Les mentions obligatoires sur une facture
Nous reprenons ici les mentions obligatoires à faire apparaître sur les factures, ainsi que les mentions particulières qui dépendent de certaines conditions. Apprenez comment facturer légalement avec SumUp Factures à travers notre article.
Ça y est, vous avez conclu votre première vente avec un.e client.e pour laquelle une facture est obligatoire. La question se pose alors : quelles mentions obligatoires doivent apparaître sur une facture ? Dans cet article, nous reprenons en détails ces mentions à obligatoirement inclure sur une facture afin qu’elle soit conforme à la loi.
Deux cas de figure sont possibles lorsque l’on facture un.e client.e : ce dernier est un particulier, ou un professionnel. Naturellement, les mentions obligatoires de la facture dépendent du statut de l’acheteur. Certaines mentions n’apparaissent pas sur une facture pour un particulier par exemple.
Au fil du temps, il est également possible que de nouvelles mentions obligatoires pour factures soient annoncées. Il est donc toujours utile de rester à jour en se renseignant sur l’évolution de ces mentions légales des factures.
Une fois que vous connaissez les mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures, vous pouvez télécharger nos modèles de factures gratuits sur Excel et Word et immédiatement commencer à facturer. Alternativement, vous pouvez facturer avec SumUp Factures pour ne pas vous préoccuper de ces technicalités grâce à la dématérialisation des factures.
Pourquoi certaines mentions sont-elles obligatoires sur les factures ?
Les règles en termes de facturation sont décidées directement par le gouvernement. Ces mentions, homogénéisées, permettent de facilement comprendre chaque facture, autant bien pour l'État français que pour les vendeurs et acheteurs.
Ces mentions obligatoires protègent l’acheteur afin qu’il ait toutes les informations nécessaires pour comprendre la facture et son origine. L’idée est de rendre les factures les plus claires possible, peu importe leur destinataire.
Pour l'État, les mentions obligatoires lui permettent aussi, si besoin, d’analyser et vérifier les factures de certaines entreprises. Ce qui est le cas lors d’un contrôle fiscal par exemple.
Les nouvelles mentions obligatoires d’octobre 2019
Cela fait un moment que les mentions obligatoires des factures n’ont pas été mises à jour. Le dernier changement date du 1er octobre 2019, où de nouvelles mentions obligatoires ont été ajoutées aux factures.
Étant donnée l’ancienneté de ces changements, voici un bref résumé des nouvelles mentions obligatoires sur les factures datant de 2019 :
Si l’adresse de facturation du client est différente de l’adresse de livraison ou du siège social, elle doit être mentionnée.
Le numéro du bon commande doit être ajouté sur la facture si un bon de commande a été préalablement transmis au client.
Quelles sont les mentions obligatoires sur facture
Actuellement, il a deux versions des mentions légales à faire apparaître sur une facture : les mentions obligatoires destinées à un professionnel, et les mentions obligatoires destinées à un particulier.
Les mentions obligatoires sur facture pour professionnel
Pour commencer, listons les mentions obligatoires sur toute facture destinée à un professionnel :
Numéro de la facture : la numérotation des factures doit être chronologique et sans trou
Date d’émission de la facture : date à laquelle la facture a été émise
Date de la vente/prestation de service : jour de la livraison de biens ou de la fin d’exécution de la prestation
Identité de l’acheteur : son nom ou sa dénomination sociale, adresse du siège social, adresse de facturation si celle-ci est différente du siège social
Identité du vendeur/prestataire : nom/prénom de l’entrepreneur individuel ou dénomination sociale de la société (suivi du numéro SIREN/SIRET), numéro RCS pour un commerçant (ainsi que sa ville d’immatriculation), numéro du Répertoire des métiers pour un artisan, adresse du siège social, mention de la forme juridique et du capital social pour une société
Numéro du bon de commande : si un tel bon a été établi au préalable
Numéro de TVA du vendeur et de l’acheteur s’il est redevable de la TVA : non nécessaire pour toute facture au montant HT inférieur ou égal à 150€
Informations produits/prestations : pour les prestations, les matériaux fournis et la main d'œuvre sont à inclure
Décompte des produits/prestations : quantités, prix unitaires, prix totaux, taux horaires pour les prestations
Coûts supplémentaires : pour les frais de livraison/emballage par exemple
Taux de TVA applicable et montant total de la TVA : si différentes lignes produits/services sont soumises à des taux de TVA différents, chaque ligne doit faire figurer le leur.
Réductions éventuelles des prix : à l’exclusion des escomptes non prévus Les totaux HT et TTC à payer
Date ou délai de paiement : la date ou le délai après lequel le paiement doit avoir été fait, et les conditions d’escompte
Taux de pénalités de retard : dans le cas de non-paiement à la date de règlement des pénalités de retard peuvent être exigées
Mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ : cette mention obligatoire représente les frais de recouvrement qui sont d’actualité en cas de retard de paiement
Le numéro de page sur chaque page de la facture
Les mentions obligatoires sur facture pour particulier
Les mentions obligatoires sur facture varient légèrement lorsqu’il s’agit de facturer un particulier. Il nous semble donc redondant de reprendre toutes les mentions citées ci-dessus. Nous nous penchons donc uniquement sur ce qui change pour les mentions légales pour particulier.
Identité de l’acheteur : son nom, adresse du domicile (sauf si opposition), et adresse de facturation si celle-ci est différente du domicile
Date de paiement : il faut préciser la date à laquelle le paiement doit intervenir et les conditions d’escomptes qui résultent d’un paiement rapide
Exemple de mention de pénalités de retard sur facture
Comme cité plus haut, il est nécessaire de mentionner les pénalités de retard possibles en cas de non-paiement de la facture avant le dépassement de la date d'échéance. Il nous semblait judicieux d’y ajouter un exemple de ces mentions de pénalités de retard.
Pour les frais de recouvrement de 40€, l’article officiel l’écrit de cette façon : “Art. D. 441-5. Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévue au douzième alinéa de l’article L. 441-6 est fixé à 40 euros.”. Il est cependant possible de simplifier cette mention des pénalités de retard, par exemple : “Un retard de paiement engendrera l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros.”.
Du fait qu’il y ait également le taux de pénalité de retard à appliquer, le plus judicieux est de rassembler les deux mentions obligatoires afin d’alléger la facture. Voici donc un exemple facile d’une mention générale des pénalités de retard : “En cas de retard de paiement, et conformément au code de commerce, une indemnité calculée à trois fois le taux d’intérêt légal ainsi qu’un frais de recouvrement de 40 euros sont exigibles.” .
Ces mentions préparent le terrain en cas de facture impayée.
Quelles sont les mentions obligatoires sur les factures en tant qu’auto-entrepreneur ?
Vu le nombre élevé d’auto-entrepreneurs ayant des besoins de facturation, il nous semblait opportun de développer davantage ce sujet spécifique. Il n y a pas vraiment de mentions obligatoires spécifiques aux auto-entrepreneurs.
Il s’agit principalement d’une certaine mention particulière qui est requise par la grande majorité des auto-entrepreneurs : “TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts”. Cette mention est en réalité dédiée aux vendeurs en régime de franchise de TVA, ce qui est le cas pour quasi tous les auto-entrepreneurs. Elle doit donc figurer sur les modèles de facture sans TVA pour auto-entrepreneur implémentée dans votre logiciel de facturation pour auto-entrepreneur.
Pour le reste des mentions obligatoires sur une facture d’un auto-entrepreneur, ce sont les mêmes que celles citées ci-dessus. Il faut simplement les adapter en fonction du type d’acheteur (professionnel ou particulier), tout en sachant qu’un auto-entrepreneur est un entrepreneur individuel. Les règles relatives à la facturation des auto-entrepreneurs sont à connaître.
Les mentions particulières sur facture
Il y a plusieurs possibilités de mentions particulières sur les factures. Naturellement, celles-ci dépendent du statut du vendeur et autres circonstances. Reprenons la liste complète des mentions particulières existantes :
“Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté” : dans le cas d’un vendeur/prestataire faisant partie d’un centre de gestion ou d’une association agréée
“TVA non applicable, art. 293 B du CGI” : pour tout vendeur/prestataire bénéficiant de la franchise en base de TVA (c’est une mention pour auto-entrepreneur donc), la facture est donc hors taxe
“Autoliquidation” : si c’est une facture de travaux effectués par un sous-traitant du BTP pour un client assujetti à la TVA, alors le sous-traitant ne déclare pas la TVA et c’est l’entreprise principale qui s’en occupe
Les informations relatives à l’assurance professionnelle (assurance souscrite, coordonnées de l’assureur ou du garant, couverture géographique de la garantie ou du contrat) : pour tous les auto-entrepreneurs ou artisans exerçant une activité artisanale et étant dans l’obligation de souscrire une assurance
L'éco-participation DEEE : s’il s’agit d’achat de produits/équipements électroniques ou de meubles
“Escompte pour paiement anticipé : néant” : en cas d'absence d’escompte
Pénalités pour non respect des mentions obligatoires sur facture
Les mentions légales à faire figurer sur les factures sont des règles définies par l'État français, et doivent donc être suivies sous peine d’amende. En effet, toute entreprise ou auto-entrepreneur qui ne respecte pas les mentions obligatoires prend le risque d’être redevable de plusieurs montants.
Deux amendes peuvent être dues :
Une amende fiscale s’élevant à 15€ par mention manquante/inexacte et applicable sur chaque facture, mais plafonnée au quart de son montant total.
Une amende administrative introduite durant l’introduction des nouvelles mentions obligatoires en 2019 : 75.000€ (personne physique) ou 375.000€ (personne morale). Cette amende peut même se voir doubler dans le cas de factures fictives ou de complaisance, ou de défaut de facturation.
Facturer n’est donc pas quelque chose à prendre à la légère et doit être fait correctement.
Si vous avez fait une erreur sur votre facture finalisée ou que vous voulez ajouter d’autres mentions obligatoires, nous vous expliquons également comment modifier une facture légalement.
Un logiciel de facturation pour respecter les mentions obligatoires
Si vous souhaitez vous faciliter la tâche quant aux mentions obligatoires, vous pouvez opter pour un logiciel de facturation afin de faire vos factures en ligne. Ce genre de logiciel, en plus de vous permettre de créer des factures en quelques minutes et de les envoyer aux client.e.s, vous assure d’inclure facilement les mentions obligatoires sur vos factures.
D'ailleurs, la question se pose pour beaucoup d'entrepreneurs, est-ce qu'un logiciel de facturation est obligatoire ? Notre article développe ce sujet.
SumUp Factures est un logiciel de facturation que nous avons créé afin de faciliter la vie de nos marchands en leur permettant de créer et envoyer leurs factures incluant les mentions obligatoires nécessaires, et de se faire payer facilement.
Il en faut peu pour vous simplifier la vie et vous faire gagner du temps.