Orden de compra - ¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra (también conocida como pedido de compra o nota de pedido) es un documento emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor.

Es muy habitual enviar órdenes a los proveedores. A partir de una orden de compra de un cliente puedes realizar la factura correspondiente de manera más rápida.

Una orden de compra detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, precio y condiciones de pago, y forma de entrega. El vendedor deberá conservar el documento original y el comprador el duplicado.

Es útil para el comprador para saber el tipo y la cantidad del gasto, y para el vendedor para poder preparar el pedido y hacer facturas en caso de aceptar el pedido. Cuando el proveedor acepta dicha orden de compra, existe inmediatamente un contrato entre las dos partes.

Contenido de la orden de compra

Las diferentes partes de la orden de compra se detallan a continuación:

  • Datos de contacto y dirección del comprador (emisor de la orden de compra)

  • Datos de contacto y dirección del proveedor

  • Fecha y lugar de emisión del pedido

  • Nombre, cantidad, precio y descripción de los productos que se van a comprar

  • Términos de pago (modo de pago) y de entrega del pedido (cuándo y cómo se recibirá el producto)

  • Coste total del pedido y costes de envío

  • Firma autorizada

Importancia de la orden de compra

Entre los pros para utilizar órdenes de compra, los más importantes son;

  • Certeza; ambas partes quedan protegidas en caso de que el proveedor no cumpla con su parte enviando los productos ordenados, o que el comprador no pague la cantidad establecida.

  • Optimización; agiliza la gestión del inventario y el control de las finanzas.

  • Envío más rápido y eficiente; la orden de compra precisa la fecha de envío en la que el comprador recibirá el pedido, adecuándose así a sus necesidades.