Cómo elegir un kit Punto de Venta para tu cafetería

Si eres dueño de una cafetería, es muy probable que estés familiarizado con los puntos de venta. Son un componente vital para la gestión de ventas e inventarios, convirtiéndolo en una solución integral para que tú y tus empleados puedan lidiar con sus tareas diarias sin inconvenientes. Desde el registro de órdenes a la emisión de boletas, todo el proceso debe ser lo más expedito posible para atender de la mejor manera a tus clientes.

Pero encontrar el punto de venta perfecto para tu negocio puede ser un dolor de cabeza si no sabes cómo buscarlo. Al ser un punto tan central en las operaciones diarias de tu cafetería, es muy recomendado realizar comparaciones con la oferta del mercado. Puedes leer a continuación los criterios que debes considerar y los errores más comunes a evitar.

¿Qué necesidades tiene una cafetería en su día a día?

Aunque cada negocio es único, en las cafeterías existen funcionalidades y tareas básicas que necesitan completar con su punto de venta:

• Modalidades de cobro. Ser capaz de registrar pagos con distintos métodos es un punto básico para las cafeterías. Los clientes deben ser capaces de realizar su compra con medios de pago tradicionales y/o digitales y el negocio debe ser capaz de mantener un registro correcto de todas las transacciones en un sistema centralizado.

• Gestión de inventario. Una cafetería necesita la certeza de la cantidad de productos disponibles antes de registrar una orden. Esto no es solo para evitar quiebre de stock, también ayuda para organizar mejor los pedidos de productos a proveedores, optimizando procesos internos.

• Generación de boletas. Para cumplir con la legislación tributaria vigente, tu cafetería debe emitir comprobantes de pago que sean válidos como boleta electrónica por cada transacción. Por lo tanto, debe incorporar soluciones de pago como lectores de tarjeta que faciliten esta función.

• Fácil de usar. Al ser una solución tan vital para la operación de tu cafetería, la idea es evitar un kit punto de venta que entorpezca o haga más lenta la gestión de tareas. Debes elegir una combinación de software y hardware que se mantenga al ritmo de tus ventas.

¿Qué tiene un kit punto de venta?

Los kits punto de venta para cafeterías tienen un dispositivo que conecta todo el sistema y trabaja en conjunto con accesorios para facilitar las tareas necesarias. Algunos de estos componentes adicionales son:

• Impresora de boletas. Permite entregar tickets comprobantes de pago físicos por cada compra con una impresora térmica.

• Gaveta de dinero. Una vez que se recibe una transacción en efectivo, es posible abrir la gaveta y mantener los billetes y monedas guardadas de manera segura.

• Lector de código de barra. Si hay productos en venta que necesitan ser escaneados, se puede usar el lector en vez de digitar su número de producto para mayor rapidez.

Qué considerar al comprar un kit punto de venta

• Analiza las necesidades de tu negocio. Cada cafetería es única y tiene distintos puntos de dolor a resolver. Mientras realizas este análisis, es importante pedir retroalimentación a quienes estén encargados de manejar el punto de venta a diario para reconocer cuál es la necesidad a cubrir más urgente. En este punto también hay que considerar las futuras necesidades del negocio con proyecciones de su potencial crecimiento.

• Revisa tu presupuesto. Las máquinas de cobro para tiendas o cafeterías en el mercado actual ofrecen una amplia oferta de funcionalidades e integraciones para presupuestos muy variados. Evalúa las alternativas de arriendo o compra según los beneficios que traiga a corto y largo plazo.

• Prioriza funcionalidades. Ya que precisamente existe una alta oferta de puntos de venta para cafeterías, piensa en cuáles funcionalidades son las que más necesita tu negocio. Algunas características destacadas son la creación de informes o incluso la mantención de un programa de fidelización de clientes.

• Pide una demostración gratuita. Una de las estrategias más eficaces para elegir un punto de venta está en probar las alternativas que puedan encajar mejor con tu cafetería. La prueba gratuita es la mejor manera de identificar problemas o inconvenientes que puedan ir en contra de tus necesidades.

Errores al elegir un kit punto de venta

Aunque el punto de venta es un componente vital en las cafeterías, es posible caer en ciertos errores comunes que pueden provocar problemas o pérdidas al negocio si no se manejan con cuidado:

• Falta de capacitación del equipo. No puedes omitir la etapa de enseñanza y capacitación a los empleados que estarán interactuando con el equipo de punto de venta para restaurantes. De lo contrario, tu personal no estará aprovechando al máximo las funcionalidades del sistema y existirá una pérdida de eficacia en su uso.

• No realizar mantenimiento frecuente. Para evitar potenciales problemas técnicos, los integrantes de tu equipo de trabajo necesitarán realizar mantenimientos periódicos para analizar el estado del kit punto de venta.

• No contar con soporte técnico. Debes contar con una línea directa hacia el proveedor en caso de que surjan problemas técnicos con tu kit punto de venta, ya que correrías el riesgo de quedarte sin sistema y paralizar sus operaciones en caso de obtener una respuesta lenta o nula.

• No usar todas las funcionalidades. Es muy común que, al comprar un kit punto de venta, no se aproveche al máximo la inversión por limitarse a usar solo un par de funciones. La idea es procesar las ventas, mantener un registro de inventario y generar informes según las capacidades máximas del punto de venta.

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