Contrôle fiscal au restaurant : 5 conseils pour s’y préparer.

Un contrôle fiscal au restaurant, ça se prépare. Si vous êtes dans les règles, vous n’avez rien à craindre. Cependant, vous devrez quoi qu’il advienne fournir de nombreux documents pour attester de votre bonne conduite. Qu’une procédure ait été lancée contre votre entreprise ou non, il n’est jamais trop tôt pour s’y préparer en organisant vos documents, cherchant la bonne personne pour vous accompagner, et vous informant sur le déroulement du contrôle.

Vous venez de recevoir un avis de vérification, vous ouvrez votre restaurant et souhaitez savoir ce qui peut déclencher un contrôle fiscal ?

Retrouvez dans cet article les réponses à vos questions sur les spécificités d’un contrôle fiscal au restaurant.

Qu’est-ce qu’un contrôle fiscal ? 

Comme toute entreprise, un restaurant est dans l’obligation de tenir une comptabilité. Pour vérifier le respect des obligations fiscales dans votre établissement, l’administration fiscale a un droit de regard sur votre activité.

Quel est le délai légal de préavis pour un contrôle fiscal au restaurant?

L'administration fiscale doit vous transmettre un avis de vérification par lettre recommandée au moins deux jours avant le contrôle.

Cependant, si elle vous suspecte de fraude, d'erreur, ou d'omission, le contrôle fiscal peut se faire de manière inopinée.

Il existe deux formes de contrôles fiscaux :

• Contrôle sur pièce (CSP)

C’est un examen de dossier dont vous n’êtes pas informé. Vous allez simplement recevoir une proposition de rectification du formulaire 2120 (que vous pouvez accepter ou contester).

Le contrôle des pièces peut conduire à : un classement du dossier, une demande de renseignement, ou une procédure de vérification de comptabilité. 

Il faut donc être vigilant lors de cette étape.

• Contrôle fiscal externe (CFE)

C’est une forme de contrôle moins fréquente, mais qui se déroule dans le lieu de votre activité.

Pour le CFE, il est conseillé de s’accompagner d’un avocat fiscaliste.

Le Contrôle Fiscal Externe comporte deux vérifications :

• L’ESFP (l’Examen contradictoire sur l’ensemble de la Situation Fiscale Personnelle)

L'administration va vérifier l’authenticité de ce qui a été déclaré par rapport à la réalité sur place. Ils procéderont entre autres à un examen des comptes bancaires personnels, et une balance de trésorerie. 

• La vérification de comptabilité 

C’est un examen des locaux de votre restaurant pour y vérifier directement votre comptabilité.

Cette vérification porte sur l’ensemble des éléments auxquels l’entreprise est soumise, ce qui peut donc être contraignant (et avoir des conséquences plus lourdes).

Qu’est-ce qui peut déclencher un contrôle fiscal ?

Si vous avez besoin de temps pour vous préparer et souhaitez éviter de vous faire remarquer, voici les principaux déclencheurs d’un contrôle fiscal.

• Avoir déjà eu un contrôle (qui s’est mal déroulé)

Un des déclencheurs les plus communs d’un contrôle fiscal est… d’avoir déjà eu un contrôle. Si celui-ci s’était mal passé, vous serez donc dans le radar de l’administration qui n'oubliera pas de revenir faire une mise à jour rapidement.

• Faire des déclaration incohérentes

Chaque année, vous êtes amené à faire de nombreuses déclarations entre l’impôt sur le revenu, l’ISF, la banque. Soyez vigilant quant à la cohérence des ces informations, puisque la moindre anomalie est susceptible d’attirer l’attention de l’administration fiscale.

• Déposer ses déclarations avec du retard

Une déclaration fiscale ou comptable rendue en retard peut faire sortir votre profil du lot. Si vous ne voulez pas vous faire remarquer (même en étant 100% en règles), la ponctualité sera votre meilleure alliée.

• Être dans un secteur à risque

Les restaurateurs sont souvent touchés par les contrôles fiscaux puisque le secteur a longtemps pratiqué des ventes non déclarées. C’est d’ailleurs pour cette raison que la loi anti-fraude TVA a été mise en place, qui oblige une grande partie des commerçants et restaurateurs à s’équiper de logiciels de caisse conformes. 

• Avoir des ratios trop élevés par rapport à votre secteur 

Pour ne pas laisser penser qu’une partie de vos recettes sont non déclarées (ce qui vous vaudra un contrôle), assurez-vous d’avoir un ratio de personnel similaire au reste de votre secteur.

• Ne pas respecter les bons taux de valeur ajoutée

L’État surveille de près la TVA. Ils remarquent donc très rapidement si le bon taux n’est pas pratiqué. L’avantage est qu’avec les logiciels de caisse modernes, vous pouvez pré-enregistrer les taux selon le type de produit que vous proposez. De plus, évitez la régularisation au moment de la clôture des comptes. 

Comment se déroule un contrôle fiscal au restaurant ? 

Le contrôle fiscale au restaurant se déroule en 4 étapes : 

1. Réception de l’avis de vérification

C’est le document qui annonce l’arrivée de l’inspecteur, et qui doit être envoyé minimum 2 jours avant sa venue. 

Pour être valable, le contenu doit être composé des informations suivantes :

• Nom de l’inspecteur

• Coordonnées de son service

• Nom du supérieur hiérarchique

• Nom et adresse de l’interlocuteur départemental

• Date du début de la vérification

• Impôts concernés

• Exercices vérifiés

2. Préparation du contrôle

Demandez à votre expert comptable les documents qui seront nécessaires lors de la visite, et faites en sorte qu’ils soient prêts d’ici la visite.

Les documents à préparer :

• Grand-livre et journaux comptables

• Registre d'assemblée générale pour les sociétés et associations

• Factures d'achats et de ventes

• Relevés bancaires

• Tableau d'amortissement des emprunts bancaires

• Liste des immobilisations et amortissements liés aux emprunts 

• État récapitulatif de vos stocks ou inventaires.

• Notes de frais : restaurants, hôtels, déplacements.

3. Déroulement du contrôle

• Arrivée du contrôleur : il prend contact avec le responsable du restaurant, va vous demander le système comptable utilisé dans votre établissement.

• Fixation d’un nouveau rendez-vous, où il faudra fournir les documents demandés par le contrôleur.

• Le contrôleur prend connaissance de toutes les pièces justificatives et documents comptables. Il validera la comptabilité sauf si elle est irrégulière (ou comporte un bénéfice brut anormal).

4. Proposition de rectification

Proposition (ou non) en fonction du déroulement du contrôle. C’est la note de fin du contrôle fiscal, qui doit vous être remise en main propre contre récépissé (ou être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception). 

Les mentions obligatoires qui doivent y figurer : 

• Rappel de la faculté de se faire assister par un conseil pour discuter des rehaussements

• Signature de l’agent compétent et mention des éventuelles sanctions fiscales 

• Indication des motifs de droit ou de fait et des textes sur lesquels

Vous disposez d’un délai de 30 jours pour contester cette proposition de rectification.

La durée du contrôle : 

Dans sa globalité, le contrôle fiscal peut durer entre 3 et 6 mois maximum.

Quelle sanction en cas de contrôle fiscal irrégulier ?

En cas d’irrégularité lors d’un contrôle, les pénalités peuvent être assez lourdes. On parle d’une majoration allant de 10 à 100% des sommes qui auraient dû être payées au fisc. 

Comment se préparer au contrôle fiscal ? 

Quelques conseils pour être toujours prêt en cas de contrôle :

• Tenir une comptabilité propre, avec un logiciel conforme à la réglementation

Par “propre”, on entend une comptabilité où toutes les dépenses et ventes sont déclarées. De plus, si vous êtes équipé d’un logiciel de caisse vous permettant d’exporter des rapports comptables, assurez-vous que ce ne soit pas une caisse permissive.

• Bien ventiler ses ventes

La ventilation permet de répartir les charges entre les différents produits, selon la typologie du restaurant et le taux de TVA. C’est généralement l’expert comptable chargé de votre activité qui est responsable de cette partie.

• Conserver tous vos tickets Z et factures

Heureusement, il existe aujourd’hui des outils pour conserver toutes ces informations de manière sécurisée et dématérialisée. Par exemple, Pennylane centralise vos factures fournisseurs, avec un suivi par statut (à payer, payées), date d’échéance, etc...

• Surveiller les “pertes” de près

Faites en sorte d'avoir un suivi très strict des produits cassés, volés, pour qu’ils n’apparaissent pas comme “non déclarés” lors d’un contrôle. De même si vous offrez certains produits, proposez un café à un fournisseur, etc.

• S’accompagner d’un expert comptable (et/ou avocat fiscaliste)

Au quotidien, l’expert pourra prendre la responsabilité de gérer votre comptabilité, vous donner des conseils pour augmenter votre comptabilité. 

Le jour du contrôle (et en amont), l’avocat fiscaliste saura vous guider et veiller au respect des garanties procédurales. 

Comme la procédure entre le responsable du restaurant et le vérificateur repose sur un “débat oral et contradictoire”, vous faire assister d’un expert comptable ou avocat facilitera grandement l’échange.