L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

La plupart des factures destinées à des professionnel.les mentionnent l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Pour bien maîtriser la facturation de votre entreprise, il est essentiel de connaître le fonctionnement de cette indemnité et de savoir quand elle s’applique.

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est une notion liée à la gestion des factures. Si vous avez dû gérer une facture en retard de paiement, vous en avez probablement déjà entendu parler. Nous expliquons ce en quoi consiste l’indemnité forfaitaire sur facture et nous en détaillons les modalités ci-dessous.

Qu’est-ce que l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement sur une facture ?

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est un montant que votre client.e devra payer en cas de retard de paiement d’une facture. Ce montant est destiné à couvrir ou compenser les frais de recouvrement engendrés par le retard de paiement et à la charge de l’entreprise émettrice de la facture.

L’objectif général de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est donc de réduire les factures impayées, plus précisément les factures en retard de paiement, et d’inciter vos client.es à payer dans le respect des délais de paiement des factures applicables. Encaisser les paiements de vos factures à temps, avant leur date d’échéance, allège les tâches administratives liées à votre entreprise : vous n’aurez pas à envoyer des lettres de demande de paiement de facture, par exemple.

L’indemnité forfaitaire est un montant supplémentaire qui est perçu en plus des pénalités de retard. Le taux des pénalités de retard n’influe pas sur le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Quel est le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement ?

Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est fixé dans la loi. En tant qu’émetteur de la facture, vous n’avez donc pas d’influence quant à son montant, contrairement à celui des pénalités de retard.

Le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est fixé à 40 euros.

Quand l’indemnité forfaitaire sur facture est-elle exigible ?

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est exigible dès le premier jour où la facture est en retard de paiement.

Ainsi, si la date d’échéance d’une facture est fixée pour le 25 mai et que la facture n’est toujours pas payée le 26 mai, vous pouvez exiger le paiement de l’indemnité forfaitaire dès le 26 mai.

Indemnité forfaitaire et factures multiples en retard de paiement

Dans le cas où un.e même client.e aurait omis de payer plusieurs factures avant leurs dates d’échéance, l'indemnité forfaitaire est applicable pour chacune de ces factures. En pratique, si votre client.e paie trois factures en retard, il/elle vous devra 120 euros d’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement et TVA

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement n’est pas sujette à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). En pratique, cela signifie que le montant de l’indemnité forfaitaire est toujours de 40 euros. Vous n’avez pas à lui appliquer de taux de TVA.

Quand s’applique l’indemnité forfaitaire sur une facture ?

Toutes les entreprises et transactions ne sont pas concernées par l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Clients concernés par l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Seuls les client.e.s professionnel.les sont concernés par l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement. L’indemnité forfaitaire n‘est pas applicable pour les factures destinées à des particuliers.

Si votre entreprise commerce à la fois avec des client.e.s professionnel.les et des particuliers, veillez donc à utiliser des modèles de facture différents : un avec les mentions relatives à l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, et un sans.

Activités concernées par l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Toutes les factures émises par des entreprises à destination de client.es professionnel.les ne sont pas sujettes à l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Seules les factures portant sur des activités soumises au code de commerce sont concernées par l’indemnité forfaitaire.

Cas dans lesquels l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement n’est pas applicable

Il existe des cas particuliers dans lesquels l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement n’est pas exigible en cas de facture en retard de paiement. La loi prévoit une exemption du paiement de l'indemnité forfaitaire dans les situations suivantes :

• Lorsque l’entreprise de votre client.e est en liquidation judiciaire

• Lorsque l’entreprise de votre client.e est en redressement judiciaire

• Lorsque l’entreprise de votre client.e fait l’objet d’une procédure de sauvegarde

Lorsque votre client.e se trouve dans une des situations mentionnées ci-dessus et ne paie pas une facture avant la date d’échéance, vous ne pourrez donc pas lui demander de payer l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : une mention obligatoire sur facture

Depuis 2013, l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est une mention obligatoire sur facture. Cela signifie que si l’indemnité forfaitaire est applicable sur vos factures, elles doivent obligatoirement comporter une mention à ce sujet. Dans le cas contraire, vos factures ne sont pas conformes aux exigences légales et vous vous exposez à des amendes administratives.

La mention obligatoire relative à l’indemnité forfaitaire fait partie des conditions de paiement d’une facture. Vos factures peuvent la mentionner si vous y ajoutez la phrase suivante : “L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est de 40 euros”.

Modèle de facture avec indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Si vous devez faire une facture comportant la mention relative à l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, le modèle de facture Word ci-dessous pourra vous être utile. Il s’agit d’un modèle de facture avec indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Vous pouvez le télécharger gratuitement, l’adapter à votre entreprise, et facturer vos client.es.

Ajoutez la mention de l’indemnité forfaitaire sur vos factures avec un logiciel de facturation

Facturer à l’aide d’un logiciel de facturation comme SumUp Factures peut vous permettre d’avoir un meilleur contrôle sur vos factures et pouvoir y ajouter toutes les mentions obligatoires applicables en quelques clics. Il est notamment possible d’ajouter du texte par défaut sur vos factures de manière à ce que vous n’ayez pas à tout réécrire à chaque création de facture.