Acheter une caisse enregistreuse certifiée NF525 : comment bien choisir ?

Acheter une caisse enregistreuse se fait avec soin. Véritable centre de contrôle du restaurant, utilisé tout au long de la journée par vous et votre équipe, la caisse enregistreuse est un outil stratégique.

Servant autrefois uniquement à enregistrer les ventes réalisées, la caisse enregistreuse a évolué au rythme de l’industrie de la restauration.

La caisse enregistreuse SumUp est certifiée ! Gagnez du temps avec un équipement professionnel, des solutions de paiement intégrées, et un service client fiable.

Aujourd’hui, acheter une caisse enregistreuse (ou de logiciel de caisse), c'est avoir un outil qui rassemble de nombreuses fonctionnalités indispensables à une gestion moderne de votre restaurant : 

• La partie émergée de l’iceberg

Prendre les commandes, encaisser. Ce sont les actions que vous effectuerez le plus au long des services. Il est essentiel que l’interface de votre caisse soit conçue pour que celles-ci soient faites de façon intuitive. Une interface dédiée à la restauration, intégrant par exemple votre plan de table ou permettant de gérer des menus/formules vous aidera à gagner en rapidité.

• La partie cachée de l’iceberg

Votre caisse va désormais au-delà du simple encaissement. Une fois celui-ci réalisé, votre caisse enregistreuse doit pouvoir analyser et ordonner ces informations pour vous offrir une analyse stratégique de votre commerce en générant des graphiques et comptes rendus automatiquement et en temps réel (données comptables, chiffre d’affaires, produits top/flop). 

Ces données et analyses, certains logiciels de caisses tels que SumUp vous permettent de les consulter depuis votre ordinateur, mobile ou tablette. 

Avec autant de choix, vers quelle caisse se tourner ? De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? Quelles sont les obligations légales, normes que cette caisse doit respecter ?

Pour vous aider à faire le bon choix, nous répondons à toutes vos questions dans cet article.

Avant d'acheter votre caisse enregistreuse : définir vos besoins

Commencez par lister tout ce dont vous avez besoin pour optimiser l’organisation de votre restaurant.

Les fonctionnalités indispensables de votre caisse enregistreuse

👉  Prise de commandes et encaissement rapides pour gagner du temps lors du service

👉  Centralisations de toutes les commandes sur un seul écran (Click & Collect, livraison, vente à emporter, sur place) pour ne pas perdre le fil, traiter chaque commande dans les temps et désencombrer votre comptoir

👉  Modification simplifiée du menu pour changer votre carte quotidiennement s’il le faut tout en gardant les bons intitulés sur votre logiciel de caisse; basculer facilement vers les prix “happy hour”; centraliser la gestion des menus Uber Eats, Deliveroo & co.

👉  Organisation et modélisation du plan de salle pour une gestion intuitive de votre restaurant

👉  Gestion du personnel et assignation des serveurs à une table spécifique pour diriger votre restaurant tel un chef d’orchestre

👉  Analyse des données pour prendre les bonnes décisions au bon moment (enlever un plat de la carte moins performant, intégrer le plat du jour au menu…)

👉  Gestion comptable (suivi en direct et envoi des données à votre comptable en 2 clics)

👉  Et d’autres besoins plus spécifiques : Borne de commande, bipeur en salle, gestion des stocks, système de billetterie, monnayeur...

Le matériel de base

👉  Tablette (iPad) et support (qui remplace la caisse à touche ou le gros ordinateur “tactile”)

👉  Logiciel de caisse enregistreuse (une app. à télécharger depuis le store de votre tablette)

👉  Imprimante thermique (pour les tickets de caisse)

Le matériel optionnel

👉  Imprimante en cuisine pour transférer les tickets de commande en direct

👉  Tiroir caisse (pour le paiement par cash, chèque, ticket restaurant)

👉  TPE (Terminal de Paiement Électronique, pour le paiement par carte de crédit)

👉  Douchette (pour scanner les produits)

Quel est le prix d’un logiciel de caisse enregistreuse ?

Votre entreprise et vos besoins évoluent sans cesse. Pour suivre votre croissance, votre logiciel de caisse doit lui aussi être mis à jour régulièrement. Nouvelles fonctionnalités, maintien des normes gouvernementales pour garantir “la légalité” de vos transactions… Tout ceci nécessite un travail permanent de la part des éditeurs de logiciels.

C’est pourquoi, comme Netflix ou Spotify qui renouvellent sans cesse leur contenu, la plupart des logiciels de caisse enregistreuse sont accessibles sur abonnement.

Le prix varie en fonction des fonctionnalités et du nombre de points de caisses à installer. Lorsque vous aurez identifié un logiciel qui semble répondre à vos besoins il est préférable d’organiser un simple rendez-vous avec un commercial. Vous pourrez expliquer votre projet et obtenir un devis sur mesure. C’est la meilleure façon de connaître le prix adapté à vos besoins.

Prenez rendez-vous pour une démonstration

La caisse est au restaurateur ce que le vélo est au cycliste. VTT, bicyclette, pignon fixe ? Les caisses enregistreuses aussi se ressemblent mais ont leur spécificités. Avant de vous mettre en selle, il est indispensable que vous assistiez à une démonstration de l’outil qui vous accompagnera plusieurs années. Cette démonstration sera l’occasion de découvrir l’ensemble des fonctionnalités de la caisse et de de vous assurer qu’elle réponde parfaitement à vos attentes et que son utilisation corresponde à votre manière de travailler, comme le vélo s’adapte au type de route que vous souhaitez arpenter !

Les critères à regarder avant d'acheter son nouveau logiciel de caisse

• Respect de la norme NF 525 et du RGPD

• Sécurisation des données 

• Simplicité d’utilisation

• Nombre d’intégrations

• Accessibilité du logiciel à distance

Si vous avez toujours du mal à savoir quel logiciel est fait pour vous, nous avons une solution.

Acheter la caisse enregistreuse parfaite (pour vous)

Le meilleur logiciel de caisse est celui qui vous fera passer les meilleures journées !

Il doit être simple à utiliser, intuitif, et contenir toutes les fonctionnalités que votre activité requiert. 

• Facilité d’utilisation, formation, et suivi

Pour se démarquer des caisses enregistreuses antiques, et plus récemment, des sortes d’ordinateurs tactiles qui encombrent encore les comptoirs, les logiciels d’aujourd’hui se doivent d’être adaptables à votre restaurant, faciles à utiliser, et accompagnés d’un support technique réactif.

Avec SumUp, si vous rencontrez le moindre problème, le “chat” vous répond en moins de 2 minutes. Plan de salle, menu, tout est personnalisable sur la caisse (que vous connaîtrez comme votre poche après une formation ludique).

• Paiement (sous toutes ses formes) sécurisé

Parmi les fonctionnalités recherchées dans un logiciel de caisse pour restaurant, la partie paiement est primordiale. Il vous faudra une caisse sécurisée acceptant de nombreux moyens d’encaissement.

Cash, tickets restaurants, carte bancaire : la caisse SumUp accepte toutes sortes de paiement. De plus, vous pouvez très facilement proposer le partage de la note pour les clients qui payent séparément.

• Intégration du Click & Collect, de la livraison

Ces deux canaux de distribution étant indispensables durant la crise, avoir un logiciel facile à utiliser qui centralise toutes vos commandes sur un même écran est indispensable.

Grâce à ses intégrations comme Deliverect ou Pulp, la caisse SumUp vous permet de recevoir toutes vos commandes (livraison, click & collect, à emporter) sur le même écran.

• Comptabilité simplifiée

Les logiciels de caisse qui vous facilitent le quotidien sont aussi ceux qui font des chiffres une partie de plaisir. Plus besoin de faire des calculs sans fin pour comprendre ce qui fonctionne dans votre restaurant, c’est la caisse qui s’en occupe.

SumUp vous permet d’accéder en direct à votre chiffre d’affaires, vos best-sellers, et plus. Envoyer toutes les données du mois à votre comptable devient un jeu d’enfant !

 Et surtout, la caisse SumUp se renouvelle constamment, évolue à votre rythme.

La caisse enregistreuse SumUp est certifiée ! Gagnez du temps avec un équipement professionnel, des solutions de paiement intégrées, et un service client fiable.