Cómo hacer un presupuesto

Un presupuesto es un documento comercial, en el que se incluyen los detalles (condiciones y precios) de un servicio ofrecido por un proveedor a un cliente, y saber cómo elaborarlo es esencial para cualquier autónomo o empresa.

A la hora de hacer un presupuesto, es importante recordar que es un documento informativo, pero que, por sí mismo, no tiene validez legal. 

Sin embargo, su valor como herramienta comercial para informar y convencer al potencial cliente hace que sea un documento muy interesante y utilizado. Ahora bien, para saber cómo elaborar un buen presupuesto es importante tener en cuenta qué campos debe incluir.

¿Qué debe contener un modelo de presupuesto?

Para responder a la pregunta ¿cómo elaborar un presupuesto?, tenemos que tener en cuenta que, aunque la estructura del presupuesto no vendrá marcada por unos requisitos legales, como sucede con las facturas, sí que hay ciertos elementos que es necesario incluir al elaborar un presupuesto. 

No está de más recordar que su objetivo es informativo y que influirá en la decisión de compra del cliente. Por ello, un presupuesto debe ser claro e incluir toda la información necesaria sobre nuestra oferta de productos o servicios. 

A continuación, incluimos algunos elementos que debería contener una plantilla de presupuesto:

• Fecha de emisión 

• N.º de presupuesto

• Fecha de validez del presupuesto

• Información de la empresa proveedora del producto o servicio y del cliente: incluyendo el nombre y apellidos o la razón social; la dirección y el CIF, NIF o DNI (si se trata de un particular).

• Detalles de los productos o servicios: es importante incluir el número de unidades, el coste unitario, el IVA que aplica a cada producto o servicio, y el coste total de cada concepto. También es posible añadir otros detalles como los materiales que se utilizarán, si se requerirá de contratación de servicios a terceros, etc. 

• Importe total, desglosando la base imponible y el IVA. 

• Términos y condiciones del servicio. Es interesante definir cuáles serán las condiciones de pago, si existe algún tipo de garantía asociada a la prestación del servicio o a los productos, plazos de entrega, etc. 

¿Cómo calcular un presupuesto?

Hay varias cuestiones que hay que tener en cuenta para calcular un presupuesto. Algunas de ellas dependerán de las particularidades del negocio, de la relación con el cliente o de la repercusión que cerrar la operación pueda tener para futuras ventas, por ejemplo. 

En cualquier caso, el objetivo del presupuesto será dar con una oferta no demasiado baja, ni demasiado alta. 

Ofrecer un precio muy bajo en un presupuesto implica varios riesgos, el más temido, por supuesto, perder dinero con la venta. Pero aunque esto no suceda, un presupuesto inadecuado por ser demasiado barato también devaluará el trabajo de la empresa, y marcará un punto de partida en la relación con ese cliente que será difícil reconducir posteriormente. 

Por el contrario, un presupuesto muy alto podría “espantar” al cliente, sobre todo si cuenta con alternativas más económicas en la competencia o si su necesidad no es demasiado urgente. 

¿Cómo podemos asegurarnos entonces de no caer en estos errores al hacer un presupuesto?

Hay varios elementos que podemos tomar como referencia en el cálculo del presupuesto:

• ¿Cuáles son nuestros costes? El coste de las materias primas que utilicemos, el tiempo invertido en el desarrollo del producto o la prestación del servicio, etc. nos darán un punto de referencia sobre el precio mínimo que tendríamos que pedir para no perder dinero si el cliente acepta el presupuesto. 

• ¿Cuánto queremos ganar con la venta? Es importante definir el margen de beneficio que deseamos obtener con esa operación y ajustarlo en función de otros parámetros, como la relación comercial con el cliente. 

• ¿Qué precios ofrecen nuestros competidores? Esto nos permitirá valorar nuestra oferta con respecto a la competencia y presupuestar en función de ello. 

También deberás tener en cuenta si deseas que tu presupuesto sea cerrado, es decir, que no deje lugar posible a negociación con el cliente; o si deseas que sea un presupuesto abierto, sobre el que podrás comenzar una conversación con el cliente para dar con una oferta que os encaje a ambos.

La validez legal de un presupuesto

Como ya apuntábamos, antes de ser aceptado, un presupuesto no tiene validez legal. Pero aún así, es interesante incluir una fecha de validez en tus presupuestos si quieres generar cierta sensación de urgencia en tu cliente, puesto que si no lo especificas, podría entenderse que la validez de la oferta es indefinida. 

Por otro lado, los presupuestos también se caracterizan por su flexibilidad, al estar abiertos a negociación con el cliente. Fijar una fecha de validez puede ayudar en algunos casos a estimular esa negociación. 

Una vez aceptado, un presupuesto pasa a ser un contrato vinculante tanto para el proveedor, que deberá ejecutar el servicio dentro de los plazos establecidos o procurar los productos, como para el cliente, que deberá abonarlos. 

No obstante, recuerda que la existencia de un presupuesto aceptado no exime de la obligación de emitir una factura. 

Programa para hacer presupuestos

Como has visto, para hacer un presupuesto sencillo, solo hay que seguir los pasos que ya hemos repasado y añadir la información en cualquier editor de texto. En SumUp Facturas te facilitamos plantillas de presupuesto gratis en Word y en Excel, que puedes adaptar a tus necesidades. 

Sin embargo, siempre es recomendable valorar hacerse con un software que te permita hacer presupuestos, como SumUp Facturas. 

¿Por qué es recomendable usar un programa para hacer tus presupuestos? En primer lugar, porque será mucho más sencillo para ti: tendrás tu modelo de presupuesto listo para rellenar en cualquier momento con todos los campos necesarios y solo tendrás que preocuparte de calcular la mejor oferta para cada cliente. 

Además, utilizar un programa para hacer presupuestos te ayudará en la gestión de tu negocio. Será mucho más sencillo saber de un vistazo qué presupuestos han sido enviados, cuáles han sido aceptados y cuáles ya se han facturado. 

Y por último, pero no por ello menos importante, porque utilizar un programa para hacer presupuestos te permitirá emitir presupuestos con una apariencia profesional y eso puede marcar la diferencia sobre cómo te perciben tus clientes.