Aprende los conceptos básicos de contabilidad para gestionar las finanzas de tu tienda

La contabilidad tiene a menudo la mala fama de ser tediosa y excesivamente complicada, pero en realidad dista mucho de serlo. Se compone esencialmente de una actividad sencilla – documentar todo el dinero que entra y sale de tu empresa.

Esta es una parte importante de la gestión de una empresa, no sólo para ayudar a declarar los ingresos y los gastos para efectos fiscales, sino también para monitorear la salud financiera de tu empresa. Hacer balance de cuentas es, por lo tanto, esencial para mantener tu tienda en línea en funcionamiento, al tiempo que te ofrece una visión general de las oportunidades de reducir costos y aumentar márgenes.

Estados financieros que se deben conocer

Estos son los tres documentos financieros que virtualmente todas las empresas necesitan:

Balance financiero

Este registra tus activos, pasivos y patrimonio neto. Los activos son el inventario, el efectivo y las cuentas por cobrar (en el plazo de un año). Los pasivos son las deudas relacionadas con la empresa, mientras que el patrimonio neto es lo que te queda después de restar el pasivo del activo. Lo ideal es tener un patrimonio neto positivo.

Declaración de renta

Incluye todo el dinero ingresado durante un periodo fijo, como un mes, un trimestre o un año. Se divide en ingresos operativos – lo que obtienes de las actividades empresariales normales, como la venta de productos de tu inventario – e ingresos no operativos, que pueden ser dinero generado por el rendimiento de una inversión o la venta de propiedades.

Estado de flujos de caja

Muestra todos el dinero que entra y sale. Incluye todos los costos, como arriendos, inventario y mantenimiento, junto con todas las fuentes de ingresos para un determinado periodo. Esto te ofrece un panorama de los ingresos brutos, el ingreso neto y de dónde se mueve exactamente el efectivo o si se está desperdiciando innecesariamente.

Seguimiento de tu inventario

Si tu tienda en línea se basa en la venta de productos físicos, entonces es crucial hacer un seguimiento de cuántas unidades estás almacenando, así como del flujo de caja que tu inventario genera para el negocio, junto con cualquier merma, o pérdidas, que se produzcan.

Actualizar periódicamente los registros financieros

Suena obvio, pero siempre debes asegurarte de que tus registros financieros estén al día. Eso significa registrar todas tus transacciones, anotar cada factura, cada recibo y cada pago de sueldo.

También tendrás que estar al tanto de lo que hacen tus trabajadores, lo que significa recibir sus recibos y reembolsarles los gastos que hayan hecho, como los gastos de transporte.

Llevar un control acucioso de tus finanzas también te ayudará a planificar tu presupuesto y a deducir impuestos. A continuación te indicamos cómo puedes planificar tus actividades de contabilidad:

• A diario: Guarda todos tus recibos, facturas y demás documentos en carpetas

• Semanalmente: Registra el flujo de caja y los gastos variables – todos tus ingresos, así como los gastos nuevos y corrientes

• Mensualmente: Bloquea el tiempo para hacer el balance de las cuentas. Documenta tus ingresos, suma tus gastos y luego calcula tu ingreso neto mensual a partir de lo que te sobre.