Productivité : 8 astuces pour vous aider à mieux gérer votre temps au travail

Que vous soyez manager ou employé, le temps et sa gestion sont un enjeu majeur pour tous. Bien maîtrisé, le temps peut devenir votre allié plutôt qu’un fardeau ou une menace.

Pour aller plus loin que les conseils habituels que beaucoup connaissent comme la classique to do list (au demeurant très efficace !), ces quelques astuces vous aideront peut-être à être plus productif et à trouver un meilleur équilibre.

1. Fixez les résultats attendus à chaque rendez-vous

La journée de nombreux employés et managers est remplie de rendez-vous : si vous leur donnez un objectif clair et précis, vous serez plus efficaces et plus à même d’être productif.

2. Effectuez les tâches les plus urgentes en premier le matin

Evacuer les tâches les plus urgentes dès le matin, c’est le meilleur moyen d’en être débarrassé pour le reste de la journée. Ces tâches accomplies vous procureront un sentiment de satisfaction qui vous motivera pour le reste de la journée, d’autant plus si vous appliquez l’astuce suivante.

3. Ajoutez une liste des tâches accomplies

C’est le meilleur moyen se sentir récompensé pour l’accomplissement de la tâche. Si vous faites une liste à cocher pour les tâches de la journée, faites en sorte que vos cases cochées soient mises dans une autre colonne. Voir la liste des tâches accomplies s’agrandir est une vraie satisfaction et vous donnera de l’énergie pour la suite.

Si vous utilisez Trello, vous pouvez ajouter une colonne “Done”, et y mettre les tâches d’autres colonnes une fois terminées.

4. Regroupez les tâches similaires

Un groupe de tâches vaut mieux que 2 tâches différentes : si vous vous donnez beaucoup de microtâches, peut-être que vous gagneriez à en réunir quelques unes entre elles. Si la liste de tâches est moins longue, elle fait fondamentalement moins peur.

5. Rendez productifs vos temps d'attente

Nombreux sont ceux qui passent leur temps d’attente à… attendre. Mais pas à répondre à un mail, à apprendre de nouvelles compétences en lisant, bref, pas à des activités productives qui pourraient vous faire gagner en efficacité sur le long terme.

6. Ajoutez des temps vides à votre planning

L’ajout de créneaux vides à votre planning permet de prendre en compte les potentiels imprévus ou urgences à gérer. Avoir un créneau vide permet aussi d’être plus détendu si l’une des tâches que vous avez marquée est plus longue que prévu : l’idée est de prendre le temps du créneau vide pour régler ce type de problèmes, et non d’en faire des créneaux libres de tout travail. Bien sûr, il est tout naturel de s’accorder des petites pauses en parallèle pour souffler un peu !

7. Evaluez vous

Vous pouvez utiliser des applications comme Toggl pour chronométrer chaque tâche et ainsi pouvoir évaluer combien de temps elle vous prendra à l’avenir. Des chronomètres multiples sont possibles. Cela vous permet de comparer la durée que vous aviez prévue et la durée réelle. Il est en effet estimé que la majorité des gens prennent comme durée la durée idéale que prend la tâche sans accroc.

8. Passez à des solutions digitales

Le passage à des outils numériques permet d’automatiser des tâches pour vous faire gagner du temps.

Pour gagner beaucoup de temps si vous gérez un magasin ou un restaurant, Tiller vous propose une solution de caisse qui automatise vos rapports comptables et donne accès à vos chiffres clés en temps réel. Elle vous permet ainsi de passer plus de temps à satisfaire votre clientèle et de vous concentrer sur votre coeur de métier.