Découvrez les bases de la comptabilité pour assurer la gestion financière de votre boutique
La comptabilité est souvent considérée comme une activité fastidieuse et extrêmement compliquée, mais cette mauvaise réputation n'est vraiment pas méritée. En fait, elle consiste simplement à enregistrer les entrées et les sorties d'argent sur le compte de votre entreprise.
La comptabilité occupe une place essentielle dans la gestion d'une entreprise, non seulement parce qu'elle assure la déclaration des bénéfices et des dépenses à des fins fiscales, mais aussi parce qu'elle vous permet de surveiller la santé financière de votre entreprise. Le rapprochement des livres comptables est donc indispensable pour maintenir la santé et le fonctionnement de votre boutique en ligne, mais aussi pour vous donner une vue d'ensemble des possibilités de réduction de vos coûts et d'augmentation de vos marges.
Rapports financiers à connaître
Voici les trois documents financiers dont pratiquement toutes les entreprises ont besoin :
Bilan
Dans ce document sont consignés vos actifs, vos dettes et les fonds propres du propriétaire. Les actifs regroupent votre inventaire, vos liquidités et vos créances (dans le cadre d'un exercice). Les dettes désignent les dettes de l'entreprise, tandis que les fonds propres constituent l'argent dont vous disposez après déduction des dettes de vos actifs. Afficher des fonds propres positifs est souhaitable.
Compte de résultat
Le compte de résultat inclut tous les mouvements d'argent réalisés durant une période fixe, par exemple un mois, un trimestre ou une année. On distingue le bénéfice d'exploitation (les revenus que vous dégagez dans le cadre de vos activités commerciales normales, par exemple la vente des articles de votre stock) du bénéfice hors exploitation, qui peut être généré par des retours sur investissement ou la vente de biens fonciers.
État des flux de trésorerie
Ce document regroupe tous les mouvements de fonds sur votre compte. Il peut s'agir des coûts représentés par les loyers, les frais d'inventaire et de fonctionnement, ainsi que de toutes les sources de revenus sur une période donnée. Il vous donne un aperçu de votre chiffre d'affaires, de votre bénéfice et de l'utilisation de votre trésorerie, ce qui vous indique si ces fonds sont dépensés inutilement.
Suivi de votre inventaire
Si le fonctionnement de votre boutique en ligne repose sur la vente d'articles physiques, vous devez absolument faire le suivi du nombre d'unités en stock, du flux de trésorerie que votre inventaire génère pour votre entreprise, ainsi que des éventuelles pertes et freintes subies.
Mise à jour régulière des dossiers financiers
Cela peut vous sembler évident, mais il est impératif de veiller à ce que vos documents financiers soient parfaitement à jour. En d'autres termes, assurez-vous de comptabiliser toutes vos transactions, en consignant chaque facture payée et salaire versé.
Vous devez également vous tenir au courant des activités de vos employés, ce qui implique de collecter leurs justificatifs et autres notes de frais, et de leur rembourser tous les frais qu'ils ont engagés, comme les frais de déplacement.
Un suivi rigoureux de vos finances vous aidera également à planifier votre budget et à gérer vos déductions fiscales. Voici comment planifier vos activités comptables :
Au quotidien : classez et enregistrez tous vos reçus, factures et autres pièces dans des dossiers dédiés.
Une fois par semaine : enregistrez les flux de trésorerie et vos dépenses variables (tout ce que vous avez gagné ainsi que vos nouveaux coûts et vos frais fixes).
Une fois par mois : prévoyez du temps pour arrêter vos comptes. Gardez une trace écrite de vos revenus, ajoutez vos dépenses, puis calculez votre bénéfice net mensuel à partir du montant restant.
