Comment préparer un inventaire en restauration ?

Avoir une bonne gestion de ses stocks est un atout indispensable pour avoir une activité de restauration durable. L’objectif de l’inventaire est donc de garder un œil sur vos stocks, suivre l’évolution de votre activité, et adapter les commandes auprès de vos fournisseurs en conséquence.

À quelle fréquence l’inventaire doit-il être effectué ? Comment faire un inventaire de son restaurant rapidement ? De quels outils faut-il s’accompagner ?

Découvrez tous nos conseils dans cet article.

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Pourquoi faire l’inventaire de son restaurant ?

Rendu obligatoire par le code du commerce, l’inventaire permet de garder un œil sur le patrimoine de son établissement, en comptant tous les stocks de façon régulière.  

L’entreprise se doit de “contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise.” Article L123-12 du Code du commerce.

En restauration plus particulièrement, l’inventaire permet d’effectuer un suivi des actifs et biens associés à une entreprise, tout en contrôlant les stocks le temps d’une année. Puisque l’activité d’un restaurant est particulière par rapport à celle d’une entreprise classique, l’inventaire s’effectue davantage pour les produits alimentaires et périssables. 

A quelle fréquence est-il généralement effectué ?

Pour la plupart des établissements, l’inventaire est effectué à la clôture des comptes, c’est-à-dire le 31 décembre. Au niveau de la restauration, l’utilisation de produits périssables rend nécessaire la vérification plus régulière des stocks.

D’après le code du commerce, il convient donc davantage d’effectuer l’inventaire à la fin de chaque mois. Voire plusieurs fois par mois selon la typologie de votre restaurant.

4 conseils pour réussir l’inventaire de son restaurant

1. Être bien organisé au quotidien

Pour assurer le bon déroulement de l’inventaire, avoir une bonne gestion des stocks au quotidien est préférable. 

Faîtes de votre stock un espace organisé et rangé régulièrement afin de vous y retrouver facilement. 

Comment s’y prendre ?  

• Délimitez les différentes catégories de produits

• Ajoutez des étiquettes pour mieux vous repérer

• Réduisez vos stocks avant l’inventaire (pour ne pas compter jusqu’au bout de la nuit)

• Evitez les mouvements de stocks lors du comptage (préférez la fin de journée ou le week-end pour effectuer l’inventaire)

2. Réunir une équipe motivée

L’inventaire physique consiste à lister toutes les quantités liées au stock de votre restaurant (aliments, denrées périssables, matériel…), ce qui en fait une activité assez chronophage.  

Pour que le comptage des denrées soit effectué dans les meilleures conditions, il faut donc réunir une équipe motivée. Plus vos équipiers auront reçu une formation de qualité au niveau de la gestion des stocks, plus il sera simple de s’y retrouver le jour du comptage.  

Cette équipe pourra être formée des personnes de votre équipe, mais vous pouvez également choisir de faire appel à des intérimaires, étant donné la nature ponctuelle de ces missions. A la fin de l’inventaire, il est également intéressant de faire vérifier le comptage à une personne externe, ayant davantage de visibilité sur les erreurs de fatigue potentielles.

3. Surveiller les denrées gaspillées

D’un mois à l’autre, de nombreux écarts de stocks inexplicables peuvent survenir. Une grande partie des denrées périssables peuvent être gâchées par manque d’organisation, moins de ventes que ce qui était prévu, mais il est aussi possible d’être victime de vols ou casses dans votre établissement. 

C’est pourquoi nous vous conseillons de noter ces occurrences sur un document. Tout au long de l’année, prenez note des aliments gaspillés, volés, et cassés, afin de mieux comprendre les écarts au moment de l’inventaire.

4. S’accompagner d’un logiciel de caisse enregistreuse

Pour rendre l’inventaire de votre restaurant encore plus fluide, il est conseillé de s’accompagner d’un logiciel de caisse enregistreuse. En plus de gérer les encaissements, ce type de logiciel vous permettra de centraliser toutes vos données et d’être plus attentif aux écarts de stocks potentiels.

Par exemple, la caisse SumUp vous donne accès à des rapports de vente, de quoi mesurer la performance de vos produits et catégories au moment de votre choix.

Au niveau des stocks, le logiciel est également en mesure d’envoyer des alertes de la cuisine lorsque des articles sont en rupture de stock ou sur le point de l'être.

L'idéal pour gérer votre inventaire en toute simplicité est de s'accompagner d'une fiche sur Excel ou un PDF, que vous pouvez télécharger ci-dessous :