Aprende los conceptos básicos de contabilidad para gestionar las finanzas de tu tienda

La contabilidad tiene a menudo la mala fama de ser tediosa y excesivamente complicada, pero en realidad dista mucho de serlo. Se compone esencialmente de una actividad sencilla: documentar todo el dinero que entra y sale de tu empresa.

Esta es una parte importante de la gestión de un negocio, no solo para ayudar a declarar los beneficios y los gastos a efectos fiscales, sino también para supervisar la salud financiera de tu empresa. Equilibrar las cuentas es, por tanto, esencial para mantener tu tienda en línea en funcionamiento, al tiempo que te ofrece una visión general de las oportunidades para reducir los costos y aumentar las ganancias.

Estados financieros que debes conocer

Estos son los tres documentos financieros que prácticamente todas las empresas necesitan:

Balance

Registra tus activos, pasivos y el patrimonio neto. Tus activos son el inventario, el efectivo y las cuentas por cobrar (en el plazo de un año). El pasivo son las deudas relacionadas con la empresa, mientras que el patrimonio neto es lo que le queda después de restar el pasivo del activo. Es deseable tener un patrimonio neto positivo.

Estado de resultados

Esto incluye todo el dinero ingresado durante un periodo fijo, como un mes, un trimestre o un año. Se divide en ingresos operativos (lo que ganas con las actividades comerciales normales, como vender productos en tu inventario) e ingresos no operativos, que pueden generarse a partir del retorno de una inversión o la venta de una propiedad.

Estado de flujos de efectivo

Esto muestra todos los fondos que entran y salen. Incluye todos los costos, como alquileres, inventario y mantenimiento, junto con todas las fuentes de ingresos para el periodo en cuestión. Esto te ofrece una instantánea de los ingresos brutos, el beneficio neto y exactamente dónde se está moviendo el efectivo o si se está desperdiciando innecesariamente.

Seguimiento del inventario

Si tu tienda en línea se basa en la venta de productos físicos, entonces es crucial hacer un seguimiento de cuántas unidades estás almacenando, así como del flujo de caja que tu inventario genera para el negocio, junto con cualquier disminución, o pérdidas, que se produzcan.

Actualizar periódicamente los registros financieros

Parece obvio, pero siempre debes asegurarte de que tus registros financieros estén al día. Eso significa registrar todas tus transacciones, anotar cada factura, recibo y pago de salario.

También deberás acompañar lo que están haciendo tus empleados, esto significa recolectar sus recibos y reembolsarles los costos que hayan asumido, tales como los gastos de viaje.

Llevar un control minucioso de tus finanzas también te ayudará en la planificación del presupuesto y en las deducciones de impuestos. A continuación te indicamos cómo puedes planificar tus actividades de contabilidad:

• Diariamente: Lleva un registro de todos tus recibos, facturas y otros documentos en carpetas

• Semanalmente: Registra el flujo de caja y los gastos variables: todos sus ingresos, así como los costos nuevos y los corrientes.

• Mensualmente: Periodo de tiempo bloqueado para cuadrar las cuentas. Documenta tus ingresos, suma tus gastos y luego calcula tu beneficio neto mensual a partir de lo que te sobre.