Comment digitaliser un commerce ? Les 6 étapes à suivre.

Le concept de digitalisation n’est absolument pas nouveau, bien qu’il ait certainement évolué au fil des années. En 2023, le choix de digitaliser son commerce est un sujet très débattu, car il représente désormais une véritable nécessité. Le Covid-19 a forcé de nombreux commerçants et entrepreneurs non seulement à se réinventer, mais également à plonger dans le monde des nouvelles technologies indispensables pour progresser. 

Mais qu’est-ce que la digitalisation d’un commerce ? Et quelles sont les raisons de vouloir digitaliser une entreprise ?

Dans cet article, nous allons approfondir ce concept en donnant les informations nécessaires pour la digitalisation de votre commerce.

Que signifie digitaliser un commerce ?

Il n’existe pas une seule définition pour la digitalisation d’un commerce. Il arrive souvent d’échanger le concept de digitalisation avec celui de dématérialisation, qui fait référence au processus de transformation des documents commerciaux papier en documents numériques. La dématérialisation est certainement complémentaire au processus de digitalisation, mais il s’agit en fait d’un concept différent. 

Lorsque l’on essaie d’expliquer ce qu’est la digitalisation, diverses activités viennent à l’esprit qui aident à comprendre la véritable signification de cette transformation. On peut notamment citer la création d’un e-commerce, d’une application de nouveaux modèles de business ou encore d’un logiciel ERP. 

Le terme de digitalisation désigne un processus de transformation des communications et des fonctions de l’entreprise ainsi que des modèles de business utilisant des technologies et des données.

Cela signifie devoir abandonner les modèles traditionnels de business dits "analogiques" dans le but d’automatiser les procédures et les activités de chaque partie d’un commerce.

Voyons maintenant quelles sont les étapes nécessaires pour réussir à digitaliser son commerce.

6 étapes à suivre pour digitaliser son commerce

1. Identifier les domaines nécessitant une transformation numérique

Le parcours de digitalisation d’un commerce est souvent compliqué. La principale difficulté réside dans la confusion générale sur la matière due à son environnement dynamique qui est en constante évolution. 

C’est pourquoi il est essentiel que la première approche vers cette nouvelle perspective d’entreprise soit celle de se concentrer sur les objectifs à atteindre. Il faut également identifier les domaines d’activité dans lesquels intervenir avec urgence et ceux dans lesquels il est possible d’intervenir plus tard.

L’un des principaux objectifs devrait être d’abandonner les anciens instruments analogiques traditionnels au profit des instruments numériques. Les domaines et les procédures qui ont le plus besoin d’une automatisation sont généralement liés à la production et à la distribution de produits et services, au marketing et aux ventes, au customer care, soit dans le cadre de la gestion documentaire du matériel administratif, comptable et fiscal.

2. Créer une feuille de route de digitalisation

La phase d’évaluation précédente est indispensable pour élaborer une feuille de route vers la digitalisation. Il est important dans cette phase de se joindre à des professionnels qui identifient les modalités appropriées, comme des consultants externes capables d’équilibrer les activités de digitalisation avec les exigences de votre commerce.

Une première étape importante dans votre feuille de route vers la digitalisation pourrait être de dématérialiser les lieux de travail physiques en créant de nouvelles modalités de participation et des espaces de travail plus ouverts.

3. Explorer les technologies numériques appropriées

Quelques solutions offertes par les technologies numériques pour digitaliser un commerce :

• Accroître sa présence sur les réseaux sociaux, ce qui est souvent utile pour atteindre un plus grand nombre de clients et comme véhicule publicitaire ;

• Créer sa propre boutique en ligne. Cela permet aux commerçants de vendre leurs produits à tout moment et dans le monde entier. De plus, les coûts de gestion d’un e-commerce sont infiniment inférieurs ;

• Proposer le click and collect, qui permet par exemple la réduction des coûts relatifs à l’expédition, en donnant sécurité aux clients qui sont moins habitués aux achats en ligne. Ceci évite aussi les problèmes liés au service de livraison à domicile ;

• Utilisation d’un logiciel ERP; ceci est nécessaire pour simplifier le processus de vente et de recouvrement (caisse, bornes de commande, etc.) qui rendent le parcours du client plus simple et plus fluide en l’optimisant. En effet, cet outil intègre plusieurs fonctions de gestion, telles que la gestion commerciale, gestion des stocks et des commandes, chaîne d’approvisionnement, comptabilité, paie et ressources humaines ou encore relation client.

4. Définir le budget et l'analyse des coûts

La digitalisation d’un commerce doit être perçue comme une opportunité de rendre son entreprise compétitive et innovante grâce aux nouvelles technologies qui répondent à toutes vos exigences.

Il est donc important d’établir un budget et d’effectuer une analyse des coûts afin de choisir au mieux les investissements. Tout comme il se doit de créer un business plan pour préparer le lancement d’un commerce, un plan budgétaire est nécessaire pour s’assurer qu'aucune surprise ne vous attend lorsque vous franchirez le pas pour digitaliser votre commerce.

5. Déléguer et former les employés aux nouvelles technologies

Il faut s’assurer que vos collaborateurs soient capables de bénéficier des nouveaux outils technologiques mis en œuvre.

Deux stratégies utiles pour la formation de son personnel peuvent être celles du "training development" et celle de la "gamification".

• Le "training development" est un outil stratégique pour améliorer les résultats de l’entreprise en mettant en œuvre des programmes éducatifs internes qui favorisent la croissance et la fidélisation des employés. 

Les initiatives de formation et de développement sont des activités éducatives au sein d’une organisation conçue pour améliorer les performances de travail d’un individu ou d’un groupe, dans le but d’un développement à long terme des employés.

Les pratiques de formation communes comprennent des orientations, des conférences en classe, des études de cas, des jeux de rôle, des simulations et une formation informatique, y compris l’apprentissage en ligne.

• La "Gamification” est un terme qui gagne de plus en plus en popularité et que dans quelques années, il devrait être d’usage courant dans tous les départements de marketing et pas seulement.

La gamification consiste d’introduire certains mécanismes de jeu dans des processus d’apprentissage, de management ou de marketing, selon les besoins, qui a priori ne sont pas censés être amusants.

Il s’agit d’un outil extrêmement efficace capable de véhiculer des messages de différents types, selon les besoins, et d’inciter à des comportements actifs de la part des utilisateurs, permettant d’atteindre vos objectifs.

6. Surveiller, évaluer et ajuster les processus

Lorsque vous décidez de digitaliser votre commerce, vous êtes confronté à un environnement en constante évolution et à l’innovation. 

Vous devez donc être capables de suivre les progrès technologiques utilisés pour évaluer et éventuellement ajuster le processus de digitalisation pour le rendre toujours plus efficace.

Se tenir informé des dernières technologies peut être aussi utile que de se faire accompagner par des professionnels. Une figure de plus en plus indispensable est celle de l’Innovation Manager, un consultant externe qui prend en charge l’élaboration des stratégies de digitalisation en veillant au maintien d’un équilibre entre le progrès de votre activité et son parcours vers le digital.

Pourquoi y a-t-il besoin de digitalisation ?

Les avantages de la digitalisation des entreprises et des commerces nous ont montré que la transformation numérique n’est plus une transformation à sous-estimer. Au contraire, elle est essentielle à la survie de toute activité née à l’ère de la modernisation. 

Dans une ère numérique en constante évolution, choisir de digitaliser est plus urgent que jamais, quelle que soit la taille de votre commerce. Ci-dessous se trouve trois raisons principales pour lesquelles la digitalisation est nécessaire.

Réduire les coûts de de votre activité

La digitalisation d’une partie des activités de votre commerce permet de réduire plusieurs coûts. Les analyses quantitatives et qualitatives des ressources disponibles permettent d’augmenter la qualité du service et du produit offert, réduisant ainsi le coût de production. 

Les nouveaux systèmes digitalisés ont un excellent impact sur la réduction des coûts.

L’utilisation de serveurs tiers et de logiciels dédiés à l’accélération des tâches habituellement manuelles, conduit à une réduction considérable des dépenses mensuelles. La réduction des coûts des entreprises permet d’investir davantage dans d’autres domaines de production afin d’améliorer les produits et l’expérience client.

Améliorer la productivité et l'efficacité

La digitalisation des procédures et des processus internes rendra votre commerce prêt à la croissance au niveau de l’efficacité, la productivité et la sécurité. L’introduction de nouveaux modèles économiques tel qu’un logiciel de paie qui facilite la création d’un système d’entreprise plus efficace et flexible est un moyen de prévenir les inefficacités. 

En utilisant un logiciel de paie, vous avez la possibilité de simplifier et d’automatiser les processus administratifs et comptables liés aux fiches de paie. De cette façon, on gagne non seulement du temps, mais on est sûr d’obtenir des fiches de paie équitables, rapides et surtout conformes aux évolutions légales et réglementaires.

Stimuler la croissance et l'innovation

La digitalisation implique un processus continu d’innovation et de changement, tout comme le développement continu de nouvelles technologies et professions. Une prédisposition digitalisée permet à votre commerce de rester au courant des dernières innovations, d’être toujours plus compétitif et de ne pas risquer de rester hors du marché.

Ce qu’il faut retenir de la digitalisation

La digitalisation des processus permet aux commerçants de gagner du temps, de l’argent et de l’espace. C’est à ce stade que les avantages de la digitalisation des entreprises sont aussi importants que nombreux. 

Digitaliser un commerce n’est pas une voie facile ni sans frais. Mais ce grand défi offre des avantages tout aussi importants. Il suffit de penser à une communication interne et externe plus efficace, à l’augmentation de la satisfaction des clients, ou encore à la capacité de toujours saisir de nouvelles opportunités de croissance. 

En suivant les étapes recommandées, on peut réussir à maximiser les chances de réussite des intentions de modernisation.