Caja registradora: ¿es obligatoria con la nueva normativa?

Las leyes conocidas popularmente como «Ley Antifraude 2021» y «Ley Crea y Crece 2022» buscan luchar activamente contra el fraude fiscal, pero ¿están ya en vigor?, ¿cómo pueden afectar a mi contabilidad? Descubre toda la información que necesitas conocer sobre la caja registradora, la nueva normativa, y mucho más con SumUp. 

¿Es obligatorio tener una caja registradora con la nueva normativa?

A día de hoy no es obligatorio tener una caja registradora, pero sí que sería recomendable ir adaptando nuestro negocio a las últimas directrices del Gobierno. De hecho, las nuevas regulaciones para las empresas publicadas en el Boletín Oficial del Estado del pasado 10 de julio de 2021, contemplan un periodo de adaptación que se extiende hasta el 1 de enero de 2024 para su total implantación. 

Por esta razón, en un futuro próximo todas las empresas deberán tener una caja registradora y cumplir la nueva normativa. Cabe la posibilidad de que, dependiendo del tipo de negocio, también haya que efectuar algunos cambios en la forma de operar para cumplir con las nuevas regulaciones.

Caja registradora y nueva normativa: ¿Qué características debe tener?

Las cajas registradoras y terminales de punto de venta, comúnmente conocidos como TPV, deben tener las siguientes características: 

• Garantizar la integridad.

• Conservación.

• Accesibilidad.

• Legibilidad.

• Trazabilidad.

• Inalterabilidad de los registros que se lleven a cabo. 

Esta nueva ley, que trata de temas tan importantes como la caja registradora y la factura simplificada; expone la obligación de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos dispongan de las características necesarias para luchar contra el fraude fiscal en los procesos contables. La caja registradora con la nueva normativa busca evitar que se oculten ingresos de cara a la hacienda pública.

Además de esto, se prevé una serie características técnicas para mejorar la legibilidad y estandarización de dichos registros, sobre todo, para facilitar la comunicación entre los diferentes actores implicados en el proceso.

Caja registradora y factura simplificada: ¿En qué afecta esta nueva ley a mi TPV?

Dentro de los plazos establecidos, todos los terminales de ventas deberán estar certificados de acuerdo a la nueva reglamentación, ya sea a través de una actualización del software de dichos terminales o con la adquisición de una nueva caja registradora con la nueva normativa que cumpla las obligaciones indicadas.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar una caja registradora con la nueva normativa?

A continuación, listamos algunos de los principales beneficios por los que deberíamos empezar a utilizar una caja registradora con la nueva normativa o TPV certificada, y no esperar a que se aplique la nueva ley:

• La primera es cumplir con las obligaciones tributarias de nuestra empresa.

• Por otro lado, organizaremos la información de facturación, lo que nos permitirá acceder a ella fácilmente en caso de ser necesario.

• Mantendremos la trazabilidad, integridad y veracidad de los datos, cumpliendo con las obligaciones propuestas en la nueva ley, mostrando una transparencia total de nuestro proyecto.

• Registro de los eventos que se producen durante el tiempo de apertura al público.

• Mejoraremos la ciberseguridad de nuestra empresa, ya que la mayoría de soluciones contemplan la utilización de sistemas en la nube para la realización de copias de seguridad.

• Envío automatizado de facturas. Esto cobrará especial relevancia con la futura implantación de la factura electrónica, que ya actualmente se está llevando a cabo en muchos países europeos y en las diferentes provincias del País Vasco. 

A partir del 2024, todas las empresas en España deberán usar una caja registradora que esté equipada con los sistemas necesarios para cumplir con la nueva normativa. Esta nueva regulación tiene como objetivo ayudar al gobierno a rastrear el gasto y atrapar a los evasores de impuestos. 

Si bien algunos emprendedores pueden ver esto como un inconveniente, en realidad hay varios beneficios al emplear una caja registradora con la nueva normativa. Por un lado, la caja registradora con factura simplificadafacilita el seguimiento del inventario. Los dueños de negocios podrán ver rápidamente qué artículos se están vendiendo y reordenarlos en consecuencia. 

La caja registradora y la nueva normativa también nos facilitará la gestión de los turnos de los empleados y el seguimiento de los objetivos de ventas. Además, la nueva función de registro diario electrónico nos ayudará a mantener unos mejores registros a efectos fiscales. En general, el uso de una caja registradora es beneficioso tanto para los empresarios como para el Gobierno.

¿Cómo podemos aprovechar la caja registradora y la nueva normativa para mejorar nuestro negocio?

A menudo, tendemos a mostrarnos escépticos cuando se genera un cambio en la regulación que afecta a nuestro negocio. No obstante, a veces los cambios son positivos y pueden brindarnos la ocasión perfecta para modernizar nuestra dinámica de trabajo.

En el caso de la caja registradora con factura simplificada adaptada a la nueva normativa, o de los terminales de punto de venta certificados, nos permitirán automatizar las tareas de facturación, y además abandonar las prácticas obsoletas como los registros en papel.

De esta forma, ahorraremos tiempo mientras que cumplimos nuestras obligaciones tributarias. Otra posibilidad es conectar la caja registradora a la nueva normativa con un sistema de planificación de recursos empresariales, conocidos por sus siglas en inglés ERP. 

Estos sistemas informáticos nos permiten gestionar de forma eficiente y segura nuestro negocio para que nos centremos en lo más importante; servir los mejores productos y cuidar de nuestros clientes solo como nosotros sabemos.

En conclusión, ¿es obligatorio tener una caja registradora ahora mismo? Las nuevas regulaciones nos obligan a adaptarnos antes de enero de 2024. Sin embargo, anticipar este cambio nos podría ayudar a gestionar mejor nuestro negocio. La buena noticia es que hay muchas opciones asequibles disponibles como la ofrecida por SumUp.