Logiciel de caisse certifié : tout comprendre.
Depuis le 1er janvier 2018, tous les commerçants soumis à la TVA sont dans l’obligation d’être équipés d’un logiciel de caisse certifié, dans le respect des normes demandées par l’administration fiscale.
Pourquoi acheter un logiciel de caisse certifié ? Quelles sont les certifications disponibles ? Comment tenir sa caisse enregistreuse à jour ?
On vous explique tout dans cet article.
Qui est concerné par les logiciels de caisse certifiés ?
La certification NF525 est obligatoire depuis désormais 5 ans pour chaque commerçant assujetti à la Taxe sur la Valeur Ajoutée.
Le but de cette certification est de réduire les fraudes en imposant aux commerces la conservation de toutes les données et actions effectuées sur la caisse. Ainsi, avec une caisse enregistreuse certifiée, vous serez capable de montrer facilement vos déclarations en cas de contrôle.
Comment fonctionne la fraude fiscale avec les caisses ?
La fraude des caisses enregistreuses consiste à posséder un logiciel frauduleux avec lequel il est possible d’effectuer des manipulations internes sur la caisse permettant de tromper l’administration fiscale.
Lorsqu’un client paie en liquide, le commerçant peut ainsi ne pas déclarer l’argent.
Les principaux commerces touchés par cette fraude sont :
Les boulangeries
Les pharmacies
Les épiceries
Les restaurants
Les hôtels
Des logiciels pour lutter contre la fraude fiscale
La première raison pour laquelle l'État français a ordonné l'utilisation d'une caisse enregistreuse certifiée est de lutter contre la fraude fiscale.
De nombreux commerçants utilisaient des caisses enregistreuses non certifiées ou trafiquées pour dissimuler une partie de leurs recettes et ainsi éviter de payer des impôts sur ces montants. Avec l'utilisation d'une caisse enregistreuse certifiée, cela permet de limiter les fraudes en enregistrant de manière fiable toutes les transactions effectuées.
Une autre raison pour laquelle l'État français a mis en place cette obligation est liée à l'harmonisation des règles fiscales européennes.
En effet, l'Union européenne a édicté des normes en matière de caisse enregistreuse, qui visent à garantir l'intégrité des données fiscales. En obligeant l'utilisation de caisses enregistreuses certifiées, la France se met en conformité avec ces normes européennes.
Comment fonctionne cette nouvelle norme ?
Annoncée en 2016, la loi a officiellement commencé en 2018, laissant le temps à tous les commerçants de faire le transfert vers un nouveau système de caisse certifié.
Depuis le 1er janvier 2018, chaque commerçant doit pouvoir prouver chaque enregistrement de paiement, que celui-ci est bien enregistré avec le nouveau système de caisse. Ainsi, il est impossible d’effacer n’importe quelles opérations avec ces nouvelles caisses.
Votre système de caisse doit donc répondre aux caractéristiques suivantes :
1. Inaltérabilité
L'inaltérabilité fait référence à la qualité d'un document, d'un enregistrement ou d'une donnée qui ne peut pas être altérée, modifiée ou supprimée sans laisser de trace. En d'autres termes, une donnée ou un enregistrement est considéré comme inaltérable lorsqu'il est impossible de le modifier ou de le supprimer sans que cette modification ou cette suppression ne soit détectée.
Dans le cas de la certification NF 525 pour les logiciels de caisse, l'inaltérabilité des données garantit que les enregistrements des transactions ne peuvent pas être falsifiés, modifiés ou supprimés à des fins frauduleuses.
2. Sécurisation
La sécurité de votre système de caisse comprend qu’elle doit obligatoirement sauvegarder toutes les données et celles-ci ne peuvent pas être modifiées. Chaque mouvement effectué sur le logiciel de caisse est enregistré.
3. Conservation et archivage des données
Votre logiciel de caisse doit être équipé d’un système de traçabilité de chaque données cumulatives. Il doit être capable de prévoir une clôture annuelle, mensuelle, mais aussi quotidienne. Toutes ces données doivent être conservées pour une durée minimum de 6 ans ayant pour but de garantir l’intégrité dans le temps.
Comment obtenir un logiciel de caisse certifié ?
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Attention : Si vous ne respectez pas les conformités mises en place, plusieurs sanctions s’appliqueront en cas de contrôle.
Une obligation de payer toutes les recettes non déclarées ou conformes.
Une amende d’un montant de 7500€ (renouvelable sous 30j si elle n’est pas payée)
