Comment ouvrir un café ? Les 10 étapes à suivre.

SumUp vous accompagne dans l'ouverture de votre café ! Gagnez du temps avec un équipement professionnel, des solutions de paiement intégrées, et un service client fiable.

94% des français boivent du café ! En ouvrant votre propre établissement, vous pouvez donc être certains de trouver une clientèle fidèle. Mais comme pour toutes les aventures, ouvrir un café demande une grande préparation. 

Comment élaborer son business plan ? Quelle est la structure juridique idéale pour ouvrir un café ? Quel matériel choisir ?

Retrouvez dans cet article les 10 étapes à suivre pour se lancer sans rien manquer.

1. Créer un business plan

Rédiger un business plan pour votre café est la première étape à passer pour donner naissance à votre activité. Il consiste en un dossier résumant la stratégie commerciale et financière de votre entreprise, et permet de faire le point sur votre projet : Où en êtes-vous ? De quoi avez-vous besoin ? Quelles sont les prochaines étapes ?

Concept

Commencez par définir votre projet, le concept qui vous donne tant envie d’ouvrir un café. 

Les différents type de cafés que vous pouvez ouvrir

• Café traditionnel : vente de café, chocolat chaud, jus, et pâtisseries.

• Café chats ou chiens : comme "Le Waf" à Lille, vous pouvez ouvrir un espace combinant garde de chiens et commande de caféine.

• Créez votre propre concept : un coffee shop avec des spécialités du monde entier, proposant des jeux de société, ou des activités manuelles… votre imagination est votre unique limite.

Une fois le concept déterminé, choisissez votre identité visuelle, le nom du café, et votre logo. Que ce soit sur internet ou sur place, votre établissement doit sortir du lot et être facilement identifiable auprès d’une large clientèle.

2. Trouver le financement

Une fois que vous aurez déterminé, au travers de votre business plan, le budget nécessaire pour lancer votre projet, différentes options de financement s’offrent à vous.

Apport personnel

Pour la banque, l’apport personnel doit représenter au moins 30 % de l’investissement total. C’est la part dont vous disposez déjà qui sera complétée par d’autres solutions de financement.

Emprunt 

C’est la forme de financement la plus commune pour la création d’un café, même si elle n’est pas toujours la plus évidente à mettre en place. Auprès des banques, votre business plan aura son importance pour crédibiliser votre projet et les convaincre de vous faire un prêt. 

Levée de fonds

Le financement participatif est un excellent moyen de financement si vous avez le temps et l'énergie de promouvoir votre projet auprès de votre communauté. Présentez votre collecte comme un moyen de vous soutenir dans une aventure qui servira tout le monde (les grands amateurs de cafés, comme les demandeurs d’emploi), et contribuera à la vie de votre quartier. 

En échange, soyez inventifs en proposant différentes formes de compensations (des cafés offerts pendant un an, une invitation à un événement chez votre partenaire, etc).

Aides de l’Etat

Selon votre situation et projet d’entreprise, l'État peut vous apporter différentes aides financières, comme le Nouvel Accompagnement pour la Création ou la Reprise d’Entreprise (NACRE), ou encore le Fonds de Garantie à l’Initiative des Femmes (FGIF).

3. Choisir un statut juridique

Plusieurs structures juridiques existent pour ouvrir un café. Afin de trouver celle qui vous correspond le mieux, il faudra déterminer le capital social dont vous disposez et le nombre d’associés que vous souhaitez avoir.

• La Société à Responsabilité Limitée (SARL), où vous pouvez être de 2 à 100 associés, avec un capital social obligatoire mais sans minimum fixé par la loi.

• La Société par Actions Simplifiées (SAS), pour disposer de la personnalité morale, du principe de la responsabilité limitée, du plafonnement du chiffre d’affaires et de l’absence du capital minimum. Et le nombre d’associés n’est pas limité !

• L’Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (EURL), qui permet d’être l’unique représentant d’une activité, sans minimum de départ pour le capital.

Nous vous déconseillons le statut de micro entreprise car il est soumis à des plafonds de chiffre d’affaires.

4. Respecter les réglementations

Formation d’hygiène

Il n’y a pas de formation spécifique à effectuer pour ouvrir un café, cependant si vous prévoyez d’y vendre également de la nourriture, il faudra effectuer une formation d’hygiène. Cette formation HACCP est obligatoire, sauf pour les personnes ayant déjà un diplôme HACCP ou 3 ans d’expérience dans la restauration.

Diffusion de musique

Vous devrez également payer une adhésion à la SACEM si vous prévoyez de diffuser de la musique dans votre café. Pour vous aider à y voir plus clair, ce document de la SACEM référence toutes les conditions liées aux droits de diffusion

Sécurité, prix, et allergènes

En plus de l’hygiène et de la musique, votre café est dans l’obligation de respecter certaines normes de sécurité en cas d’incendie, et d’accessibilité pour les personnes handicapées. 

Parmi les autres formalités, n’oubliez pas de :

• Prévoir une signalisation indiquant l’interdiction de fumer.

• Afficher les prix à l'intérieur ou à l'extérieur du café.

• Indiquer explicitement l'utilisation d’ingrédients allergènes dans vos boissons ou pâtisseries.

• Et si vous prévoyez de vendre de l’alcool (un irish coffee par exemple), il faudra obtenir une licence de débit de boissons.

5. Trouver le bon local commercial

Que vous souhaitiez passer par une agence immobilière ou des petites annonces, la recherche du local qui correspondra le mieux à votre activité commence par ces questions :

Visibilité 

Un local bien placé doit être visible, dans une zone dynamique, et proche d’autres commerces de proximité qui attirent déjà une forte clientèle dont vous pouvez bénéficier.

• La zone est-elle suffisamment passante ? 

• Le café est-il facile d’accès ?

• La zone de chalandise est-elle assez importante ?

Les zones à privilégier sont celles proches des écoles, bureaux, et gares routières, puisqu’elles sont très fréquentées par des personnes à la recherche d’une pause café.

Superficie

Allez-vous avoir besoin d’un très grand local pour accueillir des clients sur place ? Ou prévoyez-vous de pratiquer davantage la vente à emporter ?

En répondant à ces questions, vous pourrez filtrer parmi les offres disponibles dans le quartier de votre choix.

6. Aménager ce local avant d’ouvrir le café

La liste non exhaustive du matériel devant figurer dans un café :

• Machine à café professionnelle

• Moulin à café

• Mousseur (pour le lait)

• Tasseur à café

• Couverts, assiettes, ustensiles de cuisine

• Réfrigérateur

• Lave vaisselle

• Blender professionnel (si vous prévoyez de vendre aussi des smoothies)

• Vitrine à buffet pour les pâtisseries

• Lave-verre

• Lave vaisselle

• Fours et grille pain

• Outils de nettoyage

• Comptoir

• Table, chaises

• Décoration de salle (l’attractivité du lieu a un rôle important dans le succès de votre café)

• Abonnement wifi

• Caisse enregistreuse

• Terminal de paiement

Si vous souhaitez faire quelques économies, vous pouvez démarrer avec un matériel d’occasion (tout aussi efficace).

7. Choisir la bonne caisse enregistreuse

Le logiciel que vous choisirez pour votre boulangerie aura une double utilité : l’encaissement de vos commandes mais aussi l’analyse de vos chiffres en fin de journée. Il doit être sélectionné avec soin puisque c’est l’outil qui sera le plus utilisé dans la journée, juste après la machine à café.

Passez au paiement instantané

Quoi de plus dissuasif que de voir une longue file d’attente avant de pouvoir prendre un café à emporter le matin ? Avec la bonne caisse enregistreuse, encaissez en un rien de temps et augmentez votre flux de clients.

Personnalisez vos options

Grande ou petite boisson, plus ou moins de sucre, tournez-vous vers une caisse cumulant les combinaisons de produits et de prix, avec les options que vous définissez vous-mêmes.

Vendez des produits en vrac

Café au poids à emporter, tous vos chiffres sont reliés à votre caisse enregistreuse SumUp ! Commencez à vendre des produits en vrac de la façon la plus simple possible.

8. Recruter la bonne équipe

Un établissement ne peut pas tourner correctement sans les bonnes personnes. Il vous revient de former votre équipe, trouver des membres polyvalents, expérimentés et qui sauront apporter de la fraîcheur à votre enseigne. C’est cette équipe qui donnera envie aux clients de revenir (au-delà de votre délicieux café) : il faut la choisir soigneusement.

• Quels sont vos besoins ? 

Définissez les tâches, missions quotidiennes, et le niveau de compétences nécessaires pour chaque poste. Une fois les différentes tâches bien définies, vous pourrez rédiger des offres d’emploi ciblées, et les poster sur différents sites.

• Où trouver vos nouvelles recrues ?

Aujourd’hui, il existe beaucoup de médias spécialisés pour déposer vos annonces, mais nous vous conseillons aussi d’avoir un onglet dédié aux recrutements sur votre site internet, et de poster vos offres sur les réseaux sociaux.

9. Comprendre la fiscalité d’un café

Que ce soit dans un restaurant classique ou un café/salon de thé, les mêmes taux de TVA sont généralement appliqués, plus ou moins réduits en fonction du moment où le produit est consommé.

Les taux de TVA applicables :

• 5,5% : Eau et boissons non alcoolisées pouvant être conservées.

• 10% : Boissons ne pouvant pas être conservées.

• 20% : Boissons alcoolisées.

10. Annoncer l’ouverture du café

Maintenant que vous avez suivi toutes les étapes pour ouvrir un café, vous devriez être prêt pour le jour J. Mais pour une ouverture réussie, il faut bien promouvoir votre événement pour attirer un maximum de personnes.

• Informez votre entourage de votre date et vos horaires d’ouverture.

• Créez des comptes dédiés à votre café sur Facebook, Instagram, Twitter, et communiquez sur votre évènement.

• Alimentez votre fiche établissement Google My Business pour plus de visibilité sur les moteurs de recherche.

• Distribuez des flyers dans d’autres enseignes partenaires pour toucher la bonne cible.