Changer de caisse enregistreuse : Comment choisir ?

Pendant longtemps, la caisse enregistreuse d’un restaurant était dotée d’un système traditionnel avec peu d’options, auquel le restaurateur devait s’adapter plutôt que l’inverse. 

En 2022, le marché a évolué et on parle plutôt de logiciels de caisse en ligne. En plus de permettre d’encaisser une commande, ces logiciels proposent toutes les intégrations nécessaires pour répondre aux nouveaux besoins des restaurateurs : livraison, click and collect, analyse comptable, fidélisation, et bien plus !

La caisse enregistreuse est-elle obligatoire ? Pourquoi et comment changer de caisse, quels sont les critères à respecter ? Quel est le meilleur logiciel pour votre restaurant ? 

Nous répondons à toutes vos questions dans cet article.

Pourquoi faut-il changer de caisse enregistreuse tactile en 2022 ? 

Les habitudes de consommation ont été chamboulées ces derniers mois. Pour vous adapter à l’explosion de la livraison et du click and collect, il est important de choisir un système de caisse intégrant ces méthodes de vente.

En plus des nouvelles fonctionnalités, la législation évolue sans cesse, et avec elle, les normes qui régissent les caisses. Si vous avez fait l’acquisition d’un logiciel de caisse “à l’achat” (sans abonnement), il se peut que celui-ci ne soit pas adapté aux dernières normes en vigueur.

Avoir une caisse enregistreuse, est-ce obligatoire en 2022 ? 

Depuis le 1er juillet 2018, les professionnels assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel de caisse ont pour obligation d’utiliser un logiciel sécurisé.

Pour savoir si vous êtes concernés par cette obligation, suivez le flowchart.

Si vous avez répondu non à la dernière question, vous devez présenter un certificat ou une attestation de sécurisation en cas de contrôle.

Attention : sans cette certification, vous risquez 7500€ d’amende par caisse. 

Pour l’obtenir, deux options s’offrent à vous :

• Contactez rapidement votre fournisseur pour vous mettre en conformité. 

• Changez de logiciel pour une caisse certifiée NF525. 

Comment changer de logiciel de caisse ? 

Quelles options manquent sur votre caisse ? De quelles intégrations avez-vous besoin pour gérer votre activité plus facilement ? Connaissez vous les normes à respecter ?

Quelle est la spécificité d’une caisse enregistreuse pour restaurant ?

A l’instar d’un petit commerce où la caisse sert en majorité à - comme son nom l’indique - l’encaissement, un restaurant requiert beaucoup plus de fonctionnalités : prise de commandes centralisées, partage de la note, prise de réservations en ligne, identification de l’utilisateur, répartition du chiffre d’affaires générés par membre de brigade, gestion de la musique en salle, et bien plus. 

De quoi est composée une caisse enregistreuse moderne ?

• Logiciel (à télécharger depuis le store de votre tablette)

• Tablette + support (pour accéder à votre logiciel)

• Tiroir caisse (pour le paiement par cash, chèque, ticket restaurant)

• TPE (Terminal de Paiement Électronique, pour le paiement par carte de crédit)

• Imprimante thermique (pour sortir les tickets)

• Douchette (pour scanner les produits)

Choisir le nouveau logiciel de caisse de son restaurant en 3 étapes : 

Étape 1 : Définir les fonctionnalités que vous cherchez dans une caisse

L’intérêt de changer de logiciel de caisse est de vous faciliter la vie. Commencez donc par lister les  fonctionnalités dont vous avez besoin pour optimiser l’organisation de votre restaurant :

✅  Réception et encaissement de toutes les commandes (click & collect, livraison, à emporter, sur place) sur un même écran 

✅  Modification rapide du menu (changement fréquent de carte, changement des prix en happy hour, synchronisation de la carte avec les plateformes de livraison)

✅  Organisation et modélisation du plan de salle 

✅  Gestion du personnel et assignation des serveurs à une table spécifique

✅  Analyse des données pour connaître vos best-sellers (et les plats qui marchent moins bien)

✅  Gestion comptable (suivi en direct et envoi des données à votre comptable simplifié)

✅  Et d’autres besoins plus spécifiques : Borne de commande, bipeur en salle, gestion des stocks, système de billetterie...

Étape 2 : Trouver le logiciel de caisse idéal répondant à vos besoins

Il existe de nombreux logiciels sur le marché, dont certains, comme le logiciel de caisse SumUp, ont été pensés tout spécialement pour répondre aux besoins des restaurateurs. Prenez le temps d’étudier le marché et passez à l’étape suivante. Bien sûr, nous préférerions vous voir choisir SumUp, mais uniquement après vous être assuré que nous avions le meilleur système de caisse !

Étape 3 : Prendre rendez-vous pour une démonstration

La caisse est au restaurateur ce que le vélo est au cycliste. Avant de vous mettre en selle, il est indispensable que vous assistiez à une démonstration de l’outil qui vous accompagnera plusieurs années. Cette démonstration sera l’occasion de découvrir l’ensemble des fonctionnalités de la caisse et de de vous assurer qu’elle réponde parfaitement à vos attentes.

Les critères à regarder avant de choisir son nouveau logiciel de caisse

• Respect de la norme NF 525 et du RGPD

• Sécurisation des données 

• Simplicité d’utilisation

• Nombre d’intégrations

• Accessibilité du logiciel à distance

Si après ces 3 étapes vous avez toujours du mal à savoir quel logiciel est fait pour vous, nous avons une solution.

Quel est le meilleur logiciel de caisse pour la restauration ? 

Le meilleur logiciel doit être simple, intuitif, et contenir toutes les fonctionnalités que votre activité requiert. 

• Comme celle-ci dépend aujourd’hui de la livraison et du click & collect, avoir un logiciel facile à utiliser qui centralise toutes vos commandes sur un même écran est indispensable.

Grâce à ses intégrations comme Deliverect ou Pulp, la caisse SumUp vous permet de recevoir toutes vos commandes (livraison, click & collect, à emporter) sur le même écran.

• Les logiciels de caisse qui vous facilitent le quotidien sont aussi ceux qui font des chiffres une partie de plaisir. Plus besoin de faire des calculs sans fin pour comprendre ce qui fonctionne dans votre restaurant, c’est la caisse qui s’en occupe.

Le back-office SumUp vous permet d’accéder en direct à votre chiffre d’affaires, vos best-sellers, et plus. Envoyer toutes les données du mois à votre comptable devient un jeu d’enfant !

• Pour se démarquer des caisses enregistreuses antiques, les logiciels d’aujourd’hui se doivent d’être adaptables à votre restaurant, faciles à utiliser, et accompagnés d’un support technique réactif.

Avec SumUp, si vous rencontrez le moindre problème, le “chat” vous répond en moins de 4 minutes. Plan de salle, menu, tout est personnalisable sur la caisse (que vous connaîtrez comme votre poche après une formation ludique).

• Parmi les fonctionnalités recherchées dans un logiciel de caisse pour restaurant, la partie paiement est primordiale. Il vous faudra une caisse sécurisée acceptant de nombreux moyens d’encaissement.

Cash, tickets restaurants, carte bancaire : la caisse SumUp accepte toutes sortes de paiement. De plus, vous pouvez très facilement proposer le partage de la note pour les clients qui payent séparément.

Et surtout, la caisse SumUp se renouvelle constamment (mises à jour régulières), évolue à votre rythme.