8 façons d'anticiper et réduire les dépenses de votre restaurant

La nouvelle année est le moment idéal pour faire le bilan de l’année passée, mais aussi, pour regarder vers l'avenir et planifier les mois à venir. On est en pleine période de clôture et c’est un moment propice pour préparer son budget pour l’année à venir.

Est-ce le moment d’investir ? Quelles prévisions pouvez-vous faire ? Nous sommes sûrs que vous êtes en pleins calculs à l’aide de votre comptable, pour adapter votre budget à tout ce que vous voulez investir, mais aussi réaliser les prévisions sur vos dépenses. 

Épargner est difficile, on le conçoit, mais ce n'est pas impossible ! C'est pourquoi nous allons vous aider à commencer l'année du bon pied et vous faire part des huit conseils pour anticiper et réduire les dépenses de votre restaurant. 

SumUp vous accompagne dans la gestion de votre activité ! Gagnez du temps avec un équipement professionnel, des solutions de paiement intégrées, et un service client fiable.

1. Planifiez vos types de dépenses 

Les dépenses sont inévitables et tout au long de l'année, vous aurez des centaines de factures à payer. La première étape de la planification consiste à les séparer par type.

Coûts fixes

Ces dépenses comprennent le loyer, les salaires fixes de vos employés, les logiciels que vous utiliserez quotidiennement, l'entretien de vos locaux, votre fournisseur d'accès Internet et les services externes tels que la gestion et le domaine de votre site web. 

Taxes et frais 

Dans ce cas, la valeur dépend du type d'établissement et de la taille de votre restaurant. La chose la plus importante à considérer est le TVA (qui est de 20 % pour la TVA normale, elle comprend les boissons alcoolisées. La TVA intermédiaire, à 10 % qui comprend les produits à consommation immédiate. Enfin la TVA réduite à 5,5 % qui s’applique aux produits de premières nécessités, aux boissons sans alcool). Dans les dépenses liées aux taxes ont peu également compter la taxe foncière, le CET (Contribution Économique Territorial, cotisation foncière et sur la valeur ajoutée), les taxes d’apprentissage, le droit de licence. N’oublie pas non plus la taxe sur les terrasses. 

Coûts variables

Bien que ces coûts soient payés sur une base préétablie, ils peuvent varier en raison de divers facteurs, tels que le flux de clients et la période de l'année. Il peut s'agir de factures d'électricité, d'eau et de téléphone, de variables dans le salaire de votre employé et de commissions que vous payez pour des services tels que les applications de livraison.  

Coûts inattendus 

Même si vous avez tout planifié et que vous économisez sur vos coûts variables, il y aura toujours des dépenses imprévues. Par exemple, la réparation et le remplacement de machines, de meubles et autres matériels nécessaires au restaurant. Dans ce cas, vous devriez toujours avoir une épargne importante pour prévenir toute éventualité. 

2. Économisez sur les coûts d'énergie 

Les coûts de l'électricité et du gaz font partie des coûts variables. Ce sont deux billets qui peuvent atteindre des valeurs astronomiques si vous n'optimisez pas leur utilisation. En plus des habitudes quotidiennes telles que l'économie de lumière en n'allumant les lampes que lorsque c'est nécessaire, il existe d'autres moyens de gérer ces dépenses et d'économiser entre 10 et 20 % sur vos factures. 

Tout d'abord, il est essentiel d'analyser toutes les entreprises d'électricité et de gaz, leurs prix et leurs conditions. De plus, vous devez mesurer la puissance que vous voulez louer et si vous avez besoin de puissance réactive (une demande supplémentaire pour l'utilisation de transformateurs et de moteurs et pour laquelle vous devez payer une valeur plus élevée). 

Si vous êtes sur le point d’ouvrir un restaurant ou bien d’y apporter des travaux, vous pouvez également optimiser vos installations. Par exemple, en choisissant des matériaux qui absorbent moins de chaleur en été, vous économiserez davantage sur la climatisation. Dans ce cas, un bon système de ventilation vous permettra également de faire des économies en été. 

 3. Optimisez votre stock

Il est très important de comprendre les quantités exactes que vous devez acheter pour chaque produit. De nombreux produits frais sont utilisés dans la restauration, il peut donc y avoir beaucoup de gaspillage de nourriture s'il n'y a pas de contrôle des stocks et de gestion intelligente des approvisionnements.  

4. Réduisez le gaspillage et utilisez la nourriture de façon judicieuse

Au-delà de l'optimisation de vos achats de matières premières, une façon d'économiser est de tirer le meilleur parti des aliments que vous achetez. Non seulement cela évite le gaspillage et aide la planète, mais c'est aussi un moyen de faire encore plus de profit avec les mêmes dépenses.

Il faut tout d'abord ajuster les quantités. Si vous constatez que de nombreux clients laissent des restes d'un plat spécifique, vous pouvez réduire un peu leurs portions. De plus, vous pouvez profiter des portions inutilisées de certains aliments pour créer de nouvelles recettes. Les restes de légumes peuvent être utilisés pour faire des soupes, des bouillons et des sauces, par exemple. 

De plus, une des tendances de l’année, est de tirer profit de certaines parties de certains aliments que nous n'utilisons pas habituellement. L'utilisation d'écorces de fruits et de légumes biologiques est également en pleine croissance dans la préparation de diverses recettes.  

5. Créez des habitudes collectives 

L'économie de l'énergie et de la nourriture n'est pas efficace si votre équipe n'y participe pas. Il est donc nécessaire d'établir des règles et d’installer des habitudes pour tous, afin d'aider à l'optimisation de ces ressources. Il va donc falloir miser sur la formation de votre personnel à la pratique de ces conseils.

Cela peut paraître exagérer de communiquer ces règles avec des affiches par exemple ; mais cela peut être un bon moyen pour que votre staff ne l’oublie pas ! Éteindre les lumières en sortant, fermer le robinet, allumer la climatisation uniquement lorsque c'est nécessaire... Ces tâches semblent évidentes, mais si on n'a pas l'habitude de les faire, il peut être difficile de l’appliquer au quotidien. 

6. Choisissez un système à fonctionnalités multiples

Pour avoir une vision à 360 degrés de votre restaurant et avoir le contrôle sur chaque détail, il est nécessaire de mesurer différentes variables. Les rendements totaux, les ventes du jour, le ticket moyen, les plats les plus rentables et la performance de chaque employé en sont quelques exemples. 

Si vous choisissez de travailler avec différentes solutions de fournisseurs pour gérer ces  différents aspects de votre restaurant, vous devrez payer des frais pour chaque solution. Non seulement cela peut augmenter les coûts, mais cela rend également plus difficile la négociation des titres et du mode de paiement. 

Avec SumUp, vous disposez de 200 fonctionnalités différentes, sur une seule et unique plateforme. Notre application est bien plus qu'une caisse enregistreuse sur iPad. Avec la caisse enregistreuse SumUp, vous pouvez prendre des commandes, analyser vos performances et savoir quels produits vous vendez le plus. De plus, SumUp s'intègre à de multiples applications qui facilitent la vie des restaurateurs, telles que les solutions de livraison, de réservation et de numérisation de factures, auxquelles vous pouvez accéder depuis notre Appmarket.

7. Optimisez le temps que vous passez sur chaque fonction 

Savez-vous combien de temps vous passez en moyenne à facturer vos clients ? Et le temps qu'il faut pour calculer vos finances ? Beaucoup d'entreprises n'optimisent pas les tâches manuelles comme... remplir des feuilles Excel avec toutes les ventes que vous avez faites dans le mois, combien d’espèces votre caisse enregistreuse dispose ainsi que le pourcentage des encaissements effectués par carte. Ces heures que vous consacrez à des processus qui pourraient être automatisés sont très précieuses et devraient être utilisées pour vous concentrer sur d'autres aspects de votre restaurant, comme l'élaboration d'un plan de marketing pour attirer davantage de clients.

En plus des tâches de service, comme la prise de commande ou l'enregistrement des réservations, il y a d'autres occupations dans la routine d'un restaurant qui vous prendront plus de temps. Par exemple : le tri et la catégorisation des ingrédients, la préparation des sauces, le nettoyage de la salle, etc. Il est important de calculer le temps optimal pour effectuer ces tâches qui sont généralement effectuées avant ou après le service. 

Vous pouvez réserver une plage horaire spécifique dans votre calendrier pour chaque activité et désigner des personnes qui en seront responsables. Nous vous conseillons également d'utiliser des techniques d'optimisation du temps telles que la méthode Pomodoro ou encore la méthode GTD, ou bien plus simplement la to-do list ! De cette façon, vous pouvez réduire les coûts liés aux heures de travail et à l'utilisation des machines et de l'énergie. 

 8. Réduisez les frais bancaires de votre entreprise

Les frais bancaires sur un compte professionnel ne sont pas négligeables et cela peut très vite monter pour une entreprise que ce soit pour un indépendant ou une PME. Parmi eux, vous retrouvez les frais de tenue de compte, les cotisations des cartes bancaires, mais surtout les commissions de mouvement appliquées par la plupart des banques. Sur ce sujet, nous vous recommandons fortement de privilégier une banque en ligne pour professionnel et comparer sur des comparateurs de banques en ligne tels que ConnectBanque.com afin d’alléger vos frais bancaires et surtout éliminer totalement les commissions de mouvement.

Êtes-vous prêt.e pour attaquer cette nouvelle année ? Avez-vous déjà planifié toutes vos dépenses ? Si vous ne l'avez pas déjà fait, c'est le moment idéal pour commencer !