Puis-je envoyer ma facture par email ?

Est-ce que vous envoyez des factures par la poste ? Êtes-vous fatigué.e de les imprimer, de les mettre dans une enveloppe, d'acheter des timbres, et de les poster ? Les longues file d'attente de la Poste ne sont clairement pas un partie de plaisir. Voici la solution : l'envoi de factures par email ! Simple et économique.

Une facture par e-mail est juridiquement valable

Il se peut que vous ayez encore des client.e.s qui n'acceptent que les factures papier. Mais les factures électroniques, qui incluent les factures envoyées par e-mail, sont en large progression et sont légalement valables - même sans signature numérique.

Bien entendu, une facture électronique doit répondre aux mêmes exigences qu'une facture papier et respecter les exigences légales, notamment les éléments importants.

Votre facture envoyée par email doit donc bien sûr inclure un numéro de facture, les coordonnées du vendeur et de l'acheteur, ainsi que la date d'émission, etc.

Comment envoyer une facture par e-mail ?

Mais comment donc envoyer une facture par e-mail ?

Si vous avez créé votre facture avec Word ou Excel, nous vous recommandons de sauvegarder le document sous forme de fichier PDF. Ainsi, le document ne peut pas être modifié plus tard. Ensuite, vous pouvez envoyer un e-mail à votre client.e et envoyer la facture en pièce jointe.

Le tout est encore plus facile si vous utilisez un logiciel de facturation comme SumUp Factures qui envoie vos factures directement par e-mail. Sur SumUp Factures, après avoir créé la facture, il vous suffit de cliquer sur "envoyer" et d'entrer l'adresse e-mail de votre client.e.

Vous pouvez aussi choisir de vous envoyer une copie, qui sera envoyée à l'adresse mail utilisée pour créer votre profil.

Pourquoi envoyer une facture par e-mail ?

Voilà une question à laquelle il est facile de répondre. Envoyer des factures par e-mail = gain de temps et d'argent.

Pour chaque facture envoyée par e-mail, les frais de papier, d'impression, d'affranchissement sont éliminés.

L'autre point positif c'est que votre client.e reçoit la facture immédiatement. Donc, vous avez de bonnes chances d'être payé rapidement. De plus, certains de vos client.e.s sont probablement souvent en déplacement. Ils peuvent recevoir la facture ou le devis sur leur smartphone ou tablette, et ça c'est un vrai avantage !