Recordatorio - ¿Qué es un recordatorio?
Un recordatorio es un aviso que se envía a un cliente para informarle de que tiene una factura impagada.
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En determinados sectores es costumbre enviar recordatorios a los clientes cuando no pagan las facturas dentro del tiempo acordado.
¿Cuándo enviar un recordatorio?
Al prestar un servicio o entregar un producto a un cliente, normalmente debes hacer una factura por el importe acordado.
En dicha factura se recomienda señalar las condiciones de pago y la fecha de vencimiento, que pueden indicarse como espacio de tiempo (por ejemplo, "dentro de 14 días tras la recepción de la factura") o datando una fecha límite exacta.
Si el cliente no ha pagado dentro del tiempo señalado, se recomienda entonces enviarle un recordatorio. El recordatorio no tiene por qué enviarse al momento de vencer la fecha de pago, pues muchos clientes apuran hasta el último día para pagar la factura, con lo que el importe puede aparecer al día siguiente o al cabo de unos días en la cuenta del cliente.
Sin embargo, no se recomienda esperar demasiado, si de lo que se trata es de que dicha deuda sea saldada lo antes posible.
Cómo formular el recordatorio
Recibir un recordatorio no es agradable. De hecho, muchos clientes se lo toman a mal, aunque la razón no caiga siempre de su lado. De ahí que se recomiende que el primer recordatorio tenga un tono amistoso, especialmente cuando se trata de un cliente que suele pagar siempre a tiempo.
Una formulación cordial sería:
Queremos informarte de que no hemos recibido el pago de la presente factura. Te agradeceríamos que lo comprobaras y nos informaras lo antes posible. Muchas gracias por ayudarnos.
Si después de un primer recordatorio no se ha recibido noticia del cliente (ni pago alguno), se puede enviar un segundo recordatorio con un tono más severo. De tampoco funcionar este, un tercer recordatorio, elevando la severidad, es recomendable.
En un cuarto recordatorio ya se puede ser más severo, siempre dentro del respeto:
La presente factura está todavía pendiente de pago. Lamentablemente, este no es el primer recordatorio y nos gustaría tener esta deuda saldada de la forma más amistosa. Es por ello que te rogamos, de nuevo, realizar el pago para evitar recurrir a vías menos gratas que no benefician a nadie.
Más de tres o cuatro recordatorios no son recomendables, por lo que de pasarse este límite, quizá debas explorar otras vías o procedimientos por impago de facturas.
Por cierto: con el programa de facturación de SumUp Facturas puedes cobrar antes tus facturas. Al recibir la factura, tus clientes recibirán también un enlace de pago y así puedan pagarla en el momento.
¿Se recomienda cobrar intereses por un impago?
No es obligatorio cobrar intereses a un cliente cuando se retrasa en el pago de una factura. En países como Reino Unido se acostumbra a hacer en determinados sectores. En España, no es costumbre.