Une caisse enregistreuse est-elle obligatoire pour votre activité ?

La nouvelle loi finance a été adoptée et les obligations pour les commerçants et restaurateurs ont évolué. Pour autant, est-il désormais obligatoire d'être équipé d'une caisse enregistreuse lorsque l'on est restaurateur ou gérant d'un magasin ?

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La nouvelle loi finance oblige-t-elle les restaurateurs à s'équiper d'une caisse enregistreuse ?

Non, une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire. La dernière loi finance du 1er janvier 2018 n'oblige pas les commerçants et restaurateurs à s'équiper d'une caisse enregistreuse. En revanche, elle durcit la réglementation en vigueur régissant l'utilisation des caisses et logiciels d'encaissement.

S'il n'est donc pas obligatoire de disposer d'un tel logiciel, cela s'avère rapidement indispensable pour faciliter à la fois votre gestion et l'accueil de vos clients.

La caisse enregistreuse, pas obligatoire mais indispensable

Si posséder une caisse enregistreuse n'est pas obligatoire, la loi oblige un commerçant à fournir une note qui garde une trace de toute transaction d’un montant dépassant 25€ TTC. Si le montant est inférieur à 25€, l'addition d’une note n’est obligatoire que si le client le demande. Une note doit être rédigée en deux exemplaires car un exemplaire doit être remis au client et un doit être conservé pour votre comptabilité.

Quelle alternative à une caisse enregistreuse ?

Si vous n’avez pas de caisse enregistreuse, vous pouvez vous munir d’un carnet à souche qui vous permet de décrire le détail de votre note sur deux feuilles en même temps.

Si votre volume de clientèle est très bas (en moyenne 1 client par heure) un carnet à souche fera très bien l’affaire. Seulement si vous avez une affluence de clientèle plus importante, éditer des tickets de caisse à la main peut prendre beaucoup de temps et entraver la qualité de votre service.

Imaginez-vous, écrire à la main le détail de chaque commande avec le montant HT et TTC de la totalité de la note puis gérer l’encaissement par des multiples soustractions en cas de paiement séparé. L’intérêt d’une caisse enregistreuse devient alors évident.

En effet un système de caisse enregistreuse vous permet alors d’éditer automatiquement des tickets de caisse détaillés et conforme à la réglementation. Du plus, un logiciel de caisse vous permet également de calculer la TVA et les différents règlements de votre client beaucoup plus simplement.

Peut-on se passer d'une caisse enregistreuse ?

Bien que la caisse enregistreuse ne soit pas obligatoire, elle est fortement recommandée. En effet, il paraît compliqué d'avoir des documents irréprochables pour justifier de ses recettes à sa comptabilité. Si votre système de caisse est “non-permissif” il garde en mémoire la moindre transaction sans modification possible une fois l’encaissement réalisé afin d’être exportable en documents comptables.

Mais attention ! Toutes les caisses enregistreuses ne sont pas conforme aux lois du gouvernements. Certaines sont même connues pour leurs “fonctionnalités” frauduleuses.

Mais à partir du 1er janvier 2018 entrera en vigueur l’article 88 de la loi des finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015, les restaurateurs équipés de caisses enregistreuses frauduleuses vont rapidement être soumis à une nouvelle réglementation qui va changer leurs habitudes : Votre choix de caisse enregistreuse devra tenir compte de l’avenir : Quand le Black se fait Blacklister.

Loi finance 2018 : quels obligations pour les restaurants et commerces

Le 1er janvier 2018 est entrée en vigueur l’article 88 de la loi des finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015. Cette loi vise à lutter contre la fraude fiscale. En effet en moyenne 17 milliards d'euros ne rentrent pas dans les caisses de l'état à cause de la fraude fiscale.

En cause, les caisses enregistreuses dites "permissives" qui permettent aux commerçants d'occulter ou de modifier une partie de leurs recettes en espèce à leur comptabilité officielle et donc de ne pas être soumis à l'impôt et à la TVA sur ces recettes non-déclarées.

Pour tout savoir sur la réglementation, consultez notre page récapitulative des obligations sur les caisses enregistreuses à partir de janvier 2018.

Qu'est ce qu'une caisse enregistreuse "permissive" ?

Une caisse enregistreuse est dite permissive lorsqu'elle dispose d'un logiciel permettant des actions frauduleuses, occultant ou en modifiant une partie des recettes à la comptabilité officielle.

C'est contre ces logiciels que l'état souhaite désormais lutter en obligeant l'ensemble des commerçants à être équipé d'un système de caisse enregistreuse "conforme" pour l'année 2018.

Qu'est ce qu'une caisse enregistreuse conforme ?

Selon le texte officiel du plan de lois de finances 2016, une caisse devra désormais satisfaire des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Si ce n'est pas le cas, il faudra changer de logiciel.

Ma caisse enregistreuse n'est pas conforme. Quels risques pour mon restaurant/commerce ?

A partir de 2018, en cas de contrôle, si le commerçant est dans l'impossibilité de prouver la conformité de son système de caisse il dispose d'une délai de 60 jours pour se mettre aux normes auquel cas il risque jusqu'à 5000€ d'amende par points de caisse frauduleux.

Comment prouver la conformité de ma caisse ?

La conformité d'une caisse ne peut pas se voir d'un simple coup d'œil. Pour cela, l'état oblige désormais les commerçants de prouver la conformité de leur caisse en fournissant des documents telle qu’une attestation de l'éditeur certifiant son engagement à respecter les exigences de la loi de 2018.

Vous avez encore des doutes concernant l’utilité d’une caisse enregistreuse ? Je vous invite à vous renseigner sur le système de caisse enregistreuse tactile de SumUp ou de demander plus d’informations ou une estimation tarifaire.

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