Dans quels cas une facture est-elle obligatoire ?

Dans certains cas, faire une facture est obligatoire, alors que dans d'autres, émettre une facture est facultatif. Nous expliquons comment déterminer si votre entreprise doit impérativement facturer ci-dessous.

Il n’est pas toujours évident de déterminer s’il est obligatoire pour votre entreprise de faire une facture ou non. Les cas dans lesquels la facturation est impérative sont définis dans le Code de commerce : en fonction de la nature de votre client.e, de son pays d’établissement et du type de transaction, votre entreprise peut avoir à faire une facture pour justifier d’une vente.

Il est important de bien connaître les cas dans lesquels les factures sont obligatoires car tout manquement peut donner lieu à des sanctions importantes, que votre entreprise soit une société ou une entreprise individuelle, ou que vous gériez une association. Nous résumons ci-dessous les cas dans lesquels les factures sont obligatoires et détaillons les conséquences en cas de négligence de l’obligation de facturation.

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Clients professionnels et factures obligatoires

En règle générale, les factures sont obligatoires pour les ventes destinées à des clients professionnels, qu’il s’agisse de professionnels établis en France ou à l’étranger.

Obligation de facturation en business-to-business

Le premier cas de figure dans lequel les factures sont obligatoires concerne les ventes entre professionnels. Lorsque votre client.e est une entreprise individuelle ou une société, les factures sont obligatoires pour l’échange commercial en question, qu’il s’agisse d’une vente de biens ou d’une réalisation de prestation de service. Si votre clientèle est professionnelle, et que vous opérez donc dans le secteur du business-to-business (B2B), vous êtes obligé.e de faire des factures pour chacune de vos ventes.

Il faut aussi noter que lorsque votre entreprise ou votre association doit obligatoirement faire une facture pour une vente à un client professionnel, les mentions obligatoires sur la facture diffèrent d’une facture destinée à un client particulier. Par exemple, il faudra y inclure la dénomination sociale de l’entreprise cliente, ainsi que l’adresse de son siège social, l'adresse de facturation et son numéro d’identification à la TVA dans certains cas.

Facturation des livraisons intracommunautaires

Un autre cas de figure entrant dans le champ de l’obligation d’établir une facture pour les ventes destinées à des clients professionnels concerne les livraisons intracommunautaires. Si votre entreprise est assujettie et redevable de la TVA en France et que certain.es de vos client.es sont basé.es à l’étranger, il pourra lui arriver d’effectuer des livraisons intracommunautaires. On parle de livraison intracommunautaire dès lors qu’une entreprise assujettie à la TVA en France effectue une vente à une entreprise établie dans un autre pays de l’Union Européenne dans lequel cette dernière est également assujettie et redevable de la TVA.

Les entreprises françaises doivent obligatoirement faire une facture lorsqu’elles réalisent une livraison intracommunautaire. Dans ce cas, la facture devra être sans TVA car le mécanisme de l’autoliquidation de la TVA intracommunautaire s’applique. Les factures justifiant de livraisons intracommunautaires devront mentionner des informations spécifiques, comme les numéros de TVA intracommunautaires du vendeur et de l’acheteur, ainsi que la mention particulière justifiant l’exonération de TVA.

Clients particuliers et factures obligatoires

Les factures sont également obligatoires pour certaines ventes destinées à des particuliers, notamment si le client en fait la demande.

Obligation de facturer sur demande du client

Un autre cas de figure dans lequel la facture est obligatoire est lorsque votre client particulier en fait tout simplement la demande. En commerce business-to-consumer (B2C), vous devez pouvoir fournir une facture à votre client.e sur la simple demande de ce dernier / cette dernière, peu importe le montant de la vente. Cette obligation d’émettre une facture à la demande de votre client.e est valable aussi bien pour les ventes de marchandises que les réalisations de prestations de service.

Prestation de services et notes d’honoraires

Lorsque votre entreprise réalise des prestations de service pour des particuliers, elle peut être soumise à l’obligation non pas de facturer mais d’établir des notes d’honoraires. Plus précisément, dès lors que le montant total TTC de la prestation de service est égal ou supérieur à 25 euros, votre entreprise devra faire une note d’honoraires. La note d’honoraires se substitue à la facture dans ce cas précis.

En termes de différence entre la facture et la note d’honoraires, la note d’honoraires est un document différent comportant un intitulé distinct de la facture ainsi que des mentions obligatoires moins nombreuses.

Ventes pour lesquelles une facture est obligatoire

Outre les cas dans lesquels la facture est obligatoire en fonction de la nature ou de la demande du client, il existe des obligations de faire une facture liées à la nature de la vente en question.

Facture obligatoire en e-commerce et ventes à distance

Les factures sont obligatoires pour les ventes à distance, c’est-à-dire des ventes dématérialisées effectuées en ligne, donc en e-commerce, par téléphone ou téléachat. L’obligation de facturation pour les opérations de ventes à distance concerne aussi bien les ventes à distance de marchandises que les ventes à distance de prestations de services. Si votre entreprise effectue des ventes à distance ou en e-commerce, il vous faudra donc obligatoirement faire une facture pour chacune de ces opérations commerciales, que votre client.e soit un.e professionnel.le ou un particulier. En e-commerce, la facture devra être remise à votre client.e au plus tard lors de la livraison des marchandises.

Autres cas dans lesquels une facture est obligatoire

Il existe d’autres cas plus spécifiques dans lesquels les factures sont obligatoires, comme les livraisons aux enchères publiques d’œuvres d’art ou d’objets de collection.

Conséquences en cas de manquement à l’obligation de faire une facture

Si vous dérogez à votre obligation de faire des factures, en plus de créer des incohérences pour la comptabilité de votre entreprise, vous risquez d’être soumis.e à des sanctions sévères.

Factures manquantes et incohérences internes en comptabilité

Toutes les entreprises sont soumises à des obligations comptables qui impliquent de tenir une comptabilité et, dans certains cas, une facturation. Ne pas faire de facture pour une vente de biens ou une réalisation de prestation de services qui devrait pourtant être facturée a tout d’abord des conséquences internes pour l’entreprise, notamment en matière de gestion. Un manquement à l’obligation de faire une facture est susceptible de créer des incohérences dans la comptabilité de l’entreprise.

Plus précisément, puisque tenir la comptabilité de l’entreprise implique d’enregistrer les mouvements du patrimoine de l’entreprise et de conserver les éléments justifiant de ces mouvements, ne pas faire de facture signifie que certaines des transactions de l’entreprise ne pourront pas être rapprochées à une pièce comptable justificative correspondante. De ce fait, ces données manquantes pourront rendre la compréhension des résultats de votre entreprise difficile.

Manquement à l’obligation de facturation et contrôle fiscal

En cas de contrôle fiscal, l’administration vérifie l’exactitude de la comptabilité de l’entreprise. Il est courant qu’elle évalue également la régularité de sa facturation, et les entreprises soumises à un contrôle fiscal doivent fournir l’intégralité de leurs documents comptables, aussi bien la liste de leurs transactions que les factures émises et les justificatifs de frais professionnels. Tout manquement à l’obligation de faire une facture peut être puni d’une amende administrative dont le montant maximal est de 75 000 euros pour une personne physique et de 377 000 euros pour une personne morale. Que vous dirigiez une société ou une entreprise individuelle, il est donc capital de respecter l’obligation de faire des factures si vos échanges commerciaux y sont sujets pour éviter de vous exposer à de lourdes sanctions financières.

Que faire si vous êtes dans l’obligation de faire une facture ?

Si vous vous retrouvez pour la première fois dans l’obligation de faire une facture dans le cadre de votre activité, plusieurs solutions s’offrent à vous en matière de facturation. Vous pouvez par exemple utiliser des modèles de facture gratuits Excel et Word. Cette option vous permettra de rapidement faire une facture pour votre client.e tout en ayant un point d’appui. Pensez à adapter les modèles de facture à votre entreprise : par exemple, si vous êtes auto-entrepreneur bénéficiant de la franchise en base de TVA, privilégiez un modèle de facture pour auto-entrepreneur sans TVA comportant les mentions obligatoires particulières applicables et conforme aux règles relatives à la facturation des auto-entrepreneurs.

Si vous pensez vous retrouver dans l’obligation de faire une facture de manière récurrente, considérez plutôt l’utilisation d’un logiciel de facturation. Facturer à l’aide d’un logiciel de facturation vous permettra de gagner du temps et d’émettre des factures conformes aux exigences légales sans prise de tête.