Comment gérer une erreur de facturation ?

Si les erreurs de facturation sont un passage obligé pour la quasi-totalité des entreprises, il faut savoir qu’elles ne sont pas irrémédiables. En estimant la gravité de l’erreur de facturation et en prenant des mesures correctives si besoin, vous pourrez gérer vos erreurs de facturation sans prise de tête.

Un mauvais calcul, un oubli d’une des mentions obligatoires sur facture, une incohérence dans la numérotation des factures ou encore une faute de frappe, une erreur de facturation est vite faite, surtout si vous avez l’habitude de faire des factures à un rythme soutenu. Au vu de la valeur comptable et légale des factures, les erreurs sur facture ont souvent une incidence pour l’entreprise et ne doivent pas être prises à la légère. Découvrez comment réagir et que faire en cas d’erreur de facturation dans cet article.

Estimer la gravité de l’erreur de facturation

Tout d’abord, toutes les erreurs de facturation n’ont pas la même incidence : en effet, certaines sont plus graves que d’autres. Lorsque vous réalisez que vous avez fait une erreur sur une facture, il faut commencer par estimer la gravité de l’erreur de facturation commise. Si certaines erreurs de facturation requièrent de prendre des mesures correctives, d’autres n’en valent pas la peine.

Déterminer ce sur quoi porte l’erreur de facturation

Pour pouvoir estimer la gravité de l’erreur de facturation, commencez par déterminer ce sur quoi porte exactement. Y-a-t-il une ou plusieurs erreurs sur cette facture ? Les erreurs peuvent-elles potentiellement affecter la comptabilité de votre entreprise comme une erreur de prix ou de taux de TVA applicable ? S’agit-il d’un oubli compromettant la conformité de votre facture aux exigences légales, comme un oubli d’une mention obligatoire sur facture ? L’erreur de facturation risque-t-elle d’engendrer un paiement trop élevé ou trop faible de la part de votre client.e ?

Si vous avez répondu non aux questions précédentes, il y a de grandes chances que votre erreur de facturation n’ait pas de conséquences importantes et ne nécessite pas d’action de votre part. C’est typiquement le cas si l’erreur est une faute d’orthographe, de grammaire, ou une légère erreur dans la référence de l’article facturé.

Cependant, si vous avez répondu oui à une ou plusieurs des questions mentionnées plus haut, il s’agit d’une erreur de facturation plus sérieuse que vous allez devoir corriger en suivant une procédure bien précise.

Prendre en compte la manière dont vous vous êtes rendu.e compte de l’erreur de facturation

Un autre aspect à considérer pour estimer la gravité de l’erreur de facturation concerne la manière dont vous avez réalisé son existence. Vous en êtes vous rendu compte par vous-même, ou votre client.e vous l’a-t-il/elle signalé ? Si vous vous en êtes rendu compte par vous même et que l’erreur de facturation est minime, ce n’est peut-être pas la peine de la corriger. Cependant, si c’est votre client.e qui vous a fait part de l’erreur de facturation, elle vaut peut être la peine d’être corrigée même si elle n’affecte pas la comptabilité de votre entreprise.

Dans cette situation, l’enjeu peut être de maintenir une image professionnelle et à l’écoute des clients, ou simplement de reconnaître un détail qui apparemment est important aux yeux de votre clientèle. Mêmes avec les erreurs de facturation moins sérieuses, à vous donc d’estimer la réponse la plus appropriée.

Corriger l’erreur de facturation

Une fois la gravité de l’erreur de facturation estimée, si cette dernière nécessite une intervention de votre part, vous pouvez passer à la correction.

L’importance d’agir rapidement

Lorsqu’une erreur de facturation demande rectification, il est important de réagir vite après sa découverte pour deux raisons :

• Le plus de temps vous prenez pour rectifier votre erreur, communiquer avec votre client.e et lui envoyer une nouvelle facture, plus vous repoussez la date à laquelle votre client.e vous paiera, ce qui peut négativement impacter votre trésorerie.

• Si vous repérez l’erreur de facturation avant que votre client.e vous ait payé.e, vous pourrez peut-être éviter d’éventuellement avoir à rembourser votre client.e en réagissant rapidement. De ce fait, vous pouvez donc minimiser les conséquences administratives de votre erreur de facturation.

Annuler la facture comportant l’erreur de facturation avec un avoir

Pour rappel, les factures finalisées ne peuvent pas simplement être modifiées ou supprimées pour des raisons de conformité à la loi. Pour corriger l’erreur de facturation, la première étape consiste donc à annuler la facture comportant cette erreur grâce à une facture d’avoir, qui va servir à rééquilibrer la comptabilité de votre entreprise. Son montant total doit être identique à celui de la facture comportant l’erreur de facturation, et elle devra comporter les mêmes informations que la facture erronée. La facture d’avoir doit aussi clairement faire référence à la facture erronée qu’elle annule; veillez donc à bien indiquer le numéro de facture de la facture d’origine sur votre facture d’avoir.

Si vous avez l’habitude de facturer à l’aide de modèles de facture, notre modèle de facture d’avoir pourra vous être utile en cas d’erreur de facturation.

Émettre une nouvelle facture

Une fois la facture comportant l’erreur de facturation annulée, il vous faut émettre une nouvelle facture pour votre client.e, sans erreur cette fois. Cette facture prendra un nouveau numéro de facture, donc différent de celui de la facture erronée.

Communiquer avec votre client

Durant tout le processus, du repérage de l’erreur de facturation jusqu’à sa correction, il est essentiel de bien communiquer avec votre client.e pour qui vous avez émis la facture.

Pour garantir la transparence de la relation commerciale et éviter toute incompréhension, tenez votre client.e informé.e de l’existence de l’erreur de facturation et des mesures que vous comptez prendre si une correction de l’erreur est nécessaire. Tous vos client.e.s ne sont pas nécessairement au courant des règles de facturation applicables, et ils apprécieront de comprendre pourquoi vous leur envoyez une nouvelle facture ainsi qu’éventuellement une facture d’avoir pour justifier de l’annulation de la facture erronée.

Gérer les erreurs de facturation avec un logiciel de facturation

Gérer une erreur de facturation qui implique l’émission d’une nouvelle facture est relativement fastidieux si vous facturez à l’aide d’un facturier ou avec des modèles de facture Excel et Word.

Centraliser votre facturation à l’aide d’un logiciel de facturation peut vous aider à corriger vos erreurs sur facture plus facilement. Par exemple, beaucoup de logiciels de facturation comme SumUp Factures permettent de modifier une facture légalement : en cas d’erreur de facturation, ils annulent la facture erronée et se chargent de faire un avoir sur facture automatiquement.

De plus, facturer à l’aide d’un logiciel de facturation peut également vous permettre de réduire le risque d’erreur, notamment en ce qui concerne les numéros de vos factures. Le logiciel de facturation peut aussi vous aider à respecter les règles qui s’appliquent à votre entreprise en termes de facturation, comme les règles relatives à la facturation des auto-entrepreneurs si tel est votre statut.