Comment faire une attestation de paiement d’une facture pour un client ?

Un.e de vos client.e.s vous demande de faire une attestation de paiement d’une facture ? Dans cet article, nous expliquons ce qu’est une attestation de paiement, ce en quoi elle diffère d’une facture et d’un reçu, et nous mettons à votre disposition un modèle pour que vous puissiez faire une attestation de paiement d’une facture pour votre client.e.

La création et l’envoi d’une attestation de paiement d’une facture est une étape qui intervient après réception du paiement d’une prestation de service ou d’une livraison de biens. Faire une attestation de paiement d’une facture n’est pas une étape systématique de la facturation; souvent, cette attestation est délivrée sur demande du client après émission et paiement de la facture.

Qu’est-ce qu’une attestation de paiement d’une facture ?

Une attestation de paiement d’une facture est un document, prenant souvent la forme d’une lettre, qui confirme la réception du paiement d’une facture. L’attestation de paiement d’une facture est rédigée sur la demande du client par l’entreprise ou l’association qui a émis la facture. Une fois rédigée, l’attestation de paiement de la facture est transmise au client, qui la conserve.

À quoi sert une attestation de paiement d’une facture ?

Lorsqu’une entreprise ou une association transmet une attestation de paiement d’une facture à un.e client.e, elle confirme que la facture à laquelle l’attestation fait référence a été partiellement ou totalement payée. L’attestation de paiement d’une facture est donc un justificatif de paiement qui pourra être utile aux client.e.s, qu’il s’agisse d’un particulier ou d’un.e professionnel.le.

Il faut savoir que faire une attestation de paiement d’une facture n’est pas obligatoire. Dans la majorité des cas, l’attestation de paiement se fait suite à la simple demande de votre client.e.

Faire une attestation de paiement d’une facture est particulièrement utile dans le cas d’un paiement partiel ou du paiement d’un acompte relatif à une facture. En effet, dans le cas d’un paiement partiel d’une facture, l’attestation de paiement constitue une alternative au reçu, ce dernier étant rarement généré avant le paiement intégral de la facture.

Différences entre attestation de paiement et facture

L’attestation de paiement et la facture sont deux documents distincts qui ont une fonction différente. Une facture est émise et transmise à votre client.e pour lui signaler qu’il/elle doit payer une vente de biens ou prestation de services réalisée, alors que l’attestation de paiement est un document qui confirme que le paiement de la facture en question a bien eu lieu.

L’attestation de paiement intervient à un moment différent dans la relation client comparé à la facture. Une fois la vente de biens ou la prestation de service réalisée, il vous faut tout d’abord faire une facture et la transmettre à votre client.e dans la limite des délais de facturation. C’est uniquement lorsque votre client.e a payé la facture que vous pourrez lui envoyer une attestation de paiement de cette dernière. L’attestation de paiement de la facture est transmise aux client.e.s après le paiement de la vente de biens ou prestation de service, alors que la facture est transmise au préalable.

Différences entre attestation de paiement d’une facture et reçu

L’attestation de paiement d’une facture et le reçu, aussi appelé récipissé ou quittance, constituent des preuves de règlement. Ce sont des documents transmis aux client.e.s qui témoignent de l’acquittement d’une facture, ou simplement d’une transaction lorsque la facture n’est pas obligatoire.

Il existe cependant des différences entre l’attestation de paiement d’une facture et le reçu. L’attestation de paiement d’une facture ressemble à une lettre et comporte en général moins d’informations qu’un reçu. De plus, les reçus sont plus fréquemment utilisés que les attestations de paiement au quotidien : toute transaction en magasin fait l’objet d’un reçu de paiement et non d’une attestation de paiement.

Informations à inclure sur une attestation de paiement d’une facture

Les attestations de paiement de factures comportent en général des informations relatives à la facture et au paiement en question. Contrairement aux factures qui doivent impérativement comporter les mentions obligatoires sur facture, les attestations de paiement de facture ne sont pas soumises à des règles strictes. Il convient cependant d’y inclure un certain nombre d’informations pour que ce document soit le plus clair possible, aussi bien pour vous que pour votre client.e.

Tout d’abord, une attestation de paiement d’une facture détaille l’identité du vendeur des biens ou du prestataire de services. Le nom de votre entreprise ou de votre association doit donc y figurer, ainsi que son adresse et d’autres informations relatives à son identité que vous jugez bon d’y inclure. Il est également pratique courante d’inclure le nom, prénom et rôle de la personne rédigeant l’attestation de paiement de la facture.

Ensuite, l’attestation de paiement d’une facture mentionne l’identité de votre client.e : nom et prénom s’il s’agit d’un particulier et raison sociale de l’entreprise s’il s’agit d’un professionnel. Vous pouvez également ajouter les adresses de votre client.e si vous le souhaitez : adresse de facturation et adresse de livraison, si applicable.

Enfin, l’attestation de paiement d’une facture fait clairement référence à la facture en question et comporte des informations relatives au paiement reçu. Il faut donc au minimum y inclure le numéro de la facture à laquelle le paiement est rattaché. Vous pouvez si vous le souhaitez mentionner l’objet de la facture, et par exemple, décrire la prestation de service facturée. Il est important d’y inclure des informations relatives au paiement reçu : veillez à indiquer le montant du paiement reçu, la date à laquelle le paiement a été effectué, ainsi que le moyen de paiement utilisé par votre client.e.

Pour finir, l’attestation de paiement d’une facture doit comporter la signature d’un représentant de l’entreprise ou de l’association ayant reçu le paiement.

Modèle d’attestation de paiement d’une facture

Vous devez faire une attestation de paiement d’une facture pour votre client.e ? Nous mettons à votre disposition un modèle Word d’attestation de paiement d’une facture pour ce faire. Il ne vous reste plus qu’à personnaliser les champs relatifs à votre entreprise, à votre client.e et au paiement.

Exemple d’attestation de paiement d’une facture

Pour vous aider à remplir notre modèle d’attestation de paiement d’une facture sur Word et vous donner une idée de ce à quoi un tel document ressemble une fois finalisé, nous avons créé un exemple factice ci-dessous. Cet exemple d’attestation de paiement d’une facture concerne le paiement d’une prestation de conseil en image réalisée par une entreprise pour un particulier.

Comme pour les factures émises par votre entreprise, personnaliser l’attestation de paiement d’une facture de manière à ce qu’elle soit à l’image de votre entreprise vous aidera à paraître encore plus professionnel.