Aprende lo esencial de la contabilidad para gestionar las finanzas de tu tienda
La contabilidad tiene mala fama por ser aburrida y excesivamente complicada, pero nada más lejos de la realidad. Básicamente consiste en una sola actividad sencilla: documentar todo el dinero que entra y sale de tu negocio.
Es una parte importante de la gestión de un negocio, no solo para poder hacer las declaraciones de ingresos y gastos para Hacienda, sino también para controlar la salud financiera de tu empresa. Por tanto, llevar los libros es esencial para que tu tienda en línea funcione bien y, al mismo tiempo, te permite identificar oportunidades para reducir costes e incrementar márgenes.
Estados financieros que debes tener en cuenta
Estos son los tres documentos financieros que necesitan prácticamente todas las empresas:
Balance de situación
Registra tu activo, tu pasivo y tus recursos propios. El activo lo componen tu inventario, el efectivo y los deudores (en el conjunto de un ejercicio). El pasivo son las deudas relacionadas con el negocio, mientras que los recursos propios son lo que te queda después de restar el pasivo al activo. Lo deseable es que los recursos propios estén en positivo.
Cuenta de resultados
Incluye todo el dinero ingresado durante un periodo determinado, como un mes, un trimestre o un año. Se divide en ingresos de explotación (lo que obtienes de las actividades normales del negocio, como la venta de productos de tu inventario) e ingresos no de explotación (que pueden ser dinero generado a partir de la rentabilidad de una inversión o de la venta de un inmueble).
Estado del flujo de caja
Muestra todos los fondos que entran y salen. Incluyen todos los costes, como alquileres, inventario y mantenimiento, junto con todas las fuentes de ingresos durante un periodo determinado. Esto te proporciona una imagen de los ingresos brutos, el beneficio neto y exactamente dónde se mueve el efectivo o si se gasta de forma innecesaria.
Seguimiento de tu inventario
Si tu tienda en línea se basa en la venta de productos físicos, es esencial que hagas seguimiento de las unidades que tienes en existencias, así como del flujo de caja que genera tu inventario para el negocio, junto con cualesquiera pérdidas que se produzcan.
Actualiza regularmente tus registros financieros
Parece evidente, pero debes asegurarte siempre de que tus registros financieros están actualizados. Esto significa registrar todas tus transacciones, anotando la totalidad de las facturas y los pagos de los salarios.
También tienes que saber qué hacen tus empleados, lo que significa pedirles que te entreguen recibos y reembolsarles los costes que hayan soportado, como los gastos de desplazamiento.
Hacer un seguimiento minucioso de tus finanzas también te ayudará a planificar tus presupuestos y solicitar deducciones fiscales. Así puedes planificar tus actividades de contabilidad:
Cada día: haz seguimiento de todos tus recibos, tus facturas y otros documentos en carpetas
Cada semana: registra el flujo de caja y los gastos variables, así como todos tus ingresos y cualesquiera costes nuevos y recurrentes
Cada mes: resérvate un tiempo para poner los libros al día, Documenta tus ingresos, suma tus gastos y, luego, calcula tus beneficios netos mensuales basándote en la diferencia.
