Charge à payer - Qu'est-ce qu'une charge à payer ?
On parle de charge à payer lorsque l'entreprise a déjà obtenu de son fournisseur la livraison de biens ou services mais que la facture n'a pas encore été établie.
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Les charges à payer correspondent aux biens qui ont déjà été livrés à l'entreprise, et aux prestations de services qui ont déjà été effectuées, mais pour lesquels le fournisseur n'a pas encore établi et envoyé de facture.
Caractéristiques des charges à payer
A l'instar des produits à recevoir (dont elles sont l'opposé), les charges à payer sont enregistrées dans l'exercice comptable au cours duquel elles surviennent, grâce à des écritures de régularisation.
Les charges à payer représentent des biens ou des prestations de services qui ont déjà été livrés mais dont la facture n'a pas encore été établie.
Les charges à payer désignent des dettes certaines de l'entreprise envers ses fournisseurs. La réception du bien ou la réalisation du service a bien eu lieu. S'il y a incertitude sur l'existence de la dette, on ne peut pas enregistrer de charge à payer, en égard au principe comptable de prudence.
Les charges que l'entreprise a dû supporter et dont les conditions de vente, comme le prix et la date d'échéance, ont été définitivement fixées, ne sont pas "à payer". En effet, dès lors que le paiement au fournisseur est exigible, il ne s'agit plus de charges à payer.
En synthèse, une charge à payer est :
une charge certaine (bien livré ou service effectué par le fournisseur),
une charge pour laquelle la facture n'existe pas encore,
une charge dont le montant et l'échéance n'ont pas encore été définitivement fixés.
Une charge à payer se rapporte à l'exercice en cours mais elle n'a pas encore été enregistrée comme charge dans la comptabilité.
Spécificités des charges à payer d'un exercice à l'autre
Si l'entreprise n'a pas encore obtenu la facture du fournisseur lors de la clôture de l'exercice au cours duquel les biens ou services ont été livrés/effectués, elle devra enregistrer les charges comme étant à payer dans le futur.
La facture ne sera pas établie avant l'exercice comptable suivant et il reste éventuellement une incertitude sur le prix exact et/ou sur l'échéance à laquelle le paiement sera exigible.
Comment enregistrer les charges à payer ?
Les charges à payer sont enregistrées au passif du bilan, qui est l'un des documents fondateurs et obligatoires pour toute entreprise.
L'entreprise doit régulariser ses comptes de charges dans sa comptabilité, afin de donner une image fiable de la réalité de son activité.
Les charges à payer sont donc enregistrées en tant qu'écriture de régularisation à la fin de l'exercice comptable. Lors de l'exercice comptable suivant, on enregistrera l'écriture de régularisation en sens inverse.
On doit enregistrer une charge à payer dans la comptabilité de l'exercice au cours duquel elle survient effectivement, même si le paiement n'a pas encore eu lieu.
Pour enregistrer les charges à payer, il faut se baser sur les documents qui existent déjà tels que les bons de livraisons par exemple, car la facture définitive n'est, elle, pas encore établie.
Si l'entreprise a déjà obtenu le document rendant le paiement exigible, c'est-à-dire la facture ou équivalent, elle doit enregistrer la charge, c'est-à-dire le montant à régler, dans le compte fournisseur correspondant. Et non pas dans un compte de charges à payer.
Différence entre charge à payer et charge constatée d'avance
Pour savoir si une charge est une charge à payer ou bien une charge constatée d'avance, il faut regarder deux choses.
Premièrement, il faut regarder le moment où la charge survient concrètement, c'est-à-dire s'il s'agit de l'exercice comptable actuel ou bien d'un exercice comptable futur.
Deuxièmement, il faut regarder si oui ou non la charge a déjà été enregistrée en charge dans la comptabilité. Cet enregistrement dans la comptabilité a lieu lorsque la facture du fournisseur est obtenue.
Une charge est une charge à payer si :
Elle n'a pas encore été enregistrée en comptabilité (pas encore de facture rendant le paiement exigible)
Elle concerne l'exercice comptable qui se termine
Une charge est une charge constatée d'avance si :
Elle a déjà été enregistrée en comptabilité
Elle concerne un exercice comptable futur