Quand envoyer un rappel à votre client ?

Tous les clients ne paient pas leurs factures à temps. Dans ce cas, vous pouvez écrire un rappel à votre client.e et lui rappeler le paiement en souffrance.

Quand commencer à envisager l'envoi d'un rappel ?

Il s'agit de votre décision. Si c'est la première fois que ce.tte client.e fidèle ne paie pas à temps, sans doute qu'un signe amical et courtois suffira à lui rappeler qu'il vous doit quelque chose. Une sorte de rappel avant le rappel. Il est préférable de ne pas crier à l'outrage tout de suite, un oubli est vite arrivé.

Dans le logiciel de facturation SumUp Factures, vous savez toujours quelle facture est en retard de paiement grâce aux statuts des factures.

Ce qu'il faut faire est de rappeler au client que le délai de paiement était fixé à telle ou telle date, et que ce délai est dépassé. Il vous faudra par conséquent préciser une nouvelle date butoir.

Quel type de rappel choisir ?

Vous pouvez écrire un premier rappel à partir du moment où le délai de paiement que vous avez fixé sur la facture en ligne a expiré.

Le rappel amical

Comme indiqué plus haut, il s'agit plus d'un message sympa que d'un rappel. Il permet de faire signe à votre client.e, sans pour autant le brusquer.

Le 1er rappel

Si le rappel amical n'a pas montré de succès, il peut être utile d'envoyer un premier vrai rappel. Assurez-vous de bien préciser qu'il s'agit d'un rappel de paiement, et fixez un nouveau délai à votre client.e. Il est préférable de mentionner clairement le numéro de la facture originale à laquelle se réfère ce rappel.

Le 2ème rappel

Si le second délai de paiement fixé a de nouveau expiré, sans paiement de la part de votre client.e, l'envoi d'un second rappel est conseillé. Sa construction est similaire à celui du 1er rappel, mais le texte se fait plus insistant, et le nouveau délai accordé est bien plus court.

Chaque nouvel avertissement doit préciser à votre client.e qu'une opération est ouverte et ne peut être fermée tant qu'il n'aura pas réglé.

Le 3ème et dernier rappel

Là, votre relation à venir avec ce.tte client.e est probablement compromise. Avec le 3ème et dernier rappel, vous devez mettre en avant la gravité de la situation, en agitant le spectre d'une action en justice si le client ne règle pas ce qu'il vous doit d'ici la date-butoir définitive que vous lui fixez.

Expliquez-lui que les prochaines étapes lui seront coûteuses. Vu le sérieux de l'affaire, il est préférable d'envoyer ce rappel par courrier postal, en recommandé avec accusé de réception.

Nous vous recommandons de suspendre toute livraison prévue pour ce client, tant que le paiement n'aura pas été effectué.

Les pénalités de retard

Dès lors que votre client.e est en défaut de paiement, vous pouvez appliquer des pénalités de retard sur la somme qu'il vous doit. Elles sont généralement fixées à 8% lorsque vous commercez avec une entreprise, et à 5% quand vous traitez avec un particulier.

Dans tous les cas, pour pouvoir appliquer légalement ces pénalités de retard, il faut absolument en faire mention dans vos conditions générales de vente (CGV).

L'injonction de payer

Si votre client.e continue à refuser de payer la facture, il va falloir envisager de recourir à une procédure judiciaire. Vous pouvez demander le rappel à votre tribunal local. Vous ne devez soumettre aucun document au début. Si votre client.e s'oppose à la plainte, vous devez contacter un avocat.

L'injonction de payer est la première façon de faire intervenir la justice, simplement et rapidement. Au vu des preuves que vous présenterez au juge, celui-ci pourra envoyer une injonction de payer au client, lui intimant de payer ce qu'il vous doit dans un délai d'un mois (ou de faire appel).

Dans le meilleur des cas, cela vous suffira à être payé.e. Sans quoi, le juge pourra procéder à un référé-provision voire à une assignation au fond en dernier recours.

Il est très probable que vous perdiez ce.tte client.e dans le cadre de la procédure d'ordonnance du tribunal. Une lettre de votre avocat, voire une injonction de payer provenant du tribunal, seront généralement bien suffisants.