Les conditions de paiement des factures

Comprendre ce à quoi les conditions de paiement des factures font référence vous permettra de maîtriser les modalités relatives aux paiements des factures et de faire des factures conformes aux exigences légales.

En facturation, les conditions de paiement jouent un rôle particulièrement important : si mal expliquées, elles peuvent engendrer des retards de paiement et accroître le nombre de factures impayées, qui, à leur tour, requièrent d’envoyer à vos client.e.s des lettres de demande de paiement de facture.

Dans cet article, nous détaillons ce que sont les conditions de paiement d’une facture et nous vous expliquons comment les rédiger. Pour vous donner un point de référence, nous mettons à votre disposition un exemple de conditions de paiement d’une facture.

Qu’incluent les conditions de paiement d’une facture ?

Les conditions de paiement d’une facture font référence aux modalités de règlement de la facture que votre client.e doit respecter. En pratique, les conditions de paiement d’une facture englobent les éléments suivants :

• Le délai de paiement de la facture

• Les modes de règlement acceptés

• Les pénalités en cas de retard de paiement

• L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

• Les conditions d’escompte applicables en cas de paiement anticipé

Les conditions de paiement d’une facture sont aussi appelées conditions de règlement.

Le délai de paiement de la facture

Le délai de paiement des factures est le nombre de jours dont votre client.e dispose pour payer la facture. Ce délai ainsi que la date à laquelle le règlement doit intervenir au plus tard doivent figurer sur toutes les factures émises par votre entreprise.

Il existe différents délais de paiement pour les factures en fonction de votre activité et du type de client que vous facturez. Ainsi, s’il n’y a pas d’exigences particulières en matière de délai de paiement pour les factures destinées à un client particulier, les factures destinées à des professionnels doivent respecter des règles précises. De la même manière, les factures émises par des artisans doivent répondre à des critères particuliers concernant les délais de paiement.

Le mode de règlement de la facture

Le mode de règlement de la facture précise les méthodes de paiement que votre client.e peut utiliser pour payer la facture. Paiement en ligne, par carte ou virement bancaire... Quel que soit le moyen de paiement que vous acceptiez, pensez à le préciser sur vos factures pour faciliter le règlement de votre client.e et ainsi réduire les risques de retard de paiement.

Les pénalités de retard

Si votre facture n’est toujours pas payée une fois la date d’échéance dépassée, des pénalités de retard s’appliqueront dès le jour suivant cette date. Vous devez indiquer sur vos factures le taux d’intérêt des pénalités dues par votre client.e en cas de retard de paiement : il s’agit d’une mention obligatoire.

Les conditions générales de vente doivent quant à elles détailler les modalités d’application des pénalités de retard en cas de retard de paiement ainsi que le mode de calcul du taux d’intérêt des pénalités dues.

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

L’indemnité forfaitaire sur facture est un montant que votre client.e doit vous verser en cas de retard de paiement en plus des pénalités de retard. L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est censée compenser les coûts engendrés par un retard de paiement de facture et supportés par l’entreprise émettrice de la facture.

Attention : l’indemnité forfaitaire est seulement applicable lorsque la facture est destinée à un.e client.e professionnel.le. Si votre client.e est un particulier, l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement ne pourra pas être exigée.

Vos factures doivent impérativement mentionner cette indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement et son montant, fixé à 40 €.

Les conditions d’escompte applicables en cas de paiement anticipé

Les conditions de paiement d’une facture incluent également les modalités d’escompte en cas de paiement anticipé. L’escompte en facturation est une pratique répandue dans certains secteurs qui consiste à accorder un rabais à votre client.e s’il/ si elle paie la facture avant sa date d’échéance.

En pratique, si vous appliquez l’escompte en cas de paiement anticipé, il vous faut préciser sur la facture le taux de l’escompte, le montant de l’escompte, et le délai de l’escompte, c’est-à-dire la date avant laquelle votre client.e doit payer la facture si’il/elle veut bénéficier de l’escompte.

Où indiquer les conditions de paiement d’une facture ?

Certaines composantes des conditions de paiement doivent systématiquement figurer sur vos factures sous peine d’amende administrative car il s’agit de mentions obligatoires sur factures.

Ainsi, les factures de votre entreprise doivent au minimum inclure :

• Le délai de paiement de la facture

• Le taux des pénalités applicables en cas de retard de paiement

• L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

• Les conditions d’escompte applicables en cas de paiement anticipé (si votre entreprise pratique l’escompte)

L’intégralité des conditions de paiement applicables à vos factures doivent aussi impérativement figurer dans vos Conditions Générales de vente (CGV).

Comment rédiger les conditions de paiement d’une facture ?

Nous mettons à votre disposition ci-dessous des formules types que vous pouvez utiliser pour rédiger les conditions de paiement de vos factures.

Pour ce qui est du délai de paiement de la facture, rien de complexe : il vous suffit de veiller à ce que votre facture comporte bien une date d’échéance. Vous pouvez également ajouter une mention intitulée “délai de paiement” suivie du nombre de jours dont votre client.e dispose pour payer la facture.

Si vous souhaitez indiquer le moyen de paiement sur vos factures, vous pouvez ajouter la phrase “Paiement à effectuer de préférence par [méthode de paiement] aux coordonnées ci-dessous”.

Pour les pénalités de retard, il suffit d’indiquer sur vos factures le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement. Vous pouvez par exemple utiliser la formulation “Le taux des pénalités en cas de retard de paiement est de [taux applicable]”.

Vous pouvez informer votre client.e professionnel.le du montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement ainsi que de l'éventuelle indemnisation supplémentaire applicable grâce à la mention "Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€; indemnisation complémentaire sur justification”.

En ce qui concerne les conditions d’escompte applicables en cas de paiement anticipé, la phrase suivante : Escompte pour paiement anticipé effectué avant [X] jours après réception de la facture de [X]%. Si votre entreprise ne pratique pas l’escompte, vous pouvez ajouter la mention “Escompte pour paiement anticipé : néant”.

Exemple de conditions de paiement d’une facture

L’exemple de conditions de paiement d’une facture ci-dessous pourra vous aider à rédiger les conditions de paiement à utiliser pour la facturation de votre entreprise.

Gérer les conditions de paiement de vos factures à l’aide d’un logiciel de facturation

Si vous choisissez de faire des factures en ligne à l’aide d’un logiciel de facturation, la rédaction des conditions de paiement de vos factures s’en trouvera simplifiée. En effet, un logiciel de facturation tel que SumUp Factures permet de programmer des mentions sur factures par défaut, ce qui vous fera économiser du temps lors de la création de ces dernières.