Cómo diseñar el mejor plan de empresa para tu negocio
Tanto si estás arrancando con tu negocio como si llevas ya tiempo, hay algo que siempre tienes que hacer: tener clara la dirección que quieres seguir. Para avanzar con intención, estimar bien qué recursos necesitas y aprender por el camino es importantísimo que tengas un plan de negocio.
Si te preguntas cómo hacer un plan de empresa, sigue leyendo y usa este ejemplo de business plan para crear el tuyo.
¿Qué es un plan de empresa?
Plan de negocio, plan de empresa, business plan… llámalo como quieras, pero ten claro qué es. Aunque hay quien diferencia entre plan de negocio y plan de empresa (el de negocio, según esta corriente, sería el que marca la dirección según la situación del mercado; y el plan de empresa el que incluye todos los temas operacionales) vamos a considerar que son lo mismo y a usar los términos indiferentemente. Al fin y al cabo, el objetivo de este plan es que el negocio se ponga en marcha de manera óptima para su contexto.
El plan de empresa o plan de negocio es un documento clave para aprovechar al máximo las oportunidades internas y externas, y debe revisarse y evolucionar con el tiempo. Es importante que seas constante y tengas paciencia, y a la vez, que avances con flexibilidad.
Hablando de oportunidades y de reflejar lo que es y será tu negocio, ten en cuenta que el plan de empresa debe responder a cualquier pregunta que se tenga sobre tu negocio y que a la vez debe marcar tanto los objetivos a alcanzar como la manera de alcanzarlos.
¿Para qué sirve un plan de negocio?
El plan de negocio lo que hace, realmente, es describir la oportunidad de tu idea. Además, es la herramienta más útil para aprender, ya que te ayudará a planificar mejor y a analizar cómo avanza todo y qué necesitas en cada momento. Es útil para cualquier tipo de negocio, ya sea un ecommerce, una startup innovadora, un comercio físico o cualquier otra actividad profesional.
Pensando en las personas que son parte del equipo (o lo serán), este plan les ayuda a que se apropien de los objetivos y mecánica con mayor coherencia y con rigor, y sean promotores y prescriptores de la empresa. En el día a día podrán planificar sus iniciativas o actividades de manera más autónoma y los procesos de decisión serán más fluidos.
Y si piensas en las personas de fuera de la organización que son (o serán) clave para desarrollar tu negocio (ya sean inversores, business angels, proveedores, bancos o administraciones públicas), el plan de negocio es tu carta de presentación. Siempre te va a ser útil, pero en algunos casos es incluso obligatorio tenerlo, como por ejemplo para pedir ayudas o subvenciones. Es crucial que tenga un buen resumen ejecutivo -esto lo veremos más adelante- por si tenéis poco tiempo para presentarlo. Y, según el público en concreto, el plan debe recoger una información u otra: los inversores de capital riesgo valoran ver las opciones de entrada y salida, un business angel querrá ver cómo se puede involucrar, un banco quiere proyecciones y garantías para proporcionarte una ayuda de manera segura, una persona que está en un proceso de selección tendrá interés sobre las proyecciones en general…
Tanto si estás en un momento de arrancar un proyecto como si lo que quieres es diseñar la próxima etapa, siempre es útil tener un ejemplo de plan de negocio para nutrir al tuyo propio.
Estructura de un plan de empresa
Cada proyecto tiene sus características propias, por supuesto. Y nadie mejor que quien lo ha ideado para estructurar un documento que represente de la mejor manera la naturaleza del proyecto, el pasado, presente y futuro. De todas formas, hay ciertos estándares a tener en cuenta para no olvidar ninguna información que pueda resultar relevante. Una estructura estándar de plan de empresa puede ser esta:
Arranca con un resumen ejecutivo que es, irónicamente, lo último que se escribe.
Se presenta el proyecto en líneas generales, profundizando más en la propuesta de valor.
¿Cómo es el contexto? Un estudio de mercado que refleje tanto la competencia como al público objetivo dará la mejor respuesta.
Plan de producción, para explicar la operativa.
Plan de recursos humanos. No olvides que los negocios son ideas y personas.
Plan financiero: las cifras económicas que demuestran la viabilidad.
Estrategia comercial o de marketing: explica cómo pasaréis a la acción.
Plan de contingencias. Todo plan A tiene un buen plan B detrás.
Y tras esto, una vez que el plan de negocio esté claro, llegará el momento de bajar al plano táctico para diseñar e implementar las acciones de cada área del proyecto. Pero antes vamos a ver más en detalle cada sección de este modelo típico de plan de empresa. Ojalá te sirva de plantilla.
Resumen Ejecutivo
El primer contenido de tu plan de empresa es también lo que debes hacer de último. En cuanto tengas todo lo demás desarrollado podrás ponerte con el Resumen Ejecutivo: el espacio en el que indicas, con un esquema breve, por qué a quien lee el plan le debería interesar. Teniendo en cuenta esto, puede que necesites un resumen ejecutivo para cada público al que te dirijas (inversores, administración pública, socios…), porque así podrás incidir más en una información o en otra. Si intentas condensar toda la información sin tener en cuenta quién te lee, puede que alguna sección ocupe más espacio del que debería -porque no sea el primer interés de ese público- y eclipse al contenido que realmente le interesa.
El resumen ejecutivo debe incluir los objetivos del negocio y la razón por la que aparece y tiene sentido, cuáles son los productos o servicios, algo de información sobre quién está detrás de la idea (y el equipo directivo que la sustenta), la información financiera y en general cómo son las operaciones de la empresa y cómo esperáis crecer. Vamos, que recoge todas las otras secciones de tu plan de empresa. Para estructurarlo es muy útil pensar en las 5W del periodismo:What, Who, When, Why, Where; y sumarle HowyFor who/what.
Ten en cuenta que es un resumen: debe ser una presentación breve. Incluso puedes seguir el ejemplo del Onepager (un documento de únicamente una página). Todo depende de la complejidad de tu negocio, pero piensa que un esquema que pueda ser leído de un vistazo siempre será más atractivo, así que además de breve, lo mejor es que sea muy visual. Quien esté interesado te pedirá más información sobre algún área en concreto, o directamente (ojalá) quiera leer el plan de negocio completo.
Presentación del proyecto
Seguramente si alguien de tu entorno te pregunta en qué consiste tu negocio, optes por contarle en algún momento lo que queréis conseguir (además de qué hacéis y cómo). Imagínate en esa situación en la que una persona conocida te pide que le expliques de qué se trata tu negocio. Seguramente no vayas a relatarle el resumen ejecutivo, sino que lo más común sería que hablases del origen del proyecto, de cómo habéis llegado hasta el momento actual y qué es lo que os mueve. Una manera muy común de estructurar este contenido es hablando de misión, visión y valores, que es, en otras palabras, lo que define qué hacéis, cómo hacéis las cosas y por qué.
Presenta tu proyecto acompañando la idea de caras: ¿quién ha tenido la idea? ¿Quién forma parte del equipo promotor? ¿Quiénes son las figuras clave de la compañía? No es cuestión de presentar a todo el equipo (eso llegará más adelante), si no de personalizar y mostrar el alma del proyecto y las personas que lo sostienen.
Hay una parte fundamental de esta presentación, y esa es la propuesta de valor del negocio. Es una fórmula que condensa en una frase (o un par) la información más relevante. La propuesta de valor, o proposición, describe de manera específica, inspiradora y propia el valor que aporta la idea de tu proyecto. Hace referencia al problema que había en el mercado y cuál es la solución que propone tu proyecto, cuál es el tamaño del mercado y quién es el público principal, y en general el objetivo o misión que se persigue.
Estudio de Mercado
Entender el contexto en el que se opera es crucial, en todo momento. Necesitas comprender por un lado el panorama del sector y por otro las perspectivas de tu público objetivo.
Para comprender quién opera en el mercado y cuáles son tanto tus competidores como tus referentes, debes realizar una investigación competitiva. Lo más frecuente es definir dos variables (que hagan referencia directamente a la misión y la visión de tu proyecto), llevarlas a dos ejes que se cruzan y crear un mapa de posicionamiento para ubicar a cada actor en un punto del mapa. Pero, además de eso, te recomendamos que intentes describir las fortalezas y debilidades de cada actor. Y al hablar de referentes, es muy interesante profundizar en tendencias y temas generales para inspirarte. Con este estudio podrás responder a preguntas como estas: ¿qué hace el negocio líder? ¿Cómo se diferencian las empresas del top 3? ¿En qué posición está tu negocio? ¿Cuál es la posición en la que quieres estar?
El otro factor crucial de este estudio es que conozcas lo mejor posible al público objetivo o clientela. Hay muchas técnicas para perfilar a tu público, pero puedes empezar por algo tan simple como escribir el perfil de 2 o 3 personas ficticias: ¿quiénes son? ¿Qué les interesa? ¿Qué les frustra (relacionado con el sector de tu negocio)? ¿Qué tipo de productos o temas consumen? Puedes crear unas fichas para tener siempre en mente a tu público objetivo.
Plan de producción
¿Cómo funciona todo? Explica lo mejor que puedas el proceso productivo. El nivel de detalle o de uso de vocabulario técnico depende de la persona para quien estés escribiendo, pero aunque vayas a un público muy general y no especializado en los temas que tratas, lo mejor es apostar por la transparencia y la trazabilidad.
En esta sección puedes hablar de los proveedores con los que ya cuentas y con los que esperas contar, los distribuidores y los partners productivos (aquí dependerá, como con todo, del carácter de tu negocio). Y es importante que hables también de la legislación que aplique y de qué manera la producción cumple con esa normativa.
Plan organizativo: recursos humanos
Dime con quién andas y te diré quién eres. En esta sección del documento de tu plan de empresa debes hablar de las personas que forman parte del proyecto. ¿Por qué? Pues aunque no parezca evidente a simple vista, uno de los activos más importantes del negocio son las personas que forman parte, sus experiencias y aprendizajes. Lo interesante es mostrar la información que te ayude a justificar que el plan es viable y sólido. Puedes hablar de los sectores de los que vienen, de las características más curiosas de tu equipo… pero en general, lo que no debes olvidar es hablar de cómo se estructura la empresa (el organigrama) y quién la dirige.
Si tu negocio está empezando, si estáis a punto de entrar en fase de crecimiento o está ya creciendo, puedes marcar varias etapas e incluir las proyecciones de contratación. Los negocios los hacen las personas, por lo que todo lo que puedas describir de la cultura empresarial, será útil tanto para que los públicos internos sigan conociendo a la marca como para que los externos tengan todavía más interés.
Plan financiero
Si estás realizando tu plan de empresa para pedir ayudas financieras de cualquier tipo, esta es la sección clave. Y si no es tu caso y tu plan va dirigido a otros públicos, esta sección -aunque no sea la central- también es relevante.
Tu objetivo debe ser reflejar los datos que muestran la estabilidad de tu empresa y cómo (y cuándo) cuentas con llegar a una situación de éxito financiero. No enmascares nada ni ocultes datos porque seguramente se vuelva en tu contra en algún momento: apuesta por la transparencia y la honestidad.
Si tu empresa ya está establecida y este ejercicio de hacer el plan de negocio va más enfocado a marcar la dirección para una etapa, incluye todos los resultados que puedas de las etapas pasadas. El objetivo es, de nuevo, mostrar la trayectoria que ha traído a tu negocio hasta aquí y que tiene como destino final una situación de éxito financiero.
En el momento de realizar proyecciones financieras, los hitos se pueden marcar en diferentes momentos según la madurez de tu negocio o sus propias características. Piensa en proyecciones anuales (y si quieres, luego desgrana hacia trimestres, pero nunca al revés), o en planes a 3-5 años. Si hay un hito claro dentro del futuro de tu empresa (el lanzamiento de un producto que tiene fecha ya marcada, o cualquier hito relevante) puedes hacer que sea un punto de inflexión dentro de las proyecciones. Lo importante es que expliques las proyecciones de manera clara y las vincules al motivo por el que solicitas financiación, necesitas más recursos o realizar cualquier cambio que aplique.
Una de las métricas clave en la sección financiera de un plan de empresa es la Tasa Interna de Rentabilidad (TIR) o Tasa Interna de Retorno, ya que relaciona una inversión con su rentabilidad. Un consejo: echa un ojo a este artículo sobre rentabilidad en el mundo de los negocios.
Estrategia Comercial o de Marketing
En ocasiones, hay que confunde un plan de negocio o plan de empresa con uno de marketing, pero es un error. Una estrategia de marketing es parte de un plan de negocio, y busca definir las formas en las que se van a generar y mantener las ventas.
La estrategia comercial debe arrancar hablando del producto o servicio que ofrece. Si hay más de uno, debes explicar cómo se relacionan y diferencian. Una vez que tengas el producto o servicio definido, avanza para hablar sobre su precio o los planes de precios que tienen sentido, y por último los canales de difusión de la marca para generar ventas. Es importante tangibilizar al máximo y marcarse objetivos concretos, como por ejemplo definir en un canal propio de marketing las métricas de alcance y un objetivo numérico a alcanzar.
No olvides detallar los recursos y las acciones de marketing que utilizarás, porque esto ayuda a entender cómo tu negocio se da a conocer y cómo pretendéis alcanzar los objetivos de ventas y financieros. Incluye medios online y offline, colaboraciones con agencias especializadas de comunicación, publicidad y marketing y momentos clave del año. Con esto podrás lanzarte a hacer un plan concreto con un calendario, pero esto no es necesario que lo incluyas dentro del plan de negocio (simplemente será necesario para trabajar mejor).
Otro consejo: echa un vistazo a este artículo sobre estrategias de retención para asegurar que tus clientes no solo llegan, sino que también se quedan.
Análisis DAFO y plan de contingencias
Antes te decíamos eso de que “un buen plan A cuenta con un plan B”, y lo mantenemos. No es que creamos que el negocio vaya a fallar, pero sí que sabemos que hay numerosos factores a tener en cuenta que influyen en cómo se desarrollan los negocios, y otros que no se pueden ni planificar ni predecir. Es importante ser resiliente y estar dispuestos a iterar (en mayor o menor medida) para asegurar la supervivencia del proyecto.
Puedes realizar el plan de contingencias antes y que sea, por definición, un plan. Para hacer esto, debes intentar anticipar qué podría pasar. Quédate en las dos o tres situaciones más probables y piensa cómo puede pivotar tu proyecto. O, por otro lado, puedes dejarlo dibujado en líneas generales para que esté más abierto a diferentes situaciones pero sin profundizar, e intentar responder de manera más reactiva ante la situación concreta.
El archiconocido análisis DAFO es una herramienta muy útil para repetir en diferentes momentos del camino y anticipar o detectar (para después entender en profundidad) qué está fallando y qué amenazas externas hay que tener en cuenta. Es importante profundizar para entender, pero hay cierto riesgo en caer en “parálisis por análisis”. En cuanto la situación esté medianamente clara, pasa al plan de contingencias. Si ya está definido para esa situación concreta, lo mejor es pasar a la acción y salir del escenario A para entrar en el escenario B. Si la situación es una sorpresa a todos los niveles, vuelve a repasar tu plan de negocio y cuestiona todo aquel punto que, teniendo en cuenta la nueva situación, no vaya a funcionar. El resultado será tu nuevo plan de negocio, adaptado ahora al contexto actual.
Crecer, aprender e improvisar
No hay una fórmula mágica que garantice el éxito de un proyecto, ni una plantilla automática que te vaya a dar resultado de manera sólida. Como toda estrategia, requiere una inversión de esfuerzo grande, así que esperamos que esta plantilla de plan de negocio por lo menos te ayude a emprender. Lo que viene después es escuchar, aprender, seguir creciendo (económicamente, en valores o de la manera que sea) y seguir adaptándose. La única manera de improvisar de forma efectiva es teniendo un buen plan, por muy irónico que parezca. Y lo que necesitas, siempre, son buenos acompañantes en tu camino. Aquí estamos todo el equipo de SumUp para ayudarte a simplificar, consolidar y disfrutar de tu negocio.
