Cómo hacer una factura rectificativa

La factura rectificativa es un documento que se utiliza en España desde la reforma del Reglamento de facturación de 2012. Es un documento con un nombre particular, pues en ningún otro país se utiliza esa denominación.

Pero eso ahora es lo de menos. Lo importante es saber: ¿para qué sirve la factura rectificativa? ¿Cuándo se debe emitir? ¿Qué hay que tener en cuenta?

Qué es una factura rectificativa

La factura rectificativa es un documento que se debe emitir en las siguientes circunstancias:

• Cuando la factura original no cumple con los contenidos mínimos exigidos en una factura.

• Cuando hay un error en algún dato identificativo.

• Por una devolución total o parcial.

• Cuando hay un error en el importe.

• Cuando el IVA esté mal calculado.

• Para recuperar el IVA de una factura impagada.

El Reglamento dice que la factura rectificativa se debe emitir tan pronto ocurra la circunstancia que la justifica. Por poner un ejemplo sencillo: si ha habido un error en el importe, tan pronto se haya descubierto el error, se debe emitir la rectificativa.

Emitir una factura rectificativa es también una obligación cuando se da alguna de las circunstancias arriba descritas. Por lo que no hay alternativas ni sirve, por ejemplo, hacer una modificación a mano sobre la original como si aquí nadie hubiera visto nada.

¿Factura rectificativa o abono?

La factura de abono es un término que tradicionalmente se ha empleado para abonar facturas, ya sea debido a una devolución, una anulación del pedido, etcétera.

Sin embargo, el concepto de factura de abono desapareció del Reglamento de facturación y en su lugar se mencionó únicamente la factura rectificativa.

En otras palabras: el único documento válido ahora mismo en España para tal fin es la factura rectificativa.

Anular una factura emitida

Por diferentes motivos, un autónomo o empresa pueden verse obligados a tener que anular una factura.

Pero - ¡atención! - que por anular no entendemos aquí eliminar una factura. Entre otras cosas, porque eliminar una factura no es una práctica legal.

Ahora bien: si, por ejemplo, se trata de anular una factura con errores antes de haberla emitido - por ejemplo, con un programa de facturación - entonces sí basta con eliminarla. Digamos que, en este caso, los trapos sucios se lavan en casa. Y aquí paz y después gloria.

Pero una vez emitida, eliminarla ya no es posible. Así que para anularla el procedimiento correcto es emitir una factura rectificativa. Por lo que, según el mismo Reglamento, solo es posible anular una factura en los supuestos mencionados antes.

¿Se puede anular una factura no cobrada?

Si nos encontramos con una factura no cobrada, esta no se puede anular sin más. Fiscalmente se debe declarar e ingresar el IVA (salvo aquellos que forman parte del criterio de caja). La normativa permite recuperar el IVA después. Para ello hay que emitir una factura rectificativa.

Pero, cuidado, porque para poder hacer esto - anular la factura no cobrada para recuperar el IVA - se deben dar una de las siguientes condiciones:

• Que tu cliente se haya declarado en concurso de acreedores.

• Haber pasado al menos seis meses (para autónomos y pymes) desde la emisión de la factura y haber reclamado su pago ya sea por reclamación judicial o requerimiento notarial.

Ejemplo de factura rectificativa

Una factura rectificativa tiene que tener los mismos contenidos que una factura, pero con tres diferencias:

• Ha de poner que se trata de una Factura rectificativa.

• Debe indicar el número de factura original y la fecha de emisión.

• Se debe mencionar el motivo por el que se emite la factura rectificativa.

• Debe mostrar aquello que rectifica (si el importe completo, que si una devolución, que si el error en el cálculo del IVA, etc.).

El resto, como decíamos debe ser igual que una factura ordinaria:

• Número de factura rectificativa.

• Fecha de emisión.

• Datos del emisor y el destinatario (nombre o razón social, dirección, NIF / CIF).

• Descripción del servicio o producto.

• El precio unitario.

• El tipo de IVA y la cantidad de IVA que se suma al precio antes de impuestos.

• El importe a corregir.

Aquí puedes observar un ejemplo de factura rectificativa creado con SumUp Facturas:

Numeración de la factura rectificativa

La factura rectificativa sigue su propia numeración. Esto quiere decir que no puede mezclarse con la numeración de las facturas ordinarias.

Ha de tener, por tanto, su propia serie numérica y esta debe ser correlativa. Para evitar confundirlas con la numeración de las facturas ordinarias, te recomendamos emplear el prefijo “RE-”. Así sabrás cuándo se trata de una factura rectificativa y cuándo de una ordinaria.