Cuántos años hay que guardar las facturas
Guardar facturas, esa es la cuestión. En un mundo desbordante de datos, donde cada autónomo o empresa almacena una cantidad cada vez más ingente de información, resulta relevante tener presente ciertas cuestiones legales con respecto a las facturas.
¿Cuánto tiempo hay que guardarlas? ¿Cómo hay que guardarlas? ¿De qué manera puedo conservarlas sin perderlas?
Obligación de guardar facturas
La Ley obliga a guardar las facturas y otros documentos relativos al negocio.
El Código de Comercio, en el artículo 30, señala la obligación de guardar durante seis años toda la documentación y justificantes de las anotaciones registradas en los libros obligatorios de la empresa. Y entre estos documentos y justificantes destacan las facturas, tanto las de venta como las de compra.
Por otro lado, la Ley General Tributaria indica que el plazo de prescripción de los impuestos es de cuatro años. Lo que traducido al tema que nos ocupa significa que las facturas - tanto las de compra como las de venta - se deben guardar durante cuatro años (artículo 29).
En caso de requerimientos, el plazo se puede alargar hasta seis años. Y si se tiene facturas de inmovilizado, estas se deben conservar el tiempo que dure la amortización del activo.
Cómo guardar las facturas
Ya no hay obligación de guardar las facturas en papel. La Agencia Tributaria también permite su almacenamiento electrónico.
Lo importante, ahora bien, es que la conservación de las facturas cumpla tres requisitos: que guarden el contenido íntegro, que conserven la autenticidad de su origen y que sean legibles.
Cuánto tiempo hay que guardar las facturas de una sociedad
Cualquier sociedad debe cumplir con la obligación de conservación de las facturas señalada más arriba. No hay excepciones, en este sentido, a la regla.
Ahora bien, la Ley hace un inciso en aquellas sociedades que tributan por el Impuesto de Sociedades. Y es que en caso de pérdidas continuadas antes de impuestos, el plazo de conservación se amplía hasta los diez años desde la fecha en que se produjo el primer resultado negativo.
¿Qué ocurre si la sociedad se disuelve? En tal caso se aplica la misma normativa y son los liquidadores quienes están obligados a cumplir con este precepto.
Cuántos años hay que guardar las facturas de un autónomo
Los autónomos están sujetos a la misma norma. Al no tributar por Sociedades, sino por el IVA, no deben extender el periodo de conservación en caso de sufrir pérdidas en un ejercicio.
Si un autónomo cesa en su actividad, debe conservar las facturas el tiempo indicado más arriba. Esto es: cuatro años desde la presentación del impuesto (el IVA).
Soluciones para guardar las facturas todo el tiempo que requieras
Decíamos al principio que autónomos y empresas deben conservar cantidades enormes de datos. Esto supone un reto, especialmente para autónomos y pymes, que cuentan con menores recursos.
Afortunadamente, existen herramientas en el mercado, asequibles para cualquier emprendedor, que permiten gestionar y guardar todos los documentos esenciales del negocio.
Es el caso de los programas de facturación, que no solo sirven para hacer facturas, sino también para conservarlas de manera segura y accesible.