Cómo gestionar facturas impagadas
Que tus clientes te paguen a tiempo es fundamental para que tu negocio tenga éxito. Sin embargo, la mayoría de autónomos y empresarios se encontrarán ocasionalmente con una realidad frustrante: pagos atrasados.
Si te encuentras con que tienes facturas vencidas, hay una serie de iniciativas que puedes tomar para conseguir que tu cliente te pague.
En este artículo te contamos qué hacer en caso de tener facturas impagadas y vencidas para evitar que este tipo de situaciones te ocurran.
Primero de todo, contar con un programa de facturación que te permita seguir el estado de tus facturas es fundamental para llevar a día tu negocio. Con SumUp Facturas, podrás ver de un simple vistazo el estado de todas las facturas.
Para evitar llegar a la situación de tener facturas vencidas, existen diferentes estrategias que puedes seguir:
La fecha de vencimiento en tus facturas
Si pones una fecha de vencimiento en tu factura, tu cliente sabe exactamente hasta qué día tiene para pagarte. En lugar de poner el clásico “a pagar a 30 días a partir de...” si pones una fecha específica, no hay lugar a dudas.
Además, si terminas teniendo que reclamar el pago de dicha factura, esto te pondrá las cosas más fáciles.
¿Cuánto tiempo tienes para fijar una fecha de vencimiento? El Real Decreto-ley 4/2013, de 22 de febrero estipula que, en caso de no haberse fijado un plazo de pago, serán 30 días naturales a partir de la recepción de la mercancía o prestación del servicio.
Los plazos de pago, si así se pactase entre las partes, pueden alcanzar un plazo máximo de 60 días naturales.
Incluir la fecha de vencimiento dejará claro a tu cliente sus obligaciones de pago y evitarás que tus clientes te paguen tarde.
Añade condiciones de pago a tus facturas
Si bien no es obligatorio incluir las condiciones de pago en tus facturas, es siempre buena idea hacerlo. De esta manera, tus clientes sabrán exactamente cómo y cuándo tienen que pagarte.
Los términos de pago, además de proporcionar información clara y detallada sobre cómo el cliente ha de pagar la factura, también pueden incluir información específica de esa venta en particular, como por ejemplo, un descuento.
Las condiciones de pago se pueden enumerar en cualquier parte de la factura. Sin embargo, para asegurar su visibilidad, te recomendamos agregar esta información en la parte inferior, debajo de las líneas de factura y los totales.
Ofrece diferentes métodos de pago
Para disminuir el número de clientes que te pagan fuera de plazo, siempre es buena idea ofrecer opciones de pago adicionales.
Ofrecer pagos online a tus clientes te permite cobrar tus facturas mucho antes. Puedes hacer esto a través de SumUp.
Envía recordatorios de pago
Nadie es perfecto y no sería de extrañar que el cliente simplemente se haya olvidado de pagar la factura. En este tipo de situaciones, es tan sencillo como llamar a tu cliente o enviarle un email recordándole que tiene que pagar esa factura.
Sin embargo, si el pago se retrasa mucho o si este tipo de situaciones ocurren a menudo para un cliente en particular, siempre puedes enviarle recordatorios de pago. Además, puedes espaciarlos en el tiempo y cambiarlos a un tono más serio después de enviar más de uno.
Por ejemplo, un recordatorio amistoso podría ser algo así:
“Queremos informarte que no hemos recibido el pago de la siguiente factura. Te agradeceríamos mucho si pudieras realizar el pago lo antes posible. Muchas gracias."
Y para hacer seguimiento, un recordatorio de pago más serio podría ser:
“La factura que se indica a continuación aún no está pagada. Por favor, envía el pago de manera inmediata."
Y de esta manera seguir subiendo la seriedad del mensaje.
Cobra intereses de demora
Una de las alternativas que te queda es cobrarle a tu cliente intereses de demora. Normalmente, el interés de demora suele haberse acordado entre las partes previamente. De no ser este el caso, se aplica el interés que fija la Ley de Presupuestos Generales del Estado.
Para calcular el interés de demora, se multiplica la deuda por el tiempo pasado desde el vencimiento de la misma y se divide entre 365. Después, se multiplica por el tipo de interés de demora.
Pongamos un ejemplo. Imagina que un cliente tiene una deuda contigo de 5.000 € y dicha deuda venció hace 2 meses. Teniendo en cuenta que el interés de demora para 2021 es del 3, 75 %, este será el cálculo para conocer cuánto puedes exigirle a tu cliente como interés de demora.
Interés de demora = 5.000 x (60/365) x 0,03 = 24,66€
Estos intereses deberás facturarlos a parte de la factura original y sin IVA.