La méthode ALPEN, pour se libérer du temps
S'il est une chose que l'on veut tous, c'est de disposer de plus de temps. Un moyen efficace de vous organiser et de gagner du temps ? Appliquer la méthode ALPEN.
La méthode ALPEN va en effet vous permettre d'optimiser l'utilisation de votre temps et d'en dédier davantage aux belles choses de la vie ! Car cette méthode s'applique à votre vie de tous les jours.
Gestion du temps : votre planning quotidien avec la méthode ALPEN
Comme de nombreux micro-entrepreneurs, vous avez la tête probablement pleine de choses à faire. De choses qui ne peuvent attendre, qui doivent être faites aujourd'hui et maintenant.
La méthode ALPEN consiste à structurer vos tâches et à mettre en place un calendrier réaliste. Cela vous permettra à la fois d'entreprendre et gérer votre entreprise, mais aussi de vous libérer du temps pour les choses de la vie.
En quoi consiste la méthode ALPEN
Il s'agit d'une méthode d'organisation créée par l'Allemand Lothar J. Seiwert (auteur de Prendre son temps pour en gagner), qui concentre son travail d'analyse sur la gestion du temps : selon lui, la façon dont vous gérez votre journée impacte directement celle du lendemain.
Le sigle ALPEN ("Alpen" désignant les Alpes, en allemand) est basée sur 5 étapes quotidiennes à suivre :
A - Alle Aufgaben : activités
L - Länge : longueur
P - Pufferzeit : plages horaires
E - Entscheidungen : ou égrappage
N - Nachkontrolle : ou surveillance
Voyons sans attendre de quoi il s'agit.
A - Activités
D'abord, rassemblez toutes vos tâches à venir en une to-do list. Il faut vraiment inclure dans cette liste l'ensemble des tâches à venir, qu'elles soient d'ordre professionnel ou personnel.
Même les tâches quotidiennes qui semblent les plus minimes (vérification de vos e-mails par exemple) doivent être listées.
L - Longueur
Dans un second temps, déterminez combien de temps chaque tâche est censée vous prendre, individuellement. Veillez à être réaliste et à ne pas être trop ambitieux : la gestion de vos courriels nécessite habituellement plus que 10 petites minutes.
P - Plages
Il s'agit ensuite de définir des plages horaires qui fassent office de "tampon" : en effet, il est fort probable que des imprévus viennent vous interrompre dans le planning millimétré que vous avez imaginé. Un petit creux qui nécessite une collation, le téléphone qui sonne, une course de dernière minute à faire, etc.
Être réaliste est la règle d'or. Et la répartition du temps la plus réaliste est 60-40 : vous ne prévoyez des tâches que sur 60% de votre temps, les 40% restant servant de plage tampon.
En effet, rien n'est plus démotivant en fin de journée que de s'apercevoir que seule la moitié des tâches prévues a été accomplie. Et de se remémorer l'adage : "Qui trop embrasse mal étreint". À vouloir trop en faire, on tend à rater les choses.
E - Égrappage
Il est désormais important de placer vos tâches dans une séquence, d'en mettre certaines de côté et d'en déléguer d'autres. En effet, votre liste est sans doute beaucoup plus longue que ce qu'il vous est réellement possible de faire en une journée.
Par conséquent, utilise l'analyse ABC pour bien définir vos priorités et placer les choses à faire les plus urgentes en tête de votre agenda.
S - Surveillance
18h00 : il est temps de faire les comptes. Avez-vous coché tous les éléments de votre liste du jour ? Êtes-vous parvenu à respecter le temps que vous vous étiez accordé pour faire cela ? Avez-vous déjà en tête une estimation approximative du temps disponible et des choses à faire le lendemain ?
Pas de panique, cela peut sembler être beaucoup de questions à se poser au début. Mais plus vous travaillerez avec la méthode ALPEN, plus cela deviendra automatique, intuitif et fluide.
Un imbattable duo : l'analyse ABC et la méthode ALPEN
L'analyse ABC et la méthode ALPEN se combinent pour former un puissant combo en termes de gestion du temps.
Pendant que vous utilisez l'analyse ABC pour trier les tâches en fonction de leur priorité (selon leur importance et leur urgence), la méthode ALPEN vous permet de créer une stratégie de travail concrète.
Vous n'évitez pas seulement de perdre du temps avec des choses sans importance, mais vous vous assurez aussi que chaque tâche sera traitée au moment opportun. Cela va vous faire économiser pas mal de temps et d'énergie !
Comment améliorer la méthode ? En écrivant une "not-to-do list"
Si vous vous apercevez que vous gaspillez du temps sur Facebook ou WhatsApp, alors écrivez une liste précise des choses à NE PAS faire, celles dont il ne faut pas que vous vous souciez aujourd'hui.
En prenant conscience de ces choses et en les écrivant noir sur blanc, vous avez déjà réglé une tâche de première importance.