Facture - Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un document de comptabilité générale qui prouve un achat ou une vente. Une facture atteste de la créance d’un créancier envers un débiteur, autrement dit de la dette d’un client envers un fournisseur.
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La facture identifie le créancier (entreprise) et le débiteur (client), le montant dû et à quelle date. Elle engage le débiteur à payer le montant d'ici la date d'échéance indiquée.
Une facture doit obligatoirement être établie lors de la vente/achat de produits ou d’immobilisations, ou lors d'une prestation de service. Le terme « facture » doit obligatoirement figurer sur le document pour l’identifier comme telle.
On distingue deux types de factures :
facture proforma : la facture proforma est établie dès l’achat pour des raisons pratiques et à la demande de l’acheteur,
facture définitive : facture classique établie lors de la livraison des biens ou suite à la réalisation de la prestation de service.
Les factures doivent être conservées par les deux parties pour une durée de un à dix ans, suivant la nature du produit ou service.
Eléments de la facture – Que doit mentionner une facture ?
Pour être valable, une facture doit obligatoirement mentionner un certain nombre d’éléments légaux, listés dans le Code de Commerce.
Afin de ne pas avoir à rééditer la totalité de ces éléments à chaque nouvelle facture créée, il s’avère très utile d’utiliser des modèles de facture pré-établis, tels que ceux offerts par SumUp Factures.
Le document doit mentionner le terme "facture" ainsi qu'un numéro de facture unique : il s'agit généralement d'une agrégation du numéro du mois, de l’année et d'un numéro correspondant à la facture (type : 20160500012).
Mais un certain nombre d'autres éléments doivent être mentionnés dans une facture, comme des dates et délais de paiement, la descriptions des produits et leur prix, les coordonnées du client et de l'entreprise fournisseur.
Mention de dates et délais dans une facture
Date de livraison ou de fin de prestation de service,
Date de vente ou de prestation de service,
Date à laquelle la facture doit être payée,
Pénalités applicables en cas de retard.
Mention de produits et prix dans une facture
Description du produit ou service vendu,
Quantité de produits ou prestations vendus,
Prix unitaire Hors Taxe (HT) du produit ou service vendu, avec réductions éventuelles et conditions,
Montant total à payer HT et TTC (Toutes Taxes Comprises),
Taux de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) et Numéro de TVA (si vente dans l’Union Européenne). Pour un auto-entrepreneur non soumis à la TVA, la mention suivante doit figurer : « TVA non applicable en vertu de l’article 293 B du CGI ».
Mention des coordonnées dans une facture
Nom et coordonnées du client,
Nom et coordonnées de l’entreprise (et éventuellement logo de l’entreprise dans l’entête),
Raison sociale de l’entreprise, type de société et montant du capital social,
Numéro SIREN et numéro RCS (Registre du Commerce et des Sociétés).
La facturation est obligatoire pour toute vente de marchandises ou de prestations de services dans le cadre d’une activité professionnelle. L'acheteur a le droit de réclamer une facture si le vendeur ne lui en fournit pas une dès la réalisation de la vente.
Enregistrement d'une facture en comptabilité
Nous allons voir avec un exemple simple comment enregistrer une facture en comptabilité. Le fournisseur F vend des marchandises au client C.
Le fournisseur F enregistre alors l’opération :
Au débit : une vente de marchandises + la TVA collectée
Au crédit : une vente au Client C
Tandis que le client C enregistre l’opération :
Au débit : dette envers le Fournisseur F
Au crédit : un achat de marchandises + la TVA déductible
La facturation électronique
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