrónico

   2. No emito boleta de venta y servicios electrónica cuando recibo un pago electrónico