Planning d'équipe en restauration : comment le mettre en place ?

La bonne gestion d’un planning en restauration est primordiale puisque votre équipe est au cœur de votre fonctionnement. Vous avez besoin d’employés reposés et souriants pour satisfaire votre clientèle et faire tourner un établissement sur plusieurs périodes.

Dans secteur si dynamique où les équipes changent souvent, et parfois au dernier moment, il est important d'anticiper au maximum les périodes de rush en élaborant vos planning à l’avance et en ayant des extras à portée de main.

Dans cet article, retrouvez tous nos conseils pour créer le planning qui correspondra le mieux à votre restaurant.

SumUp vous accompagne dans la gestion de votre planning ! Gagnez du temps avec un équipement professionnel, des solutions de paiement intégrées, et un service client fiable.

Comment organiser votre planning d’équipe ?

Le but d’un tel planning en restauration est de permettre à votre équipe de gérer toute la clientèle hebdomadaire dans les meilleures conditions. Pour l’élaborer, commencez par déterminer toutes les missions qui doivent être effectuées au quotidien (caisse, cuisine, service en salle, plonge..) et les ressources dont vous bénéficiez pour les couvrir.

Les postes à inclure dans ce planning 

• Serveurs 

• Barmans

• Plongeur

• Manager

• Cuisiniers

• Et plus !

Il est important de bien définir vos postes puisque la répartition des missions ne sera pas la même si vous avez des employés polyvalents (qui peuvent aussi bien s’occuper de décharger les produits, faire la plonge, être en caisse, etc.).

C’est aussi lors de cette étape préalable que vous pouvez choisir de dédier un de vos employés à la gestion des commandes en livraison (ou en click & collect) sur les périodes de rush dans la journée.

Le choix des horaires

Pour que votre restaurant tourne correctement, vous aurez besoin d’avoir constamment des employés sur place. L’idéal est donc d’élaborer une rotation du personnel, en respectant les temps de repos de chacun. 

C’est la première option qui s'offre à vous : affecter à chaque employé un service ou un horaire de travail, puis alterner. Cela vous assure une équité entre les membres de votre équipe mais aussi leur polyvalence puisqu’ils sont capables de passer d’un service midi à soir sans soucis.

Autrement, vous pouvez créer un planning où les horaires de vos employés sont identiques tous les jours. Cela leur permettra de savoir à quoi s’attendre et d’organiser leur vie hors du travail en conséquence, mais peut aussi devenir redondant. 

Quelles règles faut-il prendre en compte avant d’élaborer un planning ?

Respecter les temps de repos

Que vous fassiez le choix d’un planning horaire fixe ou rotatif, assurez de respecter la convention collective HCR.

En restauration, les règles sont les suivantes :

• 2 journées de repos par semaine, non consécutives.

• 48h de travail maximum sur la même semaine.

• Un temps de récupération doit être prévu pour compenser les heures supplémentaires.

• Les jours fériés : si par hasard le jour de repos déjà positionné tombe sur un jour férié, il sera perdu par votre employé. Au contraire, si un employé travaille un jour férié, il faudra leur proposer un jour de compensation en échange. 

Au-delà des règles imposées, il est important que vous soyez à l'écoute des demandes et recommandations de votre équipe (si un échange de shift est demandé par exemple). 

Cependant si vous êtes amenés à modifier votre planning, pensez à prévenir suffisamment à l’avance, car tous n’auront pas le réflexe d’aller regarder (en auront sans doute d’autres activités de prévu). Faîtes en sorte d’avoir un planning facile à comprendre, en utilisant un code couleur pour différencier vos employés par exemple.

Connaître les spécificités de chaque contrat

Différents contrats sont possibles en restauration : saisonnier, extra, intérim, alternance, CDI, ou encore CDD. Puisque les conditions diffèrent d’un contrat à l’autre, prenez-en connaissance avant d'élaborer le planning de votre restaurant. Par exemple, pour un contrat de moins de 24h par semaine, les horaires doivent être regroupés, vous ne pouvez pas étaler ces heures sur toute la semaine.

Quels sont les meilleurs logiciels de gestion de planification du personnel ? 

Maintenant que vous connaissez toute la théorie d’une bonne création de planning, le moment est venu de passer à la pratique ! Différents outils existent pour organiser et présenter à vos employés les heures de travail qu’ils vont effectuer :

Trello, Excel, ou encore Google Calendar font l’affaire pour beaucoup de restaurateurs, puisqu’ils sont faciles à utiliser et à partager (via mail) à de nombreuses personnes. Le seul inconvénient est que vous ne pourrez pas aller beaucoup plus loin que de partager un planning.

Si vous souhaitez aller plus loin (créer vos planning, faire des modifications, communiquer avec votre équipe, et même traiter les fiches de paie), nous vous conseillons plutôt la solution Skello. Cet outil vous permettra de gérer toutes les problématiques liées à votre équipe facilement, et directement sur votre logiciel de caisse puisque l’intégration Skello est compatible avec la caisse SumUp.