Comment gérer la comptabilité de son restaurant au quotidien ?

Parce que nous sommes conscients que tous les restaurateurs ne sont pas nés avec la fibre comptable, nous avons voulu centraliser au même endroit toutes les informations qu’il vous faut, que ce soit : 

• Avant l’ouverture : les bases de la comptabilité prévisionnelle.

• Après l’ouverture : bien tenir sa comptabilité au quotidien.

• TVA et certification : ce qui change pour votre caisse enregistreuse.

SumUp vous accompagne dans la gestion de votre comptabilité ! Gagnez du temps avec un équipement professionnel, des solutions de paiement intégrées, et un service client fiable.

Pourquoi tenir la comptabilité de son restaurant

Quelles sont les obligations légales des restaurateurs en matière de comptabilité ? 

Parce qu’un restaurant a presque toujours le statut de société, vous êtes soumis aux mêmes obligations comptables que les autres commerçants. Veillez à bien respecter ces obligations puisque des preuves vous seront demandées lors d'un contrôle fiscal.

Chaque année, vous devez donc :

• Tenir une comptabilité générale au restaurant

• Fournir un bilan comptable auquel vous devez joindre une annexe si deux de ces conditions sont remplies : Votre bilan est supérieur à 350 000 €, vous réalisez un chiffre d’affaires supérieur à 700 000 €, votre structure emploie plus de 10 salariés permanents en moyenne.

• Fournir un compte de résultat

• Effectuer un inventaire

La loi vous impose un inventaire annuel, mais rien de vous force à vous y limiter. Plus vous faites l’inventaire régulièrement, plus il est facile et rapide à effectuer. Nous vous recommandons de l’effectuer au moins une fois par mois, afin de réagir rapidement en cas d’incohérence.

Quelques définitions :

Le compte de résultat

Le compte de résultat présente l'ensemble des produits et des charges d'une société au cours d'un exercice – c’est-à-dire de l’année qui vient de s’écouler. En faisant apparaître les variations de patrimoine, il permet de dégager le résultat net de la société. 

Parce qu'il renseigne sur les performances de l'entreprise, le compte de résultat est important pour l'administration fiscale comme pour les dirigeants – et ses financeurs potentiels. Contrairement au bilan, qui s'intéresse à l'historique de l'entreprise depuis sa création, le bilan concerne uniquement les flux de l'année écoulée.

Le bilan comptable

Le bilan comptable est la photographie de la santé financière de l’entreprise à un instant précis : il recense l’intégralité de ses possessions et de ses dettes. Il ne sert pas qu’à l’administration fiscale : les banques aussi l’utilisent pour s’assurer de la solvabilité d’une société.

Le bilan comptable se compose de deux colonnes : 

Les actifs : tout ce que possède l’entreprise

• Les immobilisations incorporelles (Licence, logiciel…)

• Les immobilisations corporelles (Machines, bâtiments…)

• Les immobilisations financières (Titres financiers, cautions…)

• Les stocks de marchandises (En cas de cession, le bilan est l’occasion de faire valoir la valeur de votre stock.)

• Les créances clients

• La trésorerie (Vos comptes bancaires et placements)

Les passifs : tout ce que doit l’entreprise, et à qui

• Les capitaux propres (Capital social : votre apport financier à la création de l’entreprise; réserves : la partie des bénéfices qui n’a pas été redistribuée)

• Les dettes financières (Le montant des emprunts bancaires encore dus)

• Les dettes fournisseurs

Qu’est-ce que la comptabilité d’engagement ?

La comptabilité d'engagement prend en compte les créances et les dettes de l’entreprise. Cela signifie que toute facture – client ou fournisseur – est considérée comme un engagement et doit être enregistrée dans la comptabilité.

La comptabilité d’engagement permet d’obtenir une photographie fidèle de la situation financière et comptable de l’entreprise – sans l’angle mort que représentent les dettes et créances.

Tout au long de l’année, vous devez donc tenir un inventaire précis des rentrées et sorties des marchandises : de leur quantité et de leur prix d’acquisition.

Votre comptabilité doit être : 

• Exhaustive : elle doit enregistrer tous les mouvements entrants et sortants de votre restaurant.

• Exacte : ne pas comporter d’erreurs, ni d’approximations.

• Étayée par des pièces justificatives : que vous devez conserver 10 ans et présenter à l’administration fiscale si elle en fait la demande.

Les ratios essentiels à surveiller en restauration

Les ratios vous permettent de vous situer par rapport à la concurrence. Votre expert-comptable, grâce à sa connaissance de votre secteur, sera en mesure de vous transmettre les chiffres propres à chaque type d’activité : restauration rapide, traditionnelle, crêperie, pizzeria, brasserie, etc… 

Le taux de marge

Son calcul : marge brute / chiffre d’affaires hors taxe

Il se situe aux alentours de 70-75%. Les restaurations rapides et traditionnelles ont traditionnellement les taux les plus bas ; les crêperies les plus élevés.

Les charges du personnel 

Son calcul : (salaires bruts + charges) / chiffre d’affaires hors taxe

Ce ratio indique la part du coût salarial dans le prix d’un repas. Il est généralement compris entre 35 et 45%.

Le chiffre d’affaires par personne 

Son calcul : chiffre d’affaires / nombre de personnes à temps plein présentes sur cette période

Ce ratio vous permet de mesurer la productivité des salariés. Il se situe en général entre 60 000 et 70 000 €. 

⚠️  Si vous cherchez à trop optimiser ce ratio, cela peut entraîner un temps d’attente plus long pour vos clients ou une charge de travail trop importante pour vos équipes et, en conséquence, un risque d’erreur et un turn-over accru.

Comment bien s’organiser pour tenir la comptabilité de son restaurant

Appliquer le bon taux de TVA à chacune de ses transactions

L’une des spécificités de la restauration est de vendre des produits à différents taux de TVA. Ces taux sont au nombre de trois :

• 10% pour la nourriture consommable immédiatement. Il s’agit du taux le plus commun ; il s’applique également aux repas livrés à vos clients.

• 20% pour les boissons alcoolisées, plus quelques exceptions. Par exemple : le caviar et le chocolat. Votre expert-comptable vous aidera à n’en manquer aucune.

• 5,5% pour les contenus vendus scellés. Par exemple : les canettes de boisson non alcoolisée, bouteilles capsulées, paquets de chips….

Pour assurer le caractère exact de votre comptabilité au restaurant, il est essentiel d’appliquer le bon taux de TVA à chacune de vos transactions. 

Cela vous semble complexe ? Rien de plus simple en vérité : bien paramétré, votre logiciel applique automatiquement le taux de TVA correct à chacune de vos ventes.

Bien s’organiser pour ne perdre aucune facture 

Dans la restauration, on paie ses fournisseurs à la fin du mois / de la semaine. Pour ne pas faire d’erreur lors du règlement de ses fournisseurs, il est donc essentiel d’accéder facilement à l’ensemble de ses factures à jour.

Recommandation de classement de vos justificatifs comptables :

• Dans un premier classeur : insérez 12 intercalaires, une pour chaque mois de l’année, et rangez vos factures par ordre chronologique et fournisseur.

• Dans un second classeur : organisez tous les autres documents utiles :

  • Les relevés bancaires,

  • Les relevés de cartes bancaires, récapitulatifs de commissions…

  • Les bulletins de salaire

  • Les appels de cotisation à la

  • Les éléments de caisse

  • et bien plus !

Cette organisation vous aidera à gagner du temps sur votre gestion quotidienne et facilitera également la tâche à votre expert-comptable.

💡  Les factures “portées disparues” sont un problème récurrent dans la restauration. Pour les facturettes faciles à perdre, pensez à les photographier immédiatement pour que cette trace, au moins, demeure. Attention toutefois, la photographie n’a pas de valeur probante. En d’autres termes : faites malgré tout votre possible pour ne pas perdre les factures numérisées.

Comment choisir votre expert-comptable ?

Pourquoi faire appel à un expert-comptable ? 

Pour être serein quant à vos obligations légales

La comptabilité au restaurant est un sujet complexe qui requiert une vigilance de tous les instants – et beaucoup de temps. Une comptabilité mal tenue, un abus de bien social – même accidentel, cela existe –, une erreur de saisie qui entraîne des incohérences sont passibles de sanctions.

L’administration fiscale sait faire preuve de compréhension, mais en cas d’erreur, les échanges avec elle peuvent rapidement devenir chronophages. Il est donc préférable de s’en remettre à une personne dont c’est le cœur de métier et qui pourra y consacrer toute son attention.

Avec notre partenaire Keobiz, un expert comptable en ligne, nous vous simplifions votre quotidien de commerçant. Il s’agit d’un cabinet d’expertise comptable spécialisé dans les secteurs du CHR et du Retail, qui vous accompagne avec des outils dédiés, pour faire respecter vos obligations comptables et fiscales durant la vie de votre entreprise.

Pour suivre et analyser vos marges 

Quand vous avez un expert-comptable, personne mieux que lui ne connaît l’état financier de votre établissement ; ni votre banquier, ni même vous ! Vous avez mille choses à superviser : le recrutement, les plannings, les achats, le développement d’une nouvelle carte… Votre expert-comptable se consacre tout entier à l’étude de vos flux financiers. Il les connaît sur le bout des doigts, et grâce à cette connaissance aiguë, il a un véritable rôle de partenaire à jouer auprès de vous. 

L’expert-comptable peut vous aider dans l’élaboration de votre prévisionnel, vous conseiller dans l’optimisation de votre rentabilité, par exemple en fonction de votre nombre de couverts, votre ticket moyen, etc...

Cet aspect est d’autant plus important que les restaurants opèrent sur des marges extrêmement serrées. Avoir une vision exacte et à jour de la situation financière de votre établissement pour en contrôler la rentabilité n’a donc jamais été aussi important. Le rôle de l’expert-comptable est justement de vous fournir cette vision.

Chez Keobiz, vous aurez accès à un portail (Keoportail) depuis lequel vous pourrez suivre tous vos flux financiers (transactions, achats, ventes, trésorerie, ratios de rentabilité...), et ce au fil de l’eau. Vous pourrez ainsi collaborer directement depuis cet outil avec un chef de mission qui vous est dédié.

Pour vous conseiller en gestion de paie et du personnel

L’expert-comptable n’est pas seulement un spécialiste du chiffre, il a également des compétences juridiques et sociales. Si vous avez des salariés, il sera également en mesure de réaliser vos bulletins de paie, élaborer votre Déclaration Sociale Nominative (DSN), rédiger vos contrats de travail, etc...

Avec Keobiz, vous serez assisté dans toutes vos démarches sociales et RH (bulletins de salaire, contrat de travail, fin de contrat, arrêt maladie, etc.). Leur pôle social s’occupe de tout pour vous.

Faites-vous rappeler par un conseiller Keobiz.

5 critères à considérer pour choisir votre expert-comptable

Sa maîtrise des enjeux propres à la restauration

La comptabilité au restaurant ne ressemble en rien à celle des e-commerçants ou des agents immobiliers. Choisissez un comptable qui a de l’expérience dans votre secteur d’activité, qui connaît les spécificités de la restauration et sera en mesure de vous conseiller au mieux.

Sa disponibilité et sa réactivité

Assurez-vous que votre expert-comptable est facilement joignable et réactif. La comptabilité au restaurant implique des échéances fermes et devoir courir après son expert-comptable pour les tenir peut rapidement devenir stressant. Dans la même idée, privilégiez un expert-comptable qui est prêt à adopter vos outils et moyens de communication : sms, Whatsapp, email...

Sa pédagogie

L’univers comptable est rempli de spécificités et de technicités. Vérifiez que votre expert-comptable est en mesure de vous les expliquer. L’expert-comptable est véritablement le “médecin de famille” de votre société ; il est essentiel que vous vous sentiez en confiance avec lui et que la communication entre vous se passe bien.

Ses honoraires

Après plusieurs mois de fermeture forcée, il est tentant de choisir une option peu coûteuse mais attention à ne pas sacrifier la qualité de l’accompagnement pour autant. Choisir un accompagnement de qualité dès le début vous fera gagner beaucoup de temps – et donc de l’argent – par la suite.

Sa réputation

L’expert-comptable que vous avez repéré a-t-il des avis sur Google, Facebook ? Vous est-il recommandé par des amis, d’autres restaurateurs ?

Et si vous n’êtes finalement pas satisfait ?

Ne vous inquiétez pas : votre choix d’expert-comptable n’est pas irréversible et vous pouvez tout à fait en changer si vous n’êtes pas satisfait de ses services. Veillez simplement à respecter le délai de préavis indiqué dans sa lettre de mission.