Dudas sobre la numeración de facturas
A la hora de iniciar la facturación de tu negocio surgen dudas sobre cómo numerar las facturas. En SumUp Facturas te respondemos a las principales dudas.
La numeración de las facturas genera ciertas dudas. Especialmente, entre aquellos autónomos y empresarios que inician una actividad o llevan poco tiempo.
La normativa de facturación tampoco ayuda, ya que esta solo regula sobre la serie numérica de las facturas (que ha de ser correlativa).
¿A quién preguntar, entonces? Empecemos por la autoridad fiscal, es decir, por la Agencia Tributaria.
La numeración de facturas emitidas
La Agencia Tributaria establece unas recomendaciones sobre la numeración de las facturas. Resumiendo:
Se puede usar y combinar caracteres alfanuméricos (del 0 al 9 y de la A a la Z).
Las letras deben ir en mayúsculas.
Se puede introducir un espacio entre caracteres. Pero no más de uno.
No se puede introducir un espacio al inicio de la numeración.
Se pueden usar caracteres especiales como el guion en todas sus manifestaciones (medio, "-"; bajo, "_"), la barra inclinada ("/") o el punto (".").
Estas recomendaciones nos invitan a establecer numeraciones - o series numéricas - que pueden indicar el año fiscal en curso (2021/001, donde 2021 indica el año fiscal) o distintas actividades o establecimientos (A2021/001 y B2021/001, para el establecimiento A y el establecimiento B, respectivamente).
Ejemplos de numeración de facturas
Al hilo de las recomendaciones de Hacienda, te sugerimos los siguientes ejemplos para configurar la serie numérica:
2021-001 o 2021/001, donde el prefijo indica el año fiscal en curso.
También (más breve), 21-001 o 21/001.
ASP21/001 o ASP21-001, donde el prefijo “ASP” indica la serie concreta de la actividad.
También puedes empezar simplemente con el número 1. No obstante, es algo que, si puedes evitarlo, mejor, ya que podrías confundir las facturas de distintos años. De ahí que hagamos hincapié en usar como prefijo el año fiscal.
Con SumUp Facturas puedes establecer la serie numérica que desees. Te dejamos a continuación un ejemplo para que lo compruebes tú mismo:
Ejemplo de una factura hecha con SumUp Facturas
La numeración facturas rectificativas
Las facturas rectificativas deben llevar una numeración distinta. Es decir, han de seguir una serie numérica propia.
Se pueden numerar como uno desee, aunque el sentido común nos sugiere que se numeren indicando, abreviado, el concepto de rectificación. Por ejemplo, RE21/001, donde "RE" significa "rectificativa" y "21" el año fiscal en curso (2021).
La numeración de facturas de un año a otro
Se recomienda cambiar la serie numérica de un año a otro. Es decir, que al empezar el año fiscal, la serie numérica empiece de nuevo por el principio.
Esto se puede hacer indicando, por ejemplo, el año fiscal en curso en el comienzo de la serie.
No está permitido establecer series numéricas por meses.
Error en la numeración de facturas: ¿qué hacer?
Ante un error en la numeración se suele recomendar anular la factura emitiendo una rectificativa.
Sin embargo, esto no siempre es necesario. Al menos no siempre en todas las circunstancias. Por ejemplo, alguien que ha duplicado un número de factura debido a un despiste o un error informático.
Si ambas facturas con el número duplicado pertenecen al mismo trimestre fiscal - y no se desvirtúa, por tanto, el pago del IVA a Hacienda - se puede hacer un arreglo manual, ya sea colocando un asterisco o cualquier otro símbolo o formulación (bis).
También sería imprescindible acreditar dicho arreglo de cara a Hacienda, por si acaso.
Por último, frente a dudas con un error de numeración, mejor consultar con la gestoría antes de hacer nada.
Salto en la numeración de facturas
Este es un error típico que queremos mencionar aparte: cuando hay un salto en la numeración de las facturas, ¿qué se hace? ¿Emitir rectificativas para subsanar el salto?
Ante tal duda, existe una consulta vinculante a la Dirección General de Tributos (V2517-09 de 16 de Noviembre de 2009).
En su resolución, relativa a un salto en la numeración provocado por un fallo informático, la DGT señala lo siguiente:
en el supuesto objeto de consulta, en el que se produce un salto en la numeración correlativa de las facturas, como consecuencia de un error en la aplicación informática, cabe considerar que dicho salto no altera la citada correlación numérica, siempre y cuando dicha circunstancia quede debidamente acreditada y la misma no dificulte la comprobación por la Administración tributaria de las obligaciones del sujeto pasivo consultante.
En otras palabras, no habría que rehacer nada, siempre y cuando se acredite que el salto se debe, como en este caso, a un error informático.
Más información al respecto: Salto en la numeración de facturas: ¿qué hacer?
La numeración de facturas proforma
¿Se deben numerar las facturas proforma? La respuesta es clara: no, no hay que numerarlas.
Al no tener valor fiscal (ni contable), la factura proforma no exige numeración.