Achat ou location de caisse enregistreuse : quelle option choisir ?

Vous vous lancez dans la restauration ou vous apprêtez à tourner la page sur un précédent système de caisse vieillissant ou insatisfaisant ? Choisir une nouvelle caisse enregistreuse est souvent un véritable casse-tête. Un large éventail d’options s’offre à vous, de la caisse la plus classique ressemblant à une calculatrice affublée d’un tiroir, à un logiciel multifonctionnel. Au-delà du système en lui-même, vous devrez également résoudre un véritable dilemme : faut-il plutôt louer ou acheter votre future caisse enregistreuse ?

Quelle est l’option la plus rentable ? Laquelle vous engage sur une longue durée ? Louer ou acheter une caisse enregistreuse, existe-t-il une autre solution ? 

Pour vous aider à prendre la bonne décision, nous avons listé les avantages et inconvénients de ces deux options.

Tout d’abord, il est important de distinguer les différences entre achat et location qui peuvent prêter à confusion puisque dans les deux cas vous serez propriétaire du matériel.

• L’achat : il implique de devenir propriétaire de votre logiciel de caisse. Les éditeurs de logiciels de caisse “à l’achat” sont pour la plupart également constructeurs de matériel. Acheter un logiciel implique donc bien souvent également de vous fournir en matériel auprès de l’éditeur du logiciel. Impossible donc de négocier les prix de ce matériel qui ne saurait vous resservir une fois le logiciel devenu obsolète.

• La location : l’emploi de ce terme est un peu fortuit. Louer son logiciel de caisse revient en réalité à régler des mensualités vous permettant d’accéder au logiciel de caisse, comme vous le feriez pour un service comme Netflix. Ce système garantit l’amélioration continue du service puisqu’une partie des sommes participe à financer le développement de nouvelles fonctionnalités et la mise au normes du logiciel à chaque changement de législation. 

Attention : nous vous conseillons de prendre du temps pour choisir votre caisse enregistreuse. Il existe de nombreux prestataires sur le marché, et il faudra les comparer pour trouver la caisse adaptée à la façon dont vous souhaitez travailler. Ne vous précipitez pas sur l’option la moins chère. Elle risque de ne pas remplir toutes les fonctionnalités que vous recherchez. 

Calculez de votre côté l’investissement total que cela représente (est-il plus intéressant de payer une faible mensualité ou de consentir à un gros investissement pour un produit dont la durée de vie est limitée ?).

Ci-dessous, retrouvez la comparaison d'un achat ou d'une location de caisse enregistreuse :

Louer une caisse enregistreuse : avantages et inconvénients.

👍  Les avantages

• Faible investissement initial

Que vous débutiez une activité ou non, votre trésorerie ne vous permet pas nécessairement d’investir plusieurs milliers d’euros dans une caisse enregistreuse. Souscrire un abonnement à un logiciel de caisse permet de réduire drastiquement l’impact de cet investissement sur votre budget.

• Caisse évolutive

Louer votre logiciel de caisse implique d’avoir accès à toutes les futures mises à jour et nouvelles fonctionnalités sans frais supplémentaires. En plus de s’améliorer de jour en jour, votre logiciel est constamment remis 

Là où à l’achat, vous êtes limité à ce qui existe à un moment précis, et bloqué avec pendant quelques années.

• Logiciel personnalisable

Les caisses modernes ont la particularité de pouvoir être paramétrées “sur mesure” pour correspondre entièrement à votre établissement. Entre une grande chaîne avec 5 points de caisse et un petit restaurant, les besoins ne sont pas les mêmes. Le but de la location est d’avoir un logiciel personnalisable, adapté à toutes vos spécificités.

• Durée d’engagement flexible

S’il est possible de souscrire à une offre sans engagement, vous pourrez bien souvent obtenir un prix plus avantageux en choisissant une durée minimum d’abonnement de plusieurs mois. Si cet engagement peut être perçu comme une contrainte du modèle locatif, il est important de mettre en perspective les prix du matériel et de la licence des logiciels à l’achat, représentant souvent de nombreuses années de licence “en location”.

• Support technique

La mensualité que vous payez en location comprend un support technique, service que vous ne retrouvez pas à l’achat. Les logiciels modernes, bien que très intuitifs et rapides à prendre en main peuvent parfois rencontrer des problèmes, et avoir un contact direct pour les régler est primordial, surtout au début de votre activité.

👎  Les inconvénients

• Vous n’êtes jamais réellement propriétaire du logiciel

Louer un logiciel de caisse, c’est souscrire à un abonnement. Au même titre qu’un abonnement Netflix, vous pouvez profiter du logiciel tant que vous payez les mensualités, mais il ne vous appartient pas réellement : votre compte disparaît au moment où vous mettez fin à votre souscription.

Acheter une caisse enregistreuse : avantages et inconvénients.

👍  Les avantages

• Prix définitif

Acheter, c’est payer tout le matériel en une seule fois. Vous n’aurez pas de mensualités, mais allez devoir faire un investissement initial plus important (accessible avec un crédit-bail), qui correspond au prix définitif. 

Si vous comparez le fait de payer d’un seul coup et payer tous les mois, calculez la rentabilité en prenant en compte les recettes additionnelles qui vont découler d’un logiciel moderne (augmentation du ticket moyen, économies sur vos votre expert comptable puisqu’une partie de son travail sera automatisé, etc.)

• C’est une forme de liberté

Vous n’êtes pas lié à un contrat : une fois que la caisse est achetée, vous en faites ce que vous voulez. Si vous n’en voulez plus, il suffit de la revendre. Si cette flexibilité vous intéresse, alors l’achat est plus intéressant.

👎  Les inconvénients

• Le logiciel n’est pas évolutif

À l’achat, vous ne bénéficiez pas des mises à jour régulières. Vous achetez ce qu’il y a sur le marché, ce qui signifie que votre caisse perd très vite de sa valeur par rapport aux nouvelles technologies.

• Obsolescence programmée

Vous allez très vite observer un fossé entre votre outil et ce qui est proposé sur le marché. De plus, cette caisse finira par se détériorer,  vous mettant dans l’obligation d’en acheter une nouvelle.

• Pas (toujours) de service après vente

Vous avez une certaine liberté, le matériel vous appartient, mais avec certains prestataires, une fois l’achat passé vous êtes un peu abandonné dans la nature. Si vous rencontrez le moindre souci technique, il n’y a pas toujours de service technique disponible pour vous aider.

Ainsi, faut-il plutôt louer ou acheter une caisse enregistreuse ? Pour beaucoup d'entrepreneurs, l’achat n’est pas une nécessité. 

Vous ne savez pas encore si votre activité va prospérer, alors vous préférez louer (payer des mensualités), tester différents logiciels avant de sélectionner celui qui correspond le mieux à votre établissement. 

Choisir l’option idéale pour votre activité commence donc par définir votre budget, vos besoins, jusqu’à trouver le prestataire qui y répondra au mieux.