Rédiger une lettre de demande de paiement de facture

Les factures impayées et en retard de paiement peuvent faire l’objet d’une lettre de demande de paiement de facture. Cette lettre rédigée par l’entreprise émettrice de la facture permet de rappeler à son destinataire qu’un paiement est dû.

Vous devez faire des factures dans le cadre de votre activité professionnelle ? Si c’est votre cas, vous aurez très certainement à gérer des factures impayées. Une des étapes dans la gestion de ces factures pour lesquelles vous n’avez pas reçu de règlement consiste à rédiger et envoyer une lettre de demande de paiement de facture à votre client.e.

Nous reprenons le déroulement de cette procédure et mettons à votre disposition un modèle de lettre de demande de paiement de facture plus bas dans cet article.

Qu’est-ce qu’une lettre de demande de paiement de facture ?

Une lettre de demande de paiement de facture est un document rédigé par l’entreprise émettrice de la facture et destiné à l’un.e de ses client.e.s devant payer la facture en question. En envoyant ce document, vous rappelez à votre client.e que la facture n’a pas encore été payée et que le délai de paiement est dépassé. Ce document sert donc de rappel amical et vous permet d’inciter votre client.e à payer dans les plus brefs délais.

Il faut savoir que la lettre de demande de paiement d’une facture est parfois aussi appelée lettre de relance.

La lettre de demande de paiement diffère de l’attestation de paiement d’une facture : la lettre de demande de paiement d’une facture est envoyée lorsque la facture n’a pas encore été payée alors que l’attestation de paiement est envoyée au client une fois que la facture a été payée. Autrement dit, l’attestation de paiement est une preuve de règlement, alors que la lettre de demande de paiement est une injonction de paiement.

Quand rédiger une lettre de demande de paiement de facture ?

Une lettre de demande de paiement de facture doit être rédigée une fois le délai de paiement de la facture dépassé. Toutes les factures n’ont pas le même délai de paiement : certaines doivent être payées sous 30 jours suivant la réception des articles, d'autres sous 60 jours après émission de la facture. Il est donc important de déterminer quel délai de paiement est applicable pour votre facture, puis de vérifier que la date d’échéance de la facture est effectivement dépassée.

Une fois que vous vous êtes assuré.e du dépassement du délai de paiement de la facture, vous pouvez sans attendre rédiger une lettre de demande de paiement de facture pour votre client.e et la lui envoyer.

Comment faire une lettre de demande de paiement de facture ?

Pour faire une lettre de demande de paiement de facture efficace, il convient d’y inclure des informations nécessaires et de l’envoyer rapidement à votre client.e. Vous pourrez ainsi accélérer le paiement de votre facture en retard de paiement.

Rédiger une lettre de demande de paiement de facture

Plusieurs éléments doivent être inclus dans la lettre de demande de paiement de facture destinée à votre client.e afin de garantir la clarté de cette dernière et d’éviter toute confusion.

Il est important d’indiquer les coordonnées de votre entreprise, ainsi que celles de votre client.e : nom, adresse, adresse de facturation si applicable, et nom de l’entreprise s’il s’agit d’une.e client.e professionnel.le.

Pour que votre client.e comprenne rapidement l’objet de la lettre, il vous faut faire référence à la facture sur laquelle la lettre de demande de paiement porte. Indiquez donc clairement le numéro de la facture en question.

Puisque le temps est une variable clé dans le cas d’un retard de paiement de facture, n’oubliez pas d’inclure la date de rédaction de la lettre de demande de paiement de facture. Pensez aussi à mentionner la date d’émission de la facture, le délai de paiement applicable, ainsi que le nombre de jours de retard de paiement. Précisez aussi sous combien de jours vous souhaitez recevoir le paiement de la facture à compter de la date de réception de la lettre de demande de paiement.

Envoyer une lettre de demande de paiement de facture

Une fois la lettre de demande de paiement de facture rédigée, il vous faut l’envoyer à votre client.e. Les pratiques en termes de méthode d’envoi diffèrent : certaines entreprises optent pour un envoi postal par courrier recommandé alors que d’autres préfèrent envoyer la lettre de demande de paiement par e-mail.

Si vous êtes en attente d’un paiement et que vous souhaitez accélérer au maximum le processus, privilégiez l’envoi de la lettre de demande de paiement de facture par voie électronique. De cette manière, la communication avec votre client.e sera facilitée et vous pourrez répondre plus rapidement à un éventuel retour de sa part.

Modèle de lettre de demande de paiement de facture

Nous mettons à votre disposition un modèle de lettre de demande de paiement de facture Word. Vous pouvez le télécharger gratuitement ci-dessous; vous n’aurez qu’à modifier les champs nécessaires de manière à ce que la lettre soit adaptée à votre entreprise, à votre client.e, et à la facture en question.

Exemple de lettre de demande de paiement de facture

Pour faciliter votre processus de rédaction, vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre de demande de paiement de facture.

Dans cet exemple, la date d'échéance de la facture en question est dépassée depuis une semaine. L’entreprise donne un délai supplémentaire de 8 jours à sa cliente pour procéder au paiement.

Gérer les factures impayées au moyen d’un logiciel de facturation

La gestion des factures impayées et en retard de paiement prend du temps. Rédiger et envoyer des lettres de demande de paiement de facture implique tout d’abord de surveiller vos factures quotidiennement, de détecter d’éventuels retards de paiement, puis d’agir en conséquence.

Utiliser un logiciel de facturation tel que SumUp Factures peut vous permettre de gagner du temps sur ce point. Plus précisément, si vous choisissez de faire des factures en ligne avec un tel logiciel, les dates d’échéances de vos factures seront prises en compte et chacune de vos factures se verra attribuer un statut indiquant s’il y a retard de paiement de la part de votre client.e ou non. Ainsi, vous pourrez en un coup d’œil déterminer quelles factures devront faire l’objet d’une lettre de demande de paiement, et accélérer votre processus de gestion des factures impayées.