Mais à quoi sert donc une facture proforma ?

Nous avons déjà exploré l'importance d'un devis dans la relation commerciale que vous avez avec vos client.e.s, nous abordons aujourd'hui quelque chose qui y ressemble sans y ressembler : la facture proforma.

Quelle est la valeur d'une facture proforma dans votre facturation ?

Avant que de répondre à cette question, voici de quoi nous éclaircir les idées : une facture proforma n'est pas une facture.

Bien qu'un modèle de facture et un modèle de facture proforma soient (quasiment) impossibles à distinguer l'un de l'autre, leur valeur et leur utilisation diffèrent beaucoup.

La facture proforma n'a pas de valeur fiscale ni comptable. Elle ne sert ni comme justificatif d'un paiement ni même comme substitut d'une facture (une vraie) face aux autorités fiscales. Pour cette raison, un proforma ne doit pas être comptabilisé et n'a pas à être numéroté avec la même rigueur qu'une facture "classique", qui doit respecter à la lettre les contraintes de la série numérique.

Donc une facture proforma ne vaut rien du tout ? Si, elle vaut quelque chose : elle vaut ce que vaut la relation commerciale que vous entretenez avec votre client.

En d'autres mots, son intérêt est purement commercial et ne regarde que votre client et vous-même.

Alors, quand donc utiliser une facture proforma ?

En principe, une facture proforma peut toujours être utilisée comme un brouillon de facture que vous pouvez présenter à votre client.e avant de formaliser fiscalement et comptablement l'opération.

C'est pour cette raison que certains entrepreneurs et freelancers utilisent les factures proforma comme des devis.

Néanmoins, c'est dans le commerce international qu'il est le plus fréquent d'utiliser des factures proforma, et de la façon suivante :

Comme justificatif ou preuve d'une opération qui ne s'est toujours pas matérialisée : c'est-à-dire que votre client.e n'a pas encore reçu le bien ou service, et que vous n'avez pas été réglé. Pour concrétiser les conditions d'une opération. En remplacement d'une proposition commerciale (exactement comme un devis), lorsque le vendeur et l'acheteur entretiennent une relation commerciale assidue. Pour documenter l'envoi d'échantillons à l'acheteur potentiel.

Comme vous pouvez le voir, sa finalité sera toujours et essentiellement commerciale.

Quand il est temps de concrétiser la transaction, il faudra utiliser une facture en bonne et due forme puisque, comme indiqué plus haut, la facture pro forma ne constitue pas une preuve fiscale ni comptable.

Que contient une facture proforma ?

Le modèle d'une facture proforma est calqué sur celui d'une facture classique. La différence réside, néanmoins, dans le fait que la mention "facture proforma" figure sur le document, lui ôtant toute valeur fiscale et comptable. Et ça, c'est plutôt important.

Pour ce qui est du contenu et des mentions obligatoires, c'est le même : coordonnées complètes du client et du vendeur, description des produits ou services (au plus vous serez précis, au moins le risque de quiproquos existera), prix unitaire et montant total, types de taxes (souvenez-vous de prendre en compte les règles qui s'appliquent à la TVA lors de transactions transfrontalières), conditions de paiement.

Comme vous pouvez le voir, il s'agit du même contenu que celui d'une facture traditionnelle.

Comment faire une facture proforma avec un logiciel de facturation ?

Comme toujours, un logiciel de facturation comme SumUp Factures constitue un énorme avantage lorsqu'on souhaite gérer toutes les facettes de sa facturation.

Avec SumUp Factures, faire une facture proforma exige la même procédure et les mêmes efforts qu'une facture ordinaire : autrement dit, presque rien !

La seule chose à faire pour que la facture brouillon soit sauvegardée comme telle (et non comme une facture finalisée), il suffit de ne pas cliquer sur "Finaliser la facture". Vous pouvez ainsi la télécharger en Proforma.