Opi kirjanpidon alkeet ja hallitse myymäläsi taloutta

Kirjanpidolla on usein negatiivinen kaiku, ja sitä pidetään tylsänä ja liian vaikeana, mutta sitä se ei todellisuudessa ole. Kirjanpito koostuu periaatteessa yhdestä yksinkertaisesta toiminnosta – siinä dokumentoidaan kaikki raha, joka tulee yritykseen ja poistuu yrityksestä.

Tämä on tärkeä osa liiketoimintaa, ei ainoastaan tulojen ja kulujen ilmoittamiseksi verotusta varten, vaan myös yrityksesi talouden seuraamiseksi. Kirjanpito on näin ollen tärkeää verkkokauppasi ylläpidon kannalta, ja se antaa sinulle samalla mahdollisuuden vähentää kuluja ja kasvattaa katetta.

Tärkeät tilinpäätökset

Periaatteessa kaikki yritykset tarvitsevat nämä kolme asiakirjaa:

Tase

Taseessa ilmoitetaan varat, velat ja omistajan pääoma. Varoihin kuuluvat varasto, rahavarat ja saatavat (vuoden kuluessa). Velkoihin kuuluvat liiketoiminnan velat, kun taas omistajan pääoma on se, mitä jää jäljelle, kun velat vähennetään varoista. On hyvä pyrkiä positiiviseen pääomaan.

Tulotosite

Tämä kattaa kaiken rahan, joka saadaan tietyssä ajanjaksossa, esimerkiksi kuukaudessa, vuosineljänneksessä tai vuodessa. Se jaetaan operatiiviseksi tuloksi – normaalista liiketoiminnasta saatava tulo, esimerkiksi myymällä varastossa olevia tuotteita – ja ei-operatiiviesksi tuloksi, joka voi olla investoinneista tai kiinteistön myynnistä saatua rahaa.

Kassavirtatosite

Tässä näkyvät kaikki saapuvat ja lähtevät varat. Lisää kaikki kulut, kuten vuokrat, varasto ja ylläpito, sekä kaikki tulonlähteet kyseiselle jaksolle. Tästä saat pikakuvan bruttotulosta, nettotuotosta ja tarkat tiedot siitä, mihin rahat liikkuvat tai meneekö rahaa hukkaan.

Varaston seuraaminen

Jos verkkokauppasi perustuu fyysisten tuotteiden myyntiin, on tärkeää seurata varastossa olevien yksikköjen määrää, kassavirtaa, jonka varastosi tuottaa liiketoiminnalle, sekä hävikkiä tai tappioita, joita mahdollisesti tapahtuu.

Päivitä talousraportit säännöllisesti

Tämä kuulostaa itsestäänselvältä, mutta aina kannattaa varmistaa, että yrityksen kirjanpito on ajan tasalla. Se tarkoittaa, että kirjataan ylös kaikki maksutapahtumat sekä jokainen lasku ja palkanmaksu.

Sinun täytyy myös olla tietoinen työntekijöidesi toiminnasta, mikä tarkoittaa kuittien keräämistä työntekijöiltä sekä heidän kulujensa, esimerkiksi matkakustannusten, korvaamista.

Talouden tarkka seuraaminen auttaa myös budjetin suunnittelussa ja verovähennyksissä. Näin voit suunnitella kirjanpitoasi:

• Päivittäin: Talleta kaikki kuitit, laskut ja muut dokumentit kansioihin

• Viikoittain: Kirjaa ylös kassavirta ja vaihtelevat kulut – kaikki ansaitut rahat sekä uudet ja jatkuvat kulut

• Kuukausittain: Varaa aikaa kirjanpidolle. Kirjaa ylös tulot, laske yhteen kaikki kulut. Kuukauden nettotuotto on summa, joka jää yli.