Utiliser un logiciel de facturation : est-ce obligatoire ?

Lorsqu'il est bien utilisé et adapté à l'entreprise ou l'association qui en fait usage, le logiciel de facturation permet un véritable gain de temps. Nous revenons sur les règles qui régissent l'utilisation d'un logiciel de facturation pour les entreprises et associations.

S’assurer de la conformité à la loi des activités de votre entreprise est un impératif. Il en va de même pour ce qui touche à la comptabilité et à la facturation de l’entreprise.

En France, la quasi-totalité des entreprises doivent tenir une comptabilité et respecter des obligations comptables. Parmi ces obligations, on trouve notamment le devoir d’établir une facturation, c’est-à-dire de faire des factures légalement pour justifier les ventes de biens et de services.

Les entreprises pour lesquelles il est souvent obligatoire d'émettre des factures ont généralement recours à un logiciel de facturation. Mais l’utilisation d’un logiciel de facturation est-elle pour autant obligatoire pour toutes les entreprises ?

Logiciel de facturation : obligatoire ou non ?

Pour faire simple, il n’existe actuellement aucune obligation dans la loi française contraignant les entreprises à utiliser un logiciel de facturation. Les logiciels de facturation ne sont donc pas obligatoires.

De ce fait, il existe plusieurs manières de gérer sa facturation et de créer des factures qui sont parfaitement légales. De nombreux entrepreneur.e.s continuent à faire des factures manuellement, sur papier, en utilisant un facturier, alors que d’autres préfèrent faire des factures à l’aide de modèles de facture Excel et Word. Cependant, une part grandissante d'entreprises choisissent de faire des factures en ligne à l'aide d'un logiciel de facturation, même si ce n’est donc en rien obligatoire.

Plutôt que de devoir utiliser un programme ou une méthode en particulier pour faire des factures, les entrepreneur.e.s doivent avant tout respecter les règles de facturation en vigueur. Ces règles impliquent par exemple d’inclure les mentions obligatoires sur les factures, ou encore la création d’un avoir pour toute annulation de facture finalisée.

Les avantages d'un logiciel de facturation

Même si l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire pour les entreprises françaises, se servir d’un logiciel de facturation peut être un choix stratégique pour la gestion de votre entreprise.

En effet, les logiciels de facturation présentent des avantages. Ils peuvent notamment vous permettre de facilement créer des factures conformes aux règles de facturation définies par la loi, de gérer votre facturation plus efficacement et de conserver toutes vos factures de manière sécurisée.

Une facturation conforme aux règles en vigueur

Comme mentionné, quel que soit le support utilisé pour faire des factures, le respect des règles de facturation est primordial. Sur ce point, un logiciel de facturation peut s’avérer utile : il peut notamment vous aider à vous assurer que vos factures respectent ces règles en vigueur.

Par exemple, certains logiciels de facturation vous permettent d’inclure toutes les mentions obligatoires nécessaires sur vos factures à l’aide de champs de saisie prédéfinis. Finis les oublis ! Vous n’avez ainsi plus besoin d’y penser et pouvez créer vos factures facilement, en vous laissant guider.

Une autre règle de facturation qui peut facilement être respectée avec l’utilisation d’un logiciel de facturation concerne les cas dans lesquels il est nécessaire de modifier une facture déjà envoyée à votre client.e et payée, en cas d'erreur de facturation par exemple.

Pour gérer ces cas de figure en toute légalité, il est nécessaire de suivre une procédure particulière qui peut être fastidieuse si vous n’avez pas de logiciel de facturation. En pratique, une facture déjà envoyée et payée ne peut pas être modifiée. Il faudra donc annuler cette facture en créant un avoir, puis refaire une nouvelle facture et envoyer cette dernière à votre client.e.

Avec un logiciel de facturation, le processus est simplifié : en effet, de nombreux logiciels de facturation annulent la facture, et créent l’avoir et la nouvelle facture automatiquement, de manière à ce que vous n’ayez qu’à dupliquer la facture initiale et en corriger les détails. Plus besoin d’utiliser un modèle de facture d’avoir en référence : la procédure est entièrement prise en charge par le logiciel.

Une meilleure gestion de la numérotation de vos factures

Utiliser un logiciel de facturation, même si ce dernier n’est pas obligatoire, peut également vous permettre de mieux gérer la facturation de votre entreprise, notamment en ce qui concerne la numérotation des factures.

La numérotation des factures est le fondement d’une facturation bien gérée. D’après la loi française, la numérotation des factures doit être chronologique, continue, et sans trous. Chacune des factures de l’entreprise doit se voir assigner un numéro de facture unique.

Si vous faites des factures en utilisant un facturier ou sur Word et Excel, il peut être difficile de vous y retrouver, que ce soit pour trouver le numéro que votre facture suivante devra prendre, ou simplement pour avoir une vue d’ensemble et à jour de la série de numérotation de vos factures.

Un logiciel de facturation peut vous aider sur ce point. La plupart des logiciels de facturation gèrent la numérotation des factures automatiquement. Beaucoup permettent de définir un format de numérotation, puis ils attribuent automatiquement un numéro dans la continuité de cette série à chaque nouvelle facture que vous créez, réduisant ainsi le risque d’erreur.

Le logiciel de facturation, synonyme de gain de temps

D’un point de vue purement pratique, choisir d’utiliser un logiciel de facturation peut vous faire gagner du temps. Il s’agit là d’un avantage à ne pas négliger pour les entrepreneur.e.s ayant beaucoup à faire au quotidien !

Un logiciel de facturation permet en général d’enregistrer des bases de données d’articles ainsi que les coordonnées des client.e.s de l’entreprise. Vous pouvez ensuite directement sélectionner ces informations pré-enregistrées lorsque vous faites des factures sur un logiciel de facturation. Par conséquent, votre processus de création de factures s’en trouve accéléré, et vous pourrez consacrer le temps économisé à votre corps de métier.

Un stockage des factures sécurisé

Comparée à une facturation papier, l’utilisation d’un logiciel de facturation présente également un avantage quant à la conservation et l’archivage des factures de l’entreprise.

Les factures sont des documents comptables très importants pour l’entreprise. Il est précisé dans la loi qu’elles doivent être conservées pendant un délai de 10 ans à compter de leur année d’émission.

Gérer votre facturation avec un logiciel de facturation facilite la dématérialisation des factures et leur conservation sécurisée. Certains logiciels de facturation proposent de stocker les données des factures de manière sécurisée en ligne sur le cloud. Contrairement à des factures stockées sur un disque dur d’ordinateur ou à des factures papier, les factures stockées sur le cloud depuis un logiciel de facturation sont accessibles où que vous soyez, tant que vous avez une connexion internet.

Utiliser un logiciel de facturation certifié

Bien qu’utiliser un logiciel de facturation ne soit pas obligatoire, en adopter un pour gérer la facturation de votre entreprise présente donc de nombreux avantages. Si vous décidez de sauter le pas et d’abandonner votre facturier pour un logiciel de facturation, il existe des critères à connaître au moment de faire le choix du logiciel de facturation qui va vous accompagner.

Le critère principal à prendre en compte est la conformité du logiciel de facturation à la loi anti-fraude à la TVA de 2018. En effet, si la loi n’impose pas l’utilisation d’un logiciel de facturation aux entreprises, elle rend obligatoire l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié pour certaines entreprises.

Les entreprises utilisant un logiciel de facturation qui doivent impérativement s’assurer que ce logiciel de facturation soit certifié sont les entreprises qui sont assujetties et redevables de la TVA, ainsi que celles qui ont pour client.e.s des particuliers (on parle donc de B2C, business-to-consumer).

Pour les autres entreprises qui utilisent un logiciel de facturation mais qui ne rentrent pas dans ces critères, il n’est pas obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation certifié. Cependant, il est conseillé de choisir un logiciel de facturation certifié par défaut, tout simplement car votre activité professionnelle peut évoluer. Par exemple, même si vous n’êtes pas concerné actuellement par cette obligation car vous bénéficiez d’une franchise en base de TVA, il se peut que votre activité évolue et entraîne votre assujettissement et redevabilité à la TVA.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation certifié ?

Un logiciel de facturation certifié conforme à la loi anti fraude à la TVA remplit certaines exigences.

Plus précisément, un logiciel de facturation certifié conforme à la loi anti-fraude à la TVA respecte les principes suivants :

• Inaltérabilité des données

• Sécurisation des données et des modifications apportées à ces données

• Conservation et clôture des données par période

• Archivage et datation des données

Comment savoir si un logiciel de facturation est certifié ?

Que vous soyez concerné.e par l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié ou que vous souhaitiez simplement vous assurer que votre logiciel de facturation soit conforme à la loi anti-fraude à la TVA, il vous faudra contacter votre fournisseur et lui demander un document de certification.

Lorsqu’un logiciel de facturation est certifié conforme à la loi anti-fraude à la TVA, son éditeur doit être en mesure de vous fournir un document de certification, physique ou dématérialisé.

Ce document de certification peut être un certificat, c’est-à-dire un document émis par un organisme externe accrédité, ou une attestation individuelle. Contrairement au certificat, l’attestation individuelle est un document créé par votre fournisseur.

L’attestation individuelle de conformité à la loi anti-fraude à la TVA doit impérativement comporter le nom et la référence du logiciel de facturation, sa date d’acquisition, ainsi qu’une mention explicite attestant du respect des principes énoncés plus haut.