Faire une facture : tous nos conseils

Faire une facture demande de connaître les règles et exigences légales relatives à la facturation. Nous les résumons dans l'article ci-dessous et vous donnons des conseils pour facturer.

Vous venez de créer votre entreprise et vous devez facturer un.e client.e pour la première fois ? Avant de vous lancer dans la pratique, il est essentiel de bien comprendre comment faire une facture. Cela vous permettra d’éviter de faire des oublis ou erreurs de facturation et de devoir faire un avoir sur facture pour annuler cette dernière.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document commercial qui détaille les informations d’une opération de vente ou d’achat d’un bien ou d’un service. Quiconque réalise une opération commerciale se doit d’établir une facture. Et il est donc essentiel de savoir comment réaliser une facture.

Qui peut faire une facture ?

Tous les agents économiques ne peuvent pas faire des factures. Seuls certains d’entre eux sont habilités à émettre des factures légalement.

Quelles entreprises sont autorisées à faire des factures ?

Les entreprises peuvent facturer leurs clients, qu’elles soient assujetties et redevables de la TVA ou non, comme les auto-entrepreneurs bénéficiant de la franchise en base de TVA par exemple. Cependant, pour pouvoir faire une facture, une entreprise doit impérativement être immatriculée ou du moins, s’il s’agit d’une entreprise en cours de création, avoir déjà déposé une demande d’immatriculation. Dans ce cas, il sera possible de facturer sans SIRET.

Un particulier peut-il faire des factures ?

Pour ce qui est des personnes privées qui n’ont pas d’entreprise, il faut savoir que faire une facture en tant que particulier n’est pas légal. Un particulier ne pourra en aucun cas faire de facture au même titre qu’une entreprise. Il n’existe pas d’exception à cette règle, ni de cas particulier ou de montant donnant lieu à sa non-application.

Une association peut-elle faire des factures ?

Certaines associations sont autorisées à faire des factures puisqu’elles réalisent des ventes de biens ou des prestations de service de manière occasionnelle : c’est par exemple le cas de certaines associations loi 1901. Il est donc tout à fait possible pour une association de faire une facture. Si vous souhaitez facturer pour le compte d'une association, notre modèle de facture sans TVA pour association pourra vous être utile.

Obligation de faire une facture

Outre la possibilité de faire une facture, il faut savoir que les entreprises et les associations sont parfois dans l’obligation d’émettre une facture. Il ne s’agit donc pas toujours d’un choix ou d’une option facultative. Pour cette raison, il est nécessaire de bien connaître les cas dans lesquels une facture est obligatoire.

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Règles à respecter pour faire une facture

Pour faire une facture correctement, il est indispensable de respecter certaines règles relatives à l’émission et au format de la facture, ainsi qu’à la langue et la devise dans laquelle elle est émise.

Modalités relatives à l’émission et au format de la facture

Les entreprises et associations qui émettent des factures peuvent choisir de faire des factures papier ou, alternativement, des factures électroniques (on parle alors de dématérialisation des factures). La facture électronique pourra par exemple être une facture au format PDF envoyée par e-mail ou via un lien vers un portail sécurisé. Il peut cependant arriver que votre client.e refuse de recevoir une facture électronique : dans ce cas, vous devrez impérativement lui fournir une facture papier.

Pour faire une facture conforme aux modalités d’émission et de format de facture définies dans la loi, il faut impérativement faire une facture en deux exemplaires. Cette modalité est particulièrement importante s’il s’agit d’une facture papier : dans ce cas, votre client.e conservera l’original de la facture, et vous en garderez une copie.

En quelle langue et devise peut-on faire une facture ?

Il existe également des règles relatives à la langue dans laquelle est émise la facture et à la devise utilisée. Pour ce qui est de la langue, la facture peut être émise en français ou dans la langue de votre client si ce dernier est un professionnel établi à l’étranger. Il faut savoir qu’en cas de contrôle fiscal, l’État français peut exiger que les factures établies en langue étrangère soient traduites en français.

Pour ce qui est de la devise de la facture, une entreprise ou une association établie en France peut faire une facture dans une devise étrangère, à certaines conditions. La devise étrangère doit être reconnue à l’international et convertible en euros : le taux de change de cette devise doit d’ailleurs être clairement indiqué sur la facture. De plus, si la facture peut être émise dans une devise étrangère, elle devra être prise en compte en euros dans la comptabilité de l’entreprise ou de l’association.

Eléments clés à inclure sur une facture

Quelque soit la méthode que vous choisissez pour faire des factures, il est nécessaire de connaître les éléments clés qu’il faudra faire figurer sur ces dernières, en particulier les mentions obligatoires et mentions particulières applicables.

Le numéro de la facture

Toute facture doit comporter un numéro de facture unique et chronologique qui s’inscrit dans la continuité de la série de numérotation utilisée par votre entreprise ou votre association. Ce numéro doit être clairement indiqué sur la facture et respecter les règles de numérotation des factures en vigueur.

La date d’émission et la date d’échéance de la facture

La facture doit être datée et comporter aussi bien une date d’émission, date à laquelle la facture a été créée, qu’une date d’échéance, date à laquelle votre client.e devra payer cette facture au plus tard. Si la facture porte sur une prestation de service, vous pourrez également indiquer la date de réalisation de la prestation de service.

Les coordonnées de votre entreprise et de votre client.e

Votre identité en tant que vendeur et celle de votre client.e doivent être précisées sur les factures que vous émettez. Nom, adresse et numéro SIRET font partie des coordonnées à ne pas oublier lors de la création d’une facture. S’il s’agit d’une facture destinée à un client professionnel établi dans un autre pays de l’Union Européenne, n’oubliez pas d’indiquer son numéro de TVA intracommunautaire. Veilliez également à inclure toutes les adresses à faire figurer sur les factures comme l'adresse de facturation, si applicable.

Le détail des articles et prix à inclure sur la facture

Chaque facture doit comporter la liste détaillée des articles sur lesquels elle porte, qu’il s’agisse de biens ou services. Il faudra y inclure les références des articles, leurs prix catalogues, ainsi que les sommes totales à payer hors-taxes (sans TVA) et toutes taxes comprises (TVA incluse).

Autres informations à faire figurer sur une facture

En plus des éléments listés ci-dessus, il existe d’autres informations à faire figurer sur vos factures, comme le numéro de page de la facture ou encore les pénalités auxquelles s’expose votre client.e en cas de retard de paiement. Nous vous invitons à vous référer à notre article complet sur les mentions obligatoires sur les factures.

Comment créer une facture ?

Prêt.e à vous lancer ? Une fois que vous avez déterminé si vous pouvez et devez faire des factures, il vous faudra choisir la manière dont vous créerez la facture pour votre client.e. Vous pourrez faire des factures manuellement grâce à un facturier, vous servir de modèles de factures, ou utiliser un logiciel de facturation.

Facturer grâce à des modèles de facture

La première option consiste à faire des factures en se servant de modèles de factures gratuits sur Excel et Word. Si vous êtes un novice de la facturation, cette manière de faire une facture est préférable à la création manuelle de factures avec un facturier car elle vous permet d’être guidé.e dans le processus et d’avoir un point de référence.

Contrairement aux factures papier, les factures créées sur Excel et Word auront une apparence plus professionnelle et pourront être transmises à vos client.e.s électroniquement, par e-mail par exemple. Cette manière de créer des factures réduit également le risque de perdre l’unique exemplaire de la facture papier dont vous disposez, puisque vous pourrez non seulement conserver une copie imprimée de la facture mais également une copie digitale de cette dernière sur votre ordinateur.

Attention à bien vérifier que ces modèles soient adaptés à la situation de votre entreprise. Par exemple, si vous êtes auto-entrepreneur bénéficiant de la franchise en base de TVA, il serait préférable que vous utilisiez un modèle de facture pour auto-entrepreneur sans TVA.

Faire une facture avec un logiciel de facturation

Une autre option en matière de création de factures consiste à faire des factures à l’aide d’un logiciel de facturation. Bien qu’utiliser un logiciel de facturation ne soit pas obligatoire, cette méthode permet d’optimiser la facturation de votre entreprise.

Lorsque vous faites des factures avec un logiciel de facturation, la durée de création des factures est considérablement réduite. La plupart des logiciels de facturation permettent d’enregistrer un répertoire client ainsi qu’un catalogue d’articles, et de réutiliser ces informations lors de la rédaction de la facture sans avoir à les réécrire. De plus, les informations qui doivent être présentes par défaut sur toutes les factures y seront automatiquement incluses, comme les coordonnées de votre entreprise. Ces fonctionnalités vous permettent ainsi d’économiser du temps et de pouvoir faire une facture en moins d’une minute.

Contrairement aux modèles de facture et au facturier, l’utilisation d’un logiciel de facturation vous donne la possibilité de personnaliser vos factures de manière plus poussée. Vous pourrez par exemple y ajouter le logo de votre entreprise ou de votre association, ce qui permettra à vos clients de reconnaître rapidement la provenance de la facture.

Faire des factures en ligne à l’aide d’un logiciel de facturation limite aussi le risque d’erreurs et d’oublis en termes de mentions obligatoires. En effet, lors de la création d’une facture sur un logiciel de facturation, il est moins probable d’omettre des informations importantes grâce aux champs dédiés aux mentions obligatoires.