¿Qué diferencia hay entre una factura simplificada y una factura?

Como propietario de un negocio, probablemente estés familiarizado con los términos "factura" y "factura simplificada". Sin embargo, la diferencia entre estos documentos no siempre está clara.

Tanto las facturas como las facturas simplificadas son documentos emitidos en el proceso de compraventa, pero cada uno tiene funciones distintas.

Este artículo explica qué son las facturas y las facturas simplificadas, en qué se diferencian y qué información es necesario incluir en cada uno de estos documentos.

¿Qué es una factura?

Una factura es el documento que un negocio emite a un cliente cuando llega el momento de que este abone los bienes o servicios recibidos. Es una solicitud oficial de pago y también actúa como prueba de compraventa para tu negocio.

Dado que las facturas son documentos oficiales, necesitan incluir ciertos campos obligatorios. Entre ellos están el nombre y la dirección del negocio y del cliente, el número de factura, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento del pago, un desglose de los bienes o servicios vendidos y la cantidad pagadera total.

Si tu negocio tiene un número de registro a efectos de IVA, necesitarás emitir una factura con IVA que incluya más información al respecto.

Las facturas normalmente se emiten una vez que se han proporcionado los bienes o servicios, pero antes de recibir el pago. Sin embargo, también es posible emitirlas tras recibirlo.

¿Qué es una factura simplificada?

Una factura simplificada es el documento que emite un negocio a un cliente cuando este ha abonado sus productos o servicios. Es una prueba de pago tanto para tu negocio como para el cliente.

Las facturas simplificadas de pago deben incluir los datos de tu negocio, la fecha del pago, la cantidad abonada y cualquier cantidad que quede por pagar.

Siempre que un cliente realiza un pago, debe emitirse una factura simplificada. También se incluyen los depósitos o pagos parciales.

La diferencia entre una factura y una factura simplificada

Las facturas y las facturas simplificadas tienen fines distintos, dado que se emiten en etapas diferentes del proceso de compraventa. Las facturas se emiten antes de que el cliente efectúe el pago, mientras que las facturas simplificadas se emiten después de recibirlo. La factura hace la función de solicitud de pago, y la factura simplificada, de prueba.

Esto también implica que cada documento requiere información distinta. La factura debe incluir un desglose detallado de los productos y servicios, mientras que la factura simplificada de pago solo necesita mostrar la cantidad abonada y cualquier cantidad que pueda quedar por pagar. Ambos documentos deben etiquetarse claramente como "Factura" o como "Factura simplificada".

Normas para el envío de facturas y facturas simplificadas

Solo se pueden enviar facturas simplificadas para ventas de hasta 400 euros (IVA incluido) y únicamente para determinadas actividades, como ventas al por menor de bienes personales y ventas de alimentación y bebidas en hoteles y restaurantes. Para las ventas superiores a 400 euros es obligatorio emitir una factura.

En España, las facturas también son obligatorias en las siguientes situaciones:

El cliente es una empresa
El cliente es un particular y solicita una factura
Exportaciones de bienes exentos de IVA
Ventas intracomunitarias
El cliente es una entidad gubernamental
Ventas a distancia o ventas sujetas a impuestos especiales

Los plazos para el envío de facturas varían según el cliente. Si el cliente es un particular, la factura debe emitirse inmediatamente después de que se complete la transacción. En las ventas de empresa a empresa (B2B), las facturas deben emitirse antes del día 16 del mes siguiente.

¿Cómo creo facturas y facturas simplificadas con SumUp?

SumUp ofrece una amplia variedad de soluciones para tu negocio, e incluye facturas y facturas simplificadas de pago.

Con SumUp Facturas, puedes crear facturas profesionales en cuestión de segundos y enviarlas directamente a la dirección de correo electrónico de tu cliente. Puedes incluir tus datos bancarios para aceptar transferencias u optar por incluir un enlace de pago para aceptar pagos en línea.

SumUp ofrece distintas opciones para los pagos, incluidos datáfonos y enlaces de pago. Cada vez que aceptas el pago de un cliente, tienes la opción de enviar una factura simplificada a su dirección de correo electrónico o imprimirla con la impresora de un datáfono.